Speelweek organiseren: checklist en planning
Een speelweek vraagt meer voorbereiding dan alleen activiteiten en spellen kiezen. Je regelt deelnemers, toestemmingsformulieren, noodcontacten, begeleiding, maaltijden, materiaal en een alternatief bij slecht weer. Werk van planning naar uitvoering: leg eerst programma en aantallen vast, verzamel daarna gegevens en reserveringen en controleer in de laatste week alle spullen. Zo staan de inschrijftafel, tafels, stoelen, sportmaterialen en techniek klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Thema en programma vaststellen
2 personen
Deelnemersaantal bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
2 personen
Noodcontacten verzamelen
2 personen
Toestemmingsformulieren verwerken
2 personen
Programma aan begeleiders geven
2 personen
Activiteiten en spellen kiezen
3 personen
Reserveringen maken
2 personen
Weerscenario voorbereiden
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Maaltijden en pauzes plannen
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Techniek controleren
2 personen
Route en veiligheidsregels maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Keuken en buffet inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Spelstations klaarzetten
4 personen
EHBO- en noodmateriaal klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheidslijst aftekenen
2 personen
Welkomstuitleg geven
2 personen
Groepen indelen
3 personen
Kennismakingsspellen begeleiden
6 personen
Dranken en fruit uitdelen
3 personen
Middagactiviteiten begeleiden
8 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspel begeleiden
8 personen
Dagafsluiting begeleiden
3 personen
Dagprogramma uitleggen
2 personen
Ontbijt serveren
5 personen
Ochtendspellen begeleiden
8 personen
Lunch serveren
5 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Creatieve activiteit begeleiden
6 personen
Sportactiviteiten begeleiden
8 personen
Avondeten serveren
5 personen
Filmavond begeleiden
5 personen
Dagafsluiting begeleiden
3 personen
Ochtendprogramma begeleiden
8 personen
Lunch serveren
5 personen
Speurtocht begeleiden
8 personen
Pauzedranken uitdelen
3 personen
Diner voorbereiden
5 personen
Diner serveren
5 personen
Kampvuuravond begeleiden
6 personen
Themadag openen
3 personen
Ontbijt serveren
5 personen
Teamopdrachten begeleiden
8 personen
Lunch serveren
5 personen
Wateractiviteiten begeleiden
8 personen
Droge kleding uitdelen
3 personen
Barbecue voorbereiden
5 personen
Barbecue serveren
6 personen
Muziekavond begeleiden
5 personen
Laatste dag openen
3 personen
Ontbijt serveren
5 personen
Finalespellen begeleiden
8 personen
Lunch serveren
5 personen
Werkstukken en prijzen klaarzetten
3 personen
Afsluitfeest begeleiden
8 personen
Prijzen en certificaten uitdelen
3 personen
Deelnemers laten ophalen
4 personen
Nazorg
Eerste dag opruimen
5 personen
Eetruimte opruimen
4 personen
Kampvuur veilig doven
2 personen
Barbecue en terrein schoonmaken
5 personen
Eindinventaris controleren
3 personen
Materialen sorteren
4 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen retourneren
3 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen berichten
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 50
- Biertafelsaantal 4
- Inschrijftafel
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbare kommenaantal 50
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Mokkenaantal 50
- Besteksetsaantal 60
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Mengkommenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Projector
- Projectiescherm
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 6
- Basketballenaantal 3
- Volleybalaantal 3
- Ballenpompaantal 2
- Pionnenaantal 30
- Springtouwenaantal 12
- Hoepelsaantal 12
- Waterpistolenaantal 20
- Sponzenaantal 30
- Touwaantal 2
- Hesjesaantal 50
- Veldmarkersaantal 20
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 10
- Naamstickersaantal 60
- Stiftenaantal 30
- Knutselpapieraantal 300
- Kleurpotlodenaantal 10
- Scharenaantal 20
- Lijmstiftenaantal 20
- Plakbandrollenaantal 10
- Prijzen en certificatenaantal 50
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Zaklampenaantal 12
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bepaal het deelnemersaantal vóór je maaltijden, begeleiders en materiaal vastlegt. Controleer de aanmeldingen opnieuw en noteer dieetwensen, contactgegevens, noodcontacten en ontbrekende toestemmingsformulieren uiterlijk een week vooraf.
- Geef begeleiders het programma niet pas op de eerste ochtend. Deel activiteiten, pauzes, routes en veiligheidsregels minimaal 3 dagen van tevoren uit, zodat iedereen weet wie waar verantwoordelijk voor is.
- Maak naast het buitenprogramma één concreet weerscenario. Controleer vooraf of de binnenruimte genoeg plaats biedt voor de groep en leg activiteiten klaar die geen sportveld nodig hebben.
- Controleer sportmateriaal en techniek afzonderlijk. Test projector, projectiescherm, Bluetoothspeakers, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de speelweek; pomp ballen op en tel pionnen, springtouwen en hoepels.
- Plan de boodschappen in twee momenten: haal houdbare voorraad enkele dagen eerder en verse producten zo kort mogelijk voor gebruik. Zet koelboxen, thermoskannen, waterkannen, servies en afvalbakken per pauze of maaltijd bij elkaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een speelweek organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met thema, programma, deelnemersaantal en reserveringen. Verstuur uitnodigingen daarna en sluit de gegevenscontrole, materiaalcheck en boodschappenplanning uiterlijk 7 dagen voor de start af.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een speelweek versturen?
- Stuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de speelweek, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen en toestemmingsformulieren. Plan een herinnering na 2 weken en controleer de definitieve deelnemerslijst 7 dagen vooraf.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een speelweek?
- Dat hangt af van de groepsgrootte, leeftijd en activiteiten, maar maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf. Wijs per activiteit minimaal één verantwoordelijke aan en plan daarnaast iemand voor inschrijving, materiaal of onverwachte situaties.
- Wanneer moet ik het materiaal voor een speelweek controleren?
- Doe een volledige controle 3 tot 5 dagen vooraf en test techniek op dezelfde dag. Breng materialen pas naar de locatie nadat je aantallen, werking en eventuele batterijen, kabels of bevestigingen hebt nagekeken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!