Soepactie organiseren: checklist van voorbereiding tot uitgifte

Een soepactie vraagt meer voorbereiding dan alleen soep koken. Je regelt vooraf de locatie, aanmeldingen, dieetwensen en het aantal porties; op de dag zelf volgen voorbereiding, koeling, transport, opwarming en uitgifte. Denk ook aan allergenenbordjes, een betaalpunt en voldoende kommen, bekers en warmhoudbakken. Gebruik deze checklist om de 44 taken en 45 benodigdheden in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aantal porties berekenen
2 personen
Soeprecepten vastleggen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Servies en materiaal verzamelen
3 personen
Allergenenbordjes maken
2 personen
Betalingsoverzicht voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering afdrukken
Groenten wassen
4 personen
Groenten snijden
5 personen
Soepbasis voorbereiden
4 personen
Soep bereiden
5 personen
Soep terugkoelen
3 personen
Brood en toppings portioneren
4 personen
Soep opnieuw opwarmen
4 personen
Transport inladen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Uitgiftepunt inrichten
4 personen
Betaalpunt inrichten
2 personen
Decoratie en borden ophangen
3 personen
Werkplekken desinfecteren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Betalingen aannemen
2 personen
Soep serveren
5 personen
Brood en toppings aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Soepvoorraad controleren
2 personen
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Overgebleven soep verpakken
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keukenapparatuur reinigen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Restanten gekoeld bewaren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 5

Servies

Soepkommenaantal 90
Soepkommen voor kinderenaantal 15
Soepbekersaantal 30
Lepelsaantal 100
Messenaantal 90
Vorkenaantal 90
Bordenaantal 90
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Soepkommen met dekselaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksbroodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Pollepelsaantal 8
Gardeaantal 3

Apparatuur

Inductieplatenaantal 4
Grote soeppannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelthermometersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Menubordenaantal 4
Allergenenbordjesaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Handvegersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf. Bereken daarna het aantal porties per soep en houd een kleine reserve aan voor onverwachte eters.
Plan het koken niet direct voor vertrek. Koel bereide soep eerst terug, vervoer haar in koelboxen en reken op voldoende tijd om de soep op locatie opnieuw op te warmen.
Zet de uitgifte in één richting op: kommen of bekers, soep, brood en toppings, bestek en daarna het betaalpunt. Zo voorkom je opstoppingen aan de buffettafels.
Maak allergenenbordjes vóór de uitgifte en plaats ze direct bij de juiste pan of serveerschaal. Controleer ook of soepkommen voor kinderen en kommen met deksel apart klaarliggen.
Test vóór de start alle inductieplaten, koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen. Controleer bovendien of er genoeg tafels, stoelen en afvalbakken op hun plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel soep moet ik per persoon rekenen voor een soepactie?: Reken voor een maaltijdsoep ongeveer 400 tot 500 milliliter per volwassene. Voor kinderen is 250 tot 300 milliliter meestal voldoende; tel daarnaast 5 tot 10 procent extra porties voor onverwachte bezoekers.
Wanneer moet ik de aanmeldingen en dieetwensen verzamelen?: Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 3 dagen vóór de soepactie. Gebruik het definitieve overzicht om porties, recepten, allergenenbordjes en boodschappen uiterlijk 2 dagen vooraf vast te leggen.
Hoe lang van tevoren kan ik soep bereiden voor een soepactie?: Bereid de soep bij voorkeur 1 dag vooraf, zodat je rustig kunt terugkoelen en verpakken. Koel de soep snel terug, bewaar haar gekoeld en warm haar op de dag zelf opnieuw door en door op.
Wat moet ik op de dag van de soepactie als eerste doen?: Begin 2 tot 3 uur vóór de uitgifte met tafels en stoelen, het uitgiftepunt, het betaalpunt en de apparatuur. Laad daarna transport en koelboxen uit, warm de soep op en zet brood, toppings, servies en bewegwijzering klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.