Spelletjesavond organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een geslaagde spelletjesavond begint niet bij het eerste spel, maar bij een duidelijke voorbereiding. Reserveer de locatie, verstuur uitnodigingen en verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet. Controleer daarna of je genoeg spellen, tafels, stoelen en spelmateriaal hebt voor het aantal aanmeldingen. Op de dag zelf richt je verschillende speelhoeken in, zet je hapjes en drankjes apart klaar en houd je de eerste spelronde kort en overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spelleninventaris maken
2 personen
Extra spellen lenen
2 personen
Spelregels controleren
2 personen
Tafelschikking maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Spellen en materialen verzamelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Spelhoeken inrichten
3 personen
Buffet en dranktafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Spelregels toelichten
2 personen
Eerste spelronde begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede spelronde begeleiden
3 personen
Warme snacks serveren
3 personen
Pauzetafels afruimen
2 personen
Derde spelronde begeleiden
3 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Spellen sorteren en inpakken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geleende spellen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Kapstok
Afvalbakkenaantal 4

Spelmateriaal

Gezelschapsspellenaantal 12
Kaartspellenaantal 8
Dobbelstenenaantal 12
Speelfichesaantal 6
Zandlopersaantal 6
Scoreblokkenaantal 6
Pennenaantal 36
Prijslintjesaantal 12

Servies

Glazenaantal 48
Koffiekopjesaantal 36
Bordenaantal 48
Kommetjesaantal 12
Besteksetsaantal 36

Keuken

Serveerplankenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 6
Naambordjesaantal 40

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Staande lampenaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk één week vooraf een spelleninventaris. Controleer per spel of de regels compleet zijn en leen extra spellen als er voor de verwachte groep te weinig keuze is.
Plan per speelhoek plaats voor één tafel en het benodigde materiaal. Leg scoreblokken, pennen, dobbelstenen, speelfiches en zandlopers vooraf bij de juiste spellen.
Verzamel dieetwensen voordat je de boodschappenlijst definitief maakt. Zet hapjes op serveerplanken en in serveerschalen, zodat bezoekers niet allemaal tegelijk bij dezelfde tafel staan.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet water, glazen en afvalbakken op vaste plekken. Een aparte dranktafel voorkomt dat spelers hun spellen steeds moeten verplaatsen.
Reserveer minstens 60 minuten voor het openen van de locatie. Tafels, stoelen, tafelkleden, slingers, naambordjes en de aanmeldtafel kosten samen meer tijd dan alleen het neerzetten van de spellen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel spellen heb je nodig voor een spelletjesavond?: Reken op minstens één spel per geplande speelhoek en houd twee tot drie extra spellen achter de hand. Voor vier speelhoeken is een voorraad van 6 tot 7 geschikte spellen praktisch, zodat je kunt wisselen bij een ongelijke groepsgrootte.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een spelletjesavond versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 7 dagen voor de avond, zodat je tafels, stoelen, spellen, hapjes en drankjes op het aantal deelnemers kunt afstemmen.
Hoeveel drankjes moet ik inkopen voor een spelletjesavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet daarnaast altijd water klaar en neem extra glazen mee als mensen tussen speelhoeken wisselen.
Hoe lang duurt het om een spelletjesavond klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie en het opstellen van tafels en stoelen. Voeg nog 30 minuten toe als je meerdere speelhoeken, een buffet, een dranktafel en versiering moet inrichten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.