Zo organiseer je een SOA-testdag zonder privacyproblemen

Een SOA-testdag organiseren begint niet met testsets bestellen, maar met het vastleggen van doelgroep, testaanbod en medisch protocol. Daarna regel je personeel, privacy, aanmeldingen en tijdsloten, zodat bezoekers niet onnodig wachten en gegevens beschermd blijven. Plan aparte testkamers, een afgeschermde wachtruimte en een duidelijke registratiebalie. Controleer vlak voor de start zowel de aanmeldlijst als de materialen, inclusief bloedafnamebuizen, urinepotjes en swabs.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Testaanbod en doelgroep bepalen
2 personen
3
Medisch protocol controleren
2 personen
4
Testpersoneel vastleggen
5
Privacyprocedure vastleggen
2 personen
6
Aanmeldformulier opstellen
7
Informatie over testen schrijven
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Testafspraken inplannen
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Bewegwijzering voorbereiden
13
Testmaterialen bestellen
2 personen
14
Boodschappen bestellen
15
Aanmeldlijst controleren
2 personen
16
Testmaterialen controleren
2 personen
17
Boodschappen ophalen
2 personen
18
Ruimtes schoonmaken
2 personen
19
Registratietafel opstellen
2 personen
20
Testkamers inrichten
4 personen
21
Wachtruimte inrichten
2 personen
22
Privacyafscherming plaatsen
2 personen
23
Testsets per kamer klaarleggen
3 personen

Event

24
Registratiebalie bemannen
2 personen
25
Bezoekers ontvangen
2 personen
26
Identiteit en gegevens controleren
2 personen
27
Testen afnemen
5 personen
28
Voorlichting over preventie geven
2 personen
29
Monsters correct labelen
3 personen
30
Monsters veilig opslaan
2 personen
31
Wachtruimte schoonhouden
32
Dranken bijvullen
33
Afvalbakken legen
34
Laatste bezoekers registreren
2 personen

Nazorg

35
Testkamers afsluiten
3 personen
36
Medisch afval veilig verpakken
2 personen
37
Monsters gekoeld bewaren
2 personen
38
Testmaterialen inventariseren
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Ruimtes schoonmaken
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Afval afvoeren
2 personen
43
Testmaterialen retourneren
44
Monsters aan laboratorium overdragen
2 personen
45
Uitslagen veilig versturen
2 personen
46
Opvolgafspraken informeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 35
Paravansaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Labelprinter
Koelboxenaantal 3
Thermometersaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Bureaulampenaantal 6

Servies

Glazenaantal 50
Mokkenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Medisch

SOA-testsetsaantal 80
Urinepotjesaantal 80
Bloedafnamebuizenaantal 80
Keel- en vaginale swabsaantal 160
Wegwerphandschoenenaantal 400
Mondmaskersaantal 100
Desinfectiedoekjesaantal 300
Alcoholgelaantal 6
Pleistersaantal 2
Scherpafvalcontainersaantal 6
Biohazard afvalzakkenaantal 100

Kantoor

Registratiemappenaantal 6
Klembordenaantal 10
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 100
Printer
Papieren testformulierenaantal 100
Enveloppenaantal 100
Etikettenaantal 200

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het testaanbod en de doelgroep vast voordat je het aanmeldformulier maakt. Vermeld per test welke voorbereiding nodig is en hoeveel tijd een afspraak ongeveer kost.
Plan testafspraken in tijdsloten en houd ruimte voor uitloop. Controleer de aanmeldlijst uiterlijk op de dag ervoor, inclusief dieetwensen voor de aanwezige catering.
Regel privacy vóór je de ruimte inricht. Gebruik paravans voor afscherming, plaats de testkamers niet direct naast de registratiebalie en beperk toegang tot laptops en tablets met persoonsgegevens.
Maak per testkamer een complete set klaar, met testsets, urinepotjes, bloedafnamebuizen, keel- en vaginale swabs, handschoenen, desinfectiedoekjes en een scherpafvalcontainer. Zo hoef je tijdens de testdag niet tussen kamers heen en weer te lopen.
Test de praktische opstelling minstens 1 uur voor de eerste afspraak. Controleer stroompunten, verlengsnoeren, verlichting, registratiemiddelen, bewegwijzering en de temperatuur van materialen die gekoeld moeten blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een SOA-testdag te organiseren?: Reken op minimaal 3 tot 4 weken voorbereiding. In die periode leg je locatie, datum, testpersoneel en protocol vast, maak je het aanmeldformulier en plan je de afspraken.
Hoeveel testpersoneel heb je nodig voor een SOA-testdag?: Dat hangt af van het aantal testkamers en afspraken per uur. Plan minimaal één persoon voor registratie en ontvangst, plus per gelijktijdig gebruikte testkamer een bevoegde medewerker; voeg bij meer dan 10 afspraken per uur extra ondersteuning toe.
Hoe richt je een ruimte in voor een SOA-testdag?: Reserveer minimaal vier zones: registratie, wachtruimte, testkamers en een afgeschermde route ertussen. Zet de testkamers zo neer dat gesprekken niet vanuit de wachtruimte te horen zijn en controleer de opstelling minstens 1 uur vooraf.
Hoe voorkom je privacyproblemen bij een SOA-testdag?: Gebruik een privacyprocedure met beperkte toegang tot aanmeldgegevens en werk met afgeschermde testkamers. Laat bezoekers niet hardop hun medische informatie vertellen bij de balie en controleer vóór de opening wie toegang heeft tot laptops en tablets.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.