Zo organiseer je een speelweek zonder last-minute stress

Een speelweek organiseren begint niet met spellen klaarzetten, maar met overzicht: hoeveel deelnemers komen er, welke begeleiding is nodig en hoe ziet elke dag eruit? Leg daarna de inschrijvingen, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren vast. Werk het programma uit met een alternatief voor slecht weer en geef begeleiders op tijd dezelfde informatie. Pas daarna regel je boodschappen, materiaal, techniek en de inrichting van de locatie. Het plan hieronder volgt die volgorde, zodat je niet op de eerste ochtend nog ontbrekende gegevens of spullen moet oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Thema en programma vaststellen
2 personen
2
Deelnemersaantal bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Contactgegevens controleren
2 personen
7
Noodcontacten verzamelen
2 personen
8
Toestemmingsformulieren verwerken
2 personen
9
Programma aan begeleiders geven
2 personen
10
Activiteiten en spellen kiezen
3 personen
11
Reserveringen maken
2 personen
12
Weerscenario voorbereiden
2 personen
13
Begeleiders indelen
2 personen
14
Maaltijden en pauzes plannen
2 personen
15
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
16
Spelmateriaal controleren
2 personen
17
Techniek controleren
2 personen
18
Route en veiligheidsregels maken
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
21
Verse producten ophalen
2 personen
22
Materialen naar locatie brengen
4 personen
23
Locatie en toiletten controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Inschrijftafel inrichten
2 personen
26
Keuken en buffet inrichten
3 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Spelstations klaarzetten
4 personen
30
EHBO- en noodmateriaal klaarzetten
2 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
4 personen
32
Aanwezigheidslijst aftekenen
2 personen
33
Welkomstuitleg geven
2 personen
34
Groepen indelen
3 personen
35
Kennismakingsspellen begeleiden
6 personen
36
Dranken en fruit uitdelen
3 personen
37
Middagactiviteiten begeleiden
8 personen
38
Avondmaaltijd serveren
5 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Avondspel begeleiden
8 personen
41
Dagafsluiting begeleiden
3 personen
42
Dagprogramma uitleggen
2 personen
43
Ontbijt serveren
5 personen
44
Ochtendspellen begeleiden
8 personen
45
Lunch serveren
5 personen
46
Water en fruit uitdelen
3 personen
47
Creatieve activiteit begeleiden
6 personen
48
Sportactiviteiten begeleiden
8 personen
49
Avondeten serveren
5 personen
50
Filmavond begeleiden
5 personen
51
Dagafsluiting begeleiden
3 personen
52
Ochtendprogramma begeleiden
8 personen
53
Lunch serveren
5 personen
54
Speurtocht begeleiden
8 personen
55
Pauzedranken uitdelen
3 personen
56
Diner voorbereiden
5 personen
57
Diner serveren
5 personen
58
Kampvuuravond begeleiden
6 personen
59
Themadag openen
3 personen
60
Ontbijt serveren
5 personen
61
Teamopdrachten begeleiden
8 personen
62
Lunch serveren
5 personen
63
Wateractiviteiten begeleiden
8 personen
64
Droge kleding uitdelen
3 personen
65
Barbecue voorbereiden
5 personen
66
Barbecue serveren
6 personen
67
Muziekavond begeleiden
5 personen
68
Laatste dag openen
3 personen
69
Ontbijt serveren
5 personen
70
Finalespellen begeleiden
8 personen
71
Lunch serveren
5 personen
72
Werkstukken en prijzen klaarzetten
3 personen
73
Afsluitfeest begeleiden
8 personen
74
Prijzen en certificaten uitdelen
3 personen
75
Deelnemers laten ophalen
4 personen

Nazorg

76
Eerste dag opruimen
5 personen
77
Eetruimte opruimen
4 personen
78
Kampvuur veilig doven
2 personen
79
Barbecue en terrein schoonmaken
5 personen
80
Eindinventaris controleren
3 personen
81
Materialen sorteren
4 personen
82
Locatie schoonmaken
6 personen
83
Afval afvoeren
3 personen
84
Materialen retourneren
3 personen
85
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
86
Gevonden voorwerpen registreren
87
Gevonden voorwerpen berichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Mokkenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Mengkommenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Projector
Projectiescherm

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 3
Volleybalaantal 3
Ballenpompaantal 2
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Waterpistolenaantal 20
Sponzenaantal 30
Touwaantal 2
Hesjesaantal 50
Veldmarkersaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Naamstickersaantal 60
Stiftenaantal 30
Knutselpapieraantal 300
Kleurpotlodenaantal 10
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 20
Plakbandrollenaantal 10
Prijzen en certificatenaantal 50

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het deelnemersaantal voordat je maaltijden, tafels, stoelen en begeleiders indeelt. Controleer de aanmeldingen opnieuw kort voor de speelweek; juist wijzigingen in contactgegevens, dieetwensen en noodcontacten worden vaak te laat doorgegeven.
Maak per dag een programma met begin- en eindtijd, pauzes en een verantwoordelijke begeleider. Geef dit programma vooraf aan alle begeleiders, zodat niemand op de dag zelf nog moet uitzoeken wie een activiteit of overgang begeleidt.
Werk voor buitenactiviteiten meteen een weerscenario uit. Controleer vooraf of het alternatieve programma binnen past en of je daarvoor extra materiaal, een projector, projectiescherm of Bluetoothspeaker nodig hebt.
Plan maaltijden en pauzes vóór je boodschappenlijst maakt. Houdbare voorraad kun je eerder klaarzetten, maar verse producten haal je pas kort voor gebruik op; gebruik koelboxen voor vervoer en bewaar drinken in waterkannen of thermoskannen.
Controleer materiaal en techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook op werking. Test verlengsnoeren, stekkerdozen en speakers en controleer bij sportmateriaal zoals ballen, pionnen, springtouwen en hoepels of alles compleet en bruikbaar is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speelweek organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met thema, programma, deelnemersaantal en uitnodigingen. Plan de controle van toestemmingsformulieren, noodcontacten en dieetwensen uiterlijk 1 week voor de start.
Hoe maak ik een programma voor een speelweek?: Plan per dag activiteiten in blokken van ongeveer 45 tot 60 minuten en leg pauzes en maaltijden vast. Zet minstens één alternatief programma klaar voor slecht weer en geef de definitieve planning uiterlijk 3 dagen vooraf aan de begeleiders.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een speelweek?: Zet houdbare producten 2 tot 3 dagen vooraf klaar. Haal verse producten bij voorkeur de dag ervoor of op de ochtend zelf op en vervoer gekoelde producten in koelboxen.
Wat moet ik controleren op de eerste dag van een speelweek?: Controleer vóór de deelnemers komen de locatie, toiletten, tafels, stoelen, inschrijftafel en afvalbakken. Test techniek en leg materiaal per activiteit klaar; reserveer hiervoor minstens 60 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.