Checklist voor een goed georganiseerde SOA-testdag

Een SOA-testdag vraagt meer voorbereiding dan alleen testsets bestellen. Je regelt tegelijk een medisch protocol, privacy, afspraken en een rustige doorstroom van bezoekers. Begin met locatie, datum, doelgroep en testaanbod en leg daarna personeel en procedures vast. In de laatste week controleer je aanmeldingen, materialen en ruimtes. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet gebeuren en wat organisatoren vaak te laat regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Testaanbod en doelgroep bepalen
2 personen
Medisch protocol controleren
2 personen
Testpersoneel vastleggen
Privacyprocedure vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Informatie over testen schrijven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Testafspraken inplannen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bewegwijzering voorbereiden
Testmaterialen bestellen
2 personen
Boodschappen bestellen
Aanmeldlijst controleren
2 personen
Testmaterialen controleren
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
2 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Testkamers inrichten
4 personen
Wachtruimte inrichten
2 personen
Privacyafscherming plaatsen
2 personen
Testsets per kamer klaarleggen
3 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Identiteit en gegevens controleren
2 personen
Testen afnemen
5 personen
Voorlichting over preventie geven
2 personen
Monsters correct labelen
3 personen
Monsters veilig opslaan
2 personen
Wachtruimte schoonhouden
Dranken bijvullen
Afvalbakken legen
Laatste bezoekers registreren
2 personen

Nazorg

Testkamers afsluiten
3 personen
Medisch afval veilig verpakken
2 personen
Monsters gekoeld bewaren
2 personen
Testmaterialen inventariseren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Testmaterialen retourneren
Monsters aan laboratorium overdragen
2 personen
Uitslagen veilig versturen
2 personen
Opvolgafspraken informeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 35
Paravansaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Labelprinter
Koelboxenaantal 3
Thermometersaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Bureaulampenaantal 6

Servies

Glazenaantal 50
Mokkenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Medisch

SOA-testsetsaantal 80
Urinepotjesaantal 80
Bloedafnamebuizenaantal 80
Keel- en vaginale swabsaantal 160
Wegwerphandschoenenaantal 400
Mondmaskersaantal 100
Desinfectiedoekjesaantal 300
Alcoholgelaantal 6
Pleistersaantal 2
Scherpafvalcontainersaantal 6
Biohazard afvalzakkenaantal 100

Kantoor

Registratiemappenaantal 6
Klembordenaantal 10
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 100
Printer
Papieren testformulierenaantal 100
Enveloppenaantal 100
Etikettenaantal 200

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het testaanbod en de doelgroep vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld duidelijk welke testen beschikbaar zijn en welke informatie bezoekers vooraf moeten aanleveren.
Plan testafspraken in tijdsloten en houd ruimte voor uitloop. Controleer de aanmeldlijst uiterlijk één werkdag vooraf, zodat testkamers en personeel op het aantal bezoekers zijn afgestemd.
Werk de privacyprocedure uit voordat je het aanmeldformulier maakt. Bepaal wie gegevens mag inzien, waar bezoekers wachten en hoe je registratie afschermt met bijvoorbeeld paravans.
Controleer testmaterialen per kamer en niet alleen per doos. Leg SOA-testsets, urinepotjes, bloedafnamebuizen, swabs, handschoenen en scherpafvalcontainers klaar voordat de eerste bezoeker arriveert.
Richt registratie, wachtruimte en testkamers als drie aparte zones in. Zet bewegwijzering op tijd klaar en test laptops, tablets, labelprinter, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de testdag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een SOA-testdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum, testaanbod en doelgroep. Leg testpersoneel en privacyprocedure uiterlijk 4 weken vooraf vast, zodat aanmeldingen daarna veilig kunnen starten.
Hoe plan je afspraken voor een SOA-testdag?: Werk met vaste tijdsloten en plan per bezoeker de verwachte testduur plus 5 tot 10 minuten uitloop. Houd daarnaast enkele lege plekken per dagdeel vrij voor vertragingen of extra uitleg.
Wat moet je op de dag zelf controleren voor een SOA-testdag?: Controleer vóór opening de aanmeldlijst, testmaterialen, privacyafscherming en inrichting van iedere testkamer. Test ook laptops, tablets en de labelprinter en controleer of desinfectie, handschoenen en scherpafvalcontainers aanwezig zijn.
Hoe richt je de privacy op een SOA-testdag in?: Gebruik een afgeschermde registratieplek en plaats testkamers buiten het zicht van de wachtruimte. Beperk toegang tot persoonsgegevens tot de aangewezen medewerkers en spreek vooraf af hoe lang formulieren en registraties worden bewaard.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.