Zo organiseer je een soepmaaltijd zonder last-minute gedoe

Begin met de zaal, het menu en de prijs voordat je uitnodigingen verstuurt. Open daarna de aanmeldingen en vraag meteen dieetwensen uit, zodat je het definitieve aantal eters en de boodschappen op tijd kunt bepalen. Plan vrijwilligers voor voorbereiding, koken, buffet en opruimen. Op de dag zelf werk je van zaal openen en kookruimte inrichten naar tafels dekken, soep afmaken en het buffet klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Menu en prijs bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Definitief aantal bepalen
2 personen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Voorraad controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Servies ophalen
2 personen
12
Soepgroenten snijden
4 personen
13
Soepbasis voorbereiden
3 personen
14
Brood portioneren
2 personen
15
Tafelaankleding klaarzetten
2 personen
16
Zaal openen
2 personen
17
Kookruimte inrichten
3 personen
18
Soep afmaken en koken
4 personen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Tafels dekken
4 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Buffet inrichten
3 personen
25
Allergenen aanduiden
2 personen
26
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Koffie en thee schenken
2 personen
29
Soep warm houden
2 personen
30
Soepbuffet openen
4 personen
31
Soep en brood serveren
5 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Servies afruimen
3 personen
34
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Restanten koelen
2 personen
36
Buffet afbouwen
4 personen
37
Afwas uitvoeren
4 personen
38
Zaal schoonmaken
4 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Meubilair terugplaatsen
4 personen
41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Servies retourneren
2 personen
43
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Tafelkleedhoezenaantal 8
Buffettafelsaantal 2

Servies

Soepkommenaantal 75
Bordenaantal 75
Soeplepelsaantal 80
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Serveerlepelsaantal 6
Soepschenkersaantal 4

Keuken

Grote soeppannenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks-messenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Maatkannenaantal 3
Vergietenaantal 3
Schenkkannenaantal 4
Broodmandenaantal 6
Serveerschalenaantal 6
Opslagbakkenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2

Apparatuur

Soepketelsaantal 3
Warmhoudplatenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Voedselthermometersaantal 2

Decoratie

Menubordenaantal 3
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de soepmaaltijd, bijvoorbeeld 3 tot 5 dagen vooraf. Gebruik het definitieve aantal voor soep, brood, servies, glazen en zitplaatsen; losse mondelinge toezeggingen zorgen anders snel voor tekorten.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en zet allergenen zichtbaar bij de betreffende soep of ingrediënten. Controleer dit nogmaals voordat je serveerschalen en soeppannen vult, niet pas wanneer het buffet opent.
Plan de voorbereiding in twee blokken: snijd soepgroenten en bereid de soepbasis vooraf, en maak de soep op de dag zelf af. Reken voor het snijden en klaarzetten minstens 2 uur met een team van 2 tot 3 vrijwilligers.
Richt de kookruimte in vóór de eerste pan op het vuur gaat. Leg snijplanken, koks-messen, maatkannen, vergieten en voedselthermometers klaar en controleer verlenghaspels, stekkerdozen en warmhoudplaten voordat de zaal volloopt.
Zet koffie, thee, koude dranken, kommen, lepels en brood op een aparte plek van de soepketels. Zo blijft de uitgifte doorlopen en ontstaat er minder opstopping bij het buffet; wijs hiervoor minimaal één vrijwilliger aan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een soepmaaltijd te organiseren?: Begin ongeveer 3 weken vooraf met de zaal, het menu en de prijs. Open daarna de aanmeldingen en sluit die 3 tot 5 dagen voor de maaltijd, zodat je inkopen en vrijwilligersindeling op tijd kunt vastleggen.
Wanneer moet je het definitieve aantal eters bepalen?: Bepaal het definitieve aantal uiterlijk 3 dagen vooraf, na de sluiting van de aanmeldingen. Tel alleen bevestigde deelnemers mee en noteer dieetwensen apart voor de boodschappen en de allergenenkaart.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een soepmaaltijd?: Voor een kleine soepmaaltijd zijn minimaal 4 vrijwilligers praktisch: 2 voor keuken en soep, 1 voor buffet en dranken en 1 voor zaal en opruimen. Bij meer dan 40 eters voeg je bij voorkeur 1 vrijwilliger per 15 tot 20 gasten toe.
Wanneer bereid je de soep voor een soepmaaltijd?: Snijd de groenten en maak de soepbasis bij voorkeur 1 dag vooraf; dat scheelt op de dag zelf tijd. Plan op de dag zelf minstens 2 uur voor het afmaken en koken, inclusief het controleren van de temperatuur en het vullen van de soepketels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.