Spielwoche organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Spielwoche steht und fällt mit einem klaren Ablauf, passenden Spielen und genügend Betreuung. Lege zuerst Thema, Programm und Teilnehmerzahl fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material besorgst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Einwilligungen, Sicherheitsregeln und die Einteilung der Betreuer. Kurz vor dem Start prüfst du Räume, Toiletten, Technik, Spielmaterial und Verpflegung. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Thema und Programm festlegen
2 Personen
Teilnehmerzahl festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Kontaktdaten prüfen
2 Personen
Notfallkontakte sammeln
2 Personen
Einwilligungsformulare bearbeiten
2 Personen
Programm an Betreuer geben
2 Personen
Aktivitäten und Spiele auswählen
3 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Wetterszenario vorbereiten
2 Personen
Betreuer einteilen
2 Personen
Mahlzeiten und Pausen planen
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
Technik prüfen
2 Personen
Route und Sicherheitsregeln festlegen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Küche und Buffet einrichten
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Spielstationen vorbereiten
4 Personen
Erste-Hilfe- und Notfallmaterial bereitstellen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheitsliste abhaken
2 Personen
Willkommensansprache halten
2 Personen
Gruppen einteilen
3 Personen
Kennenlernspiele anleiten
6 Personen
Getränke und Obst verteilen
3 Personen
Nachmittagsaktivitäten begleiten
8 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendspiel begleiten
8 Personen
Tagesabschluss begleiten
3 Personen
Tagesprogramm erklären
2 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Morgenspiele betreuen
8 Personen
Mittagessen servieren
5 Personen
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
Kreative Aktivität begleiten
6 Personen
Sportaktivitäten betreuen
8 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Filmabend betreuen
5 Personen
Tagesabschluss begleiten
3 Personen
Morgenprogramm betreuen
8 Personen
Mittagessen servieren
5 Personen
Schnitzeljagd begleiten
8 Personen
Pausengetränke ausgeben
3 Personen
Abendessen vorbereiten
5 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Lagerfeuerabend begleiten
6 Personen
Thementag eröffnen
3 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Teamaufgaben begleiten
8 Personen
Mittagessen servieren
5 Personen
Wasseraktivitäten begleiten
8 Personen
Trockene Kleidung verteilen
3 Personen
Grill vorbereiten
5 Personen
Barbecue servieren
6 Personen
Musikabend begleiten
5 Personen
Letzten Tag eröffnen
3 Personen
Frühstück servieren
5 Personen
Finalspiele betreuen
8 Personen
Mittagessen servieren
5 Personen
Exponate und Preise aufstellen
3 Personen
Abschlussfeier moderieren
8 Personen
Preise und Zertifikate überreichen
3 Personen
Teilnehmer abholen lassen
4 Personen

Nachbereitung

Ersten Tag aufräumen
5 Personen
Essbereich aufräumen
4 Personen
Lagerfeuer sicher löschen
2 Personen
Grill und Gelände reinigen
5 Personen
Endinventur prüfen
3 Personen
Materialien sortieren
4 Personen
Location reinigen
6 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Materialien zurückgeben
3 Personen
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Fundsachen mitteilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 50
BiertischeAnz. 4
Anmeldetisch
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare BecherAnz. 80
TassenAnz. 50
BestecksetsAnz. 60
ServiertablettsAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Projektor
Projektionsleinwand

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 3
VolleyballAnz. 3
BallpumpeAnz. 2
KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 12
ReifenAnz. 12
WasserpistolenAnz. 20
SchwämmeAnz. 30
SeilAnz. 2
WarnwestenAnz. 50
FeldmarkierungenAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 10
NamensaufkleberAnz. 60
StifteAnz. 30
BastelpapierAnz. 300
BuntstifteAnz. 10
ScherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 20
KlebebandrollenAnz. 10
Preise und ZertifikateAnz. 50

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 12

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
HandtücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm mindestens 2 bis 3 Wochen vorher fest und gib den Betreuern eine Version mit Uhrzeiten, Pausen und Zuständigkeiten. So weiß jeder, welches Spiel als Nächstes beginnt und wer die Gruppe übernimmt.
Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche, Kontaktdaten und Notfallkontakte spätestens 7 Tage vor Beginn. Plane für Nachmeldungen eine zusätzliche Liste am Anmeldetisch ein.
Bereite für jeden Programmpunkt eine Alternative bei schlechtem Wetter vor. Prüfe außerdem, ob für 10 bis 15 Minuten Leerlauf Ersatzspiele wie Springseile, Kegel oder Bälle bereitliegen.
Teile Betreuer nicht nur nach Aktivitäten, sondern auch für Ankunft, Pausen, Wege und Notfälle ein. Für jede Gruppe sollte während des gesamten Programms mindestens eine klar benannte Ansprechperson verfügbar sein.
Kaufe haltbare Vorräte einige Tage vorher und hole frische Produkte am Vortag ab. Kontrolliere am Veranstaltungstag außerdem Kühlboxen, Thermoskannen, Geschirr, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Projektor.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Spielwoche organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Thema, Programm und Teilnehmerzahl. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Start verschickt werden, damit Anmeldungen und Einwilligungen rechtzeitig vorliegen.
Wann muss das Programm für die Spielwoche feststehen?: Plane das Programm mindestens 2 bis 3 Wochen vorher. Die endgültige Version mit Betreuereinteilung, Pausen, Mahlzeiten und Wetterszenario sollte 7 Tage vor Beginn an alle Betreuer gehen.
Wie viel Spielmaterial braucht man für eine Spielwoche?: Plane pro gleichzeitig laufender Gruppe mindestens ein vollständiges Materialset und 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Kontrolliere Bälle, Ballpumpe, Kegel, Springseile und Reifen spätestens 3 Tage vor dem Start.
Was muss am ersten Tag der Spielwoche vorbereitet sein?: Kontrolliere 60 bis 90 Minuten vor Beginn die Räume, Toiletten, Tische, Stühle, Anmeldetisch, Technik und Spielmaterial. Lege außerdem Teilnehmerlisten, Notfallkontakte und die Sicherheitsregeln am Empfang bereit.

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