Eine Spielwoche Schritt für Schritt organisieren

Eine Spielwoche wird übersichtlich, wenn du zuerst Zielgruppe, Teilnehmerzahl und Programm festlegst und danach Betreuung, Verpflegung und Material darauf abstimmst. Beginne mit den Anmeldungen und sammle früh Ernährungswünsche, Kontaktdaten, Notfallkontakte und Einwilligungen. Anschließend planst du Reservierungen, Aktivitäten, Pausen und ein Schlechtwetterszenario. Kurz vor dem Termin prüfst du Spielmaterial, Technik, Räume und Toiletten, bevor Einkauf und Aufbau folgen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Thema und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnehmerzahl festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Kontaktdaten prüfen
2 Personen
7
Notfallkontakte sammeln
2 Personen
8
Einwilligungsformulare bearbeiten
2 Personen
9
Programm an Betreuer geben
2 Personen
10
Aktivitäten und Spiele auswählen
3 Personen
11
Reservierungen vornehmen
2 Personen
12
Wetterszenario vorbereiten
2 Personen
13
Betreuer einteilen
2 Personen
14
Mahlzeiten und Pausen planen
2 Personen
15
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
16
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
17
Technik prüfen
2 Personen
18
Route und Sicherheitsregeln festlegen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
21
Frische Produkte abholen
2 Personen
22
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
23
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
26
Küche und Buffet einrichten
3 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
3 Personen
29
Spielstationen vorbereiten
4 Personen
30
Erste-Hilfe- und Notfallmaterial bereitstellen
2 Personen

Event

31
Teilnehmende empfangen
4 Personen
32
Anwesenheitsliste abhaken
2 Personen
33
Willkommensansprache halten
2 Personen
34
Gruppen einteilen
3 Personen
35
Kennenlernspiele anleiten
6 Personen
36
Getränke und Obst verteilen
3 Personen
37
Nachmittagsaktivitäten begleiten
8 Personen
38
Abendessen servieren
5 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Abendspiel begleiten
8 Personen
41
Tagesabschluss begleiten
3 Personen
42
Tagesprogramm erklären
2 Personen
43
Frühstück servieren
5 Personen
44
Morgenspiele betreuen
8 Personen
45
Mittagessen servieren
5 Personen
46
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
47
Kreative Aktivität begleiten
6 Personen
48
Sportaktivitäten betreuen
8 Personen
49
Abendessen servieren
5 Personen
50
Filmabend betreuen
5 Personen
51
Tagesabschluss begleiten
3 Personen
52
Morgenprogramm betreuen
8 Personen
53
Mittagessen servieren
5 Personen
54
Schnitzeljagd begleiten
8 Personen
55
Pausengetränke ausgeben
3 Personen
56
Abendessen vorbereiten
5 Personen
57
Abendessen servieren
5 Personen
58
Lagerfeuerabend begleiten
6 Personen
59
Thementag eröffnen
3 Personen
60
Frühstück servieren
5 Personen
61
Teamaufgaben begleiten
8 Personen
62
Mittagessen servieren
5 Personen
63
Wasseraktivitäten begleiten
8 Personen
64
Trockene Kleidung verteilen
3 Personen
65
Grill vorbereiten
5 Personen
66
Barbecue servieren
6 Personen
67
Musikabend begleiten
5 Personen
68
Letzten Tag eröffnen
3 Personen
69
Frühstück servieren
5 Personen
70
Finalspiele betreuen
8 Personen
71
Mittagessen servieren
5 Personen
72
Exponate und Preise aufstellen
3 Personen
73
Abschlussfeier moderieren
8 Personen
74
Preise und Zertifikate überreichen
3 Personen
75
Teilnehmer abholen lassen
4 Personen

Nachbereitung

76
Ersten Tag aufräumen
5 Personen
77
Essbereich aufräumen
4 Personen
78
Lagerfeuer sicher löschen
2 Personen
79
Grill und Gelände reinigen
5 Personen
80
Endinventur prüfen
3 Personen
81
Materialien sortieren
4 Personen
82
Location reinigen
6 Personen
83
Abfall entsorgen
3 Personen
84
Materialien zurückgeben
3 Personen
85
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
86
Fundgegenstände registrieren
87
Fundsachen mitteilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 50
BiertischeAnz. 4
Anmeldetisch
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare BecherAnz. 80
TassenAnz. 50
BestecksetsAnz. 60
ServiertablettsAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Projektor
Projektionsleinwand

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 3
VolleyballAnz. 3
BallpumpeAnz. 2
KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 12
ReifenAnz. 12
WasserpistolenAnz. 20
SchwämmeAnz. 30
SeilAnz. 2
WarnwestenAnz. 50
FeldmarkierungenAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 10
NamensaufkleberAnz. 60
StifteAnz. 30
BastelpapierAnz. 300
BuntstifteAnz. 10
ScherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 20
KlebebandrollenAnz. 10
Preise und ZertifikateAnz. 50

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 12

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
HandtücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Teilnehmerzahl zuerst fest. Teile die Woche anschließend in Zeitblöcke und Aktivitäten auf, damit du Betreuer, Räume, Bälle, Kegel, Springseile und Reifen passend einteilen kannst.
Verschicke die Einladungen früh und setze eine Anmeldefrist von etwa 14 Tagen vor Beginn. Prüfe danach Kontaktdaten, Notfallkontakte, Einwilligungen und Ernährungswünsche, statt fehlende Angaben erst beim Anmeldetisch zu klären.
Plane pro Spieltag feste Pausen und Mahlzeiten ein und trenne haltbare Vorräte von frischen Produkten. Kühlboxen, Thermoskannen, Wasserkannen sowie Mehrweg-Geschirr sollten spätestens am Vortag vollständig bereitstehen.
Bereite für jede Aktivität eine Alternative bei Regen vor und prüfe Technik mindestens einen Tag vorher. Projektor, Leinwand, Bluetooth-Lautsprecher und Verlängerungskabel funktionieren nur zuverlässig, wenn Anschlüsse und Stromwege vorher getestet wurden.
Plane den Aufbau mit Zeitreserve: Rechne mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Biertische, Abfallbehälter und den Anmeldetisch ein. Kontrolliere vor dem Start außerdem Location, Toiletten, Route und Sicherheitsregeln.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Spielwoche organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Thema, Programm und Teilnehmerzahl. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor Beginn verschickt werden, damit Anmeldungen, Einwilligungen und Betreuung rechtzeitig geklärt sind.
Wann sollte die Anmeldung für eine Spielwoche geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Start. So bleiben dir noch mindestens 7 Tage, um Teilnehmerlisten, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Betreuer einzuteilen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Spielwoche?: Plane mindestens 60 Minuten für Möbel, Anmeldetisch, Abfallbehälter und Material ein. Wenn Technik, Mahlzeiten und mehrere Spielstationen vorbereitet werden, sind 90 Minuten realistischer.
Was muss man bei einer Spielwoche bei schlechtem Wetter vorbereiten?: Lege mindestens eine vollständige Indoor-Alternative pro geplanten Spielblock fest. Prüfe Räume, Stromanschlüsse und die dafür benötigten Materialien spätestens am Vortag, damit du bei Regen nicht umplanen musst.

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