Zo organiseer je een sociaal wijkspreekuur

Begin met de plek en de beschikbare spreekkamers, en werk daarna terug vanaf de gewenste inloopuren. Een sociaal wijkspreekuur vraagt meer voorbereiding dan alleen een tafel en een paar stoelen: bezoekers moeten weten waar ze zich melden, gesprekken moeten privacy bieden en partners moeten op tijd aansluiten. Plan eerst de inhoud en capaciteit, regel daarna communicatie en registratie. Test in de laatste week de techniek, loop de route voor bezoekers na en zet ontvangst, spreekkamers en wegwijzers op dezelfde dag klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Spreekkamers reserveren
3
Wijkpartners benaderen
2 personen
4
Inloopinformatie opstellen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Informatie online publiceren
8
Aanmeldformulier maken
9
Privacytekst voorbereiden
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Vragen en onderwerpen inventariseren
2 personen
12
Spreekuren inplannen
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Formulieren en borden printen
16
Techniek testen
2 personen
17
Toegankelijkheid controleren
2 personen
18
Dranken koud zetten
19
Hapjes klaarzetten
2 personen
20
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
21
Spreekkamers inrichten
3 personen
22
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
23
Privacywanden plaatsen
2 personen
24
Wegwijzers ophangen
2 personen
25
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

27
Deuren openen
2 personen
28
Bezoekers registreren
2 personen
29
Bezoekers naar spreekkamer verwijzen
2 personen
30
Hulpvragen inhoudelijk bespreken
6 personen
31
Vervolgafspraken vastleggen
3 personen
32
Spoedvragen doorverwijzen
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Formulieren bijvullen
36
Laatste bezoekers aanmelden
2 personen
37
Spreekkamers afsluiten
3 personen
38
Persoonsgegevens veilig opbergen
2 personen

Nazorg

39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Materialen verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Locatie afsluiten
2 personen
45
Vervolgafspraken bevestigen
2 personen
46
Registratiegegevens verwerken
2 personen
47
Overgebleven persoonsgegevens vernietigen
2 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Ontvangstbalie
Privacywandenaantal 4
Kapstok
Afvalbakkenaantal 3

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Laptopladersaantal 6
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4

Verlichting

Bureaulampenaantal 4

Servies

Mokkenaantal 40
Glazenaantal 40
Waterkannenaantal 3
Theelepelsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 3

Registratie

Clipboardsaantal 12
Documentbox met slotaantal 2
Dossiersaantal 12
Nietmachinesaantal 3
Pennenbakkenaantal 6

Communicatie

Informatiebordenaantal 6
Flip-overaantal 2
Informatiedisplaysaantal 6
Tafelnaambordjesaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakkar
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer naast de hoofdlocatie ook aparte spreekkamers en controleer vooraf of privacywanden gesprekken afschermen. Plan per gesprek een vast tijdsblok en houd enkele blokken vrij voor uitloop.
Benader wijkpartners vroeg en verzamel vragen en onderwerpen vóór je de spreekuren indeelt. Zo zie je welke expertise ontbreekt en voorkom je dat bezoekers pas op de dag zelf horen dat hun onderwerp niet behandeld kan worden.
Maak de inloopinformatie kort en concreet: vermeld openingstijden, de ingang, aanmelden of binnenlopen, beschikbare onderwerpen en contactmogelijkheden. Zet die informatie zowel online als op informatieborden bij de locatie.
Richt de ontvangstbalie in met clipboards, pennen, registratiemateriaal en een documentbox met slot. Bewaar dossiers niet los op tafels en spreek vooraf af wie de registratie beheert en wanneer gegevens worden opgeborgen.
Test laptops, laders, printer, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk een paar dagen vooraf. Controleer ook de toegankelijke route, zitplaatsen, verlichting, toiletten en bewegwijzering; technische of praktische problemen vallen anders pas op bij de eerste bezoeker.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sociaal wijkspreekuur organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer in de eerste week de locatie en spreekkamers, benader daarna wijkpartners en publiceer de inloopinformatie zodra de openingstijden en onderwerpen vaststaan.
Hoeveel tijd plan je per gesprek tijdens een wijkspreekuur?: Plan meestal 20 tot 30 minuten per gesprek en houd per spreekkamer minstens één vrij blok per dagdeel voor uitloop. Bij complexe hulpvragen kun je een tweede afspraak of doorverwijzing voorbereiden in plaats van het hele rooster te laten uitlopen.
Wanneer moet ik privacy en registratie regelen voor een wijkspreekuur?: Regel de privacytekst en werkwijze vóór je het aanmeldformulier publiceert, dus minimaal 2 weken vooraf. Leg vast wie dossiers inziet, gebruik een documentbox met slot en spreek af hoe lang registratiegegevens worden bewaard.
Wat moet ik de dag vóór een sociaal wijkspreekuur controleren?: Controleer 1 dag vooraf de aanmeldingen, spreekuren, dieetwensen, printwerk, techniek en toegankelijke route. Zet dranken koud, controleer de wegwijzers en leg registratie- en communicatiemateriaal per tafel of balie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.