Organiser une Semaine de jeu sans rien oublier

Une Semaine de jeu demande plus qu’un programme d’activités : il faut suivre les inscriptions, encadrer les participants et préparer chaque journée. Cette checklist regroupe les démarches à faire dans l’ordre, des premières invitations à l’installation sur place. Elle couvre aussi les besoins alimentaires, les contacts d’urgence, le scénario météo, les repas et le matériel de sport. Utilise-la pour répartir les responsabilités et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le thème et le programme
2 personnes
Déterminer le nombre de participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
2 personnes
Traiter les formulaires de consentement
2 personnes
Remettre le programme aux encadrants
2 personnes
Choisir les activités et les jeux
3 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Préparer le scénario météo
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Planifier les repas et les pauses
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Vérifier la technique
2 personnes
Établir l’itinéraire et les règles de sécurité
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la cuisine et le buffet
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place les stations de jeu
4 personnes
Préparer le matériel de premiers secours et d’urgence
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Signer la liste de présence
2 personnes
Donner les consignes d’accueil
2 personnes
Répartir les groupes
3 personnes
Animer les jeux de знакомства
6 personnes
Distribuer les boissons et les fruits
3 personnes
Encadrer les activités de l’après-midi
8 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le jeu du soir
8 personnes
Superviser la clôture de la journée
3 personnes
Expliquer le programme de la journée
2 personnes
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
Animer les jeux du matin
8 personnes
Servir le déjeuner
5 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Encadrer l'activité créative
6 personnes
Encadrer les activités sportives
8 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Encadrer la soirée cinéma
5 personnes
Superviser la clôture de la journée
3 personnes
Encadrer le programme du matin
8 personnes
Servir le déjeuner
5 personnes
Encadrer la chasse au trésor
8 personnes
Distribuer les boissons de pause
3 personnes
Préparer le dîner
5 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Animer la soirée feu de camp
6 personnes
Ouvrir la journée thématique
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
Encadrer les missions d'équipe
8 personnes
Servir le déjeuner
5 personnes
Encadrer les activités nautiques
8 personnes
Distribuer des vêtements secs
3 personnes
Préparer le barbecue
5 personnes
Servir le barbecue
6 personnes
Animer la soirée musicale
5 personnes
Ouvrir la dernière journée
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
Encadrer les jeux de finale
8 personnes
Servir le déjeuner
5 personnes
Préparer les travaux et les prix
3 personnes
Animer la fête de clôture
8 personnes
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
Faire venir les participants
4 personnes

Suivi

Rangement du premier jour
5 personnes
Ranger la salle à manger
4 personnes
Éteindre le feu de camp en toute sécurité
2 personnes
Nettoyer le barbecue et le terrain
5 personnes
Vérifier l’inventaire final
3 personnes
Trier les matériaux
4 personnes
Nettoyer le lieu
6 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Publier les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 50
Tables de bièreqté 4
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 80
Tassesqté 50
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Saladiersqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Projecteur
Écran de projection

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 3
Volley-ballqté 3
Pompe à ballonsqté 2
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Pistolets à eauqté 20
Épongesqté 30
Cordeqté 2
Giletsqté 50
Marqueurs de terrainqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Étiquettes nominativesqté 60
Marqueursqté 30
Papier de bricolageqté 300
Crayons de couleurqté 10
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 20
Rouleaux de ruban adhésifqté 10
Prix et certificatsqté 50

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Serviettesqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence 4 à 6 semaines avant le début de la Semaine de jeu : fixe le thème, le programme et le nombre maximal de participants avant d’envoyer les invitations.
Prévois une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le début. Cela laisse le temps de vérifier les coordonnées, les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les formulaires de consentement.
Prépare une fiche par activité avec le matériel nécessaire, la durée et un plan de repli en cas de pluie. Pour les jeux sportifs, vérifie notamment les ballons, les cônes, les cerceaux, les cordes et la pompe.
Communique le programme aux encadrants au plus tard 3 jours avant. Répartis les accompagnateurs par activité et indique clairement l’itinéraire ainsi que les règles de sécurité.
Fais les achats en deux temps : les produits non périssables plusieurs jours avant, puis les produits frais la veille. Le jour même, vérifie les toilettes, installe les tables, les chaises et le comptoir d’inscription avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Semaine de jeu ?: Commence idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Les réservations, les inscriptions et la répartition des encadrants peuvent ainsi être confirmées avant les derniers préparatifs.
Quand fermer les inscriptions pour une Semaine de jeu ?: Ferme les inscriptions environ 10 jours avant le début. Il restera suffisamment de temps pour traiter les formulaires, recueillir les informations alimentaires et préparer les groupes.
Combien d’encadrants prévoir pour une Semaine de jeu ?: Le nombre dépend de l’âge et du nombre de participants, mais répartis les accompagnateurs par activité avant le début. Finalise cette répartition au moins 3 jours à l’avance, avec un responsable clairement identifié pour chaque groupe.
Quand préparer le matériel et les repas ?: Contrôle le matériel de jeu et la technique la veille, puis rassemble les stocks non périssables plusieurs jours avant. Récupère les produits frais la veille et installe le site avant l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.