Sneeuwsportweek organiseren: checklist en planning

Een sneeuwsportweek vraagt meer voorbereiding dan alleen een verblijf en skipassen regelen. Je moet deelnemers vroeg indelen op skivaardigheid, vervoer en materiaal vastleggen en informatie over vertrek, bagage en verzekeringen op tijd delen. Ook maaltijden, dieetwensen, noodcontacten en kamerindeling zorgen onderweg voor werk als je ze uitstelt. Gebruik deze checklist om de organisatie stap voor stap af te ronden, van de eerste reserveringen tot de laatste controle voor vertrek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Verblijf reserveren
2 personen
Vervoer reserveren
2 personen
Skischool reserveren
Materiaalverhuur reserveren
Verzekeringen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Skivaardigheid inventariseren
Kamerindeling maken
2 personen
Deelnemerslijst bevestigen
Betalingen controleren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Paklijst versturen
Skipasgegevens doorgeven
Groepsindeling maken
2 personen
Begeleiders instrueren
3 personen
Route en vertrektijd bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Eten per dag sorteren
3 personen
Bagage labelen
2 personen
Noodpakket samenstellen
2 personen
Vertrekregistratie voorbereiden

Event

Deelnemers inchecken
4 personen
Bagage inladen
5 personen
Vertrekbriefing geven
2 personen
Groepsreis begeleiden
5 personen
Aankomst registreren
3 personen
Kamersleutels uitdelen
2 personen
Ontbijt klaarzetten
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Ski-uitrusting ophalen
4 personen
Skiles begeleiden
5 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vrij skiën begeleiden
5 personen
Materiaal innemen
3 personen
Diner voorbereiden
4 personen
Diner serveren
5 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Ontbijt klaarzetten
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Ochtendbriefing geven
2 personen
Ski- en snowboardgroepen begeleiden
6 personen
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Spelavond begeleiden
4 personen
Ontbijt klaarzetten
3 personen
Skiles voor beginners begeleiden
5 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Wedstrijdgroepen indelen
3 personen
Sneeuwsportwedstrijd begeleiden
6 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Thema-avond begeleiden
4 personen
Ontbijt klaarzetten
3 personen
Vrije skidag begeleiden
5 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Materiaal drogen
3 personen
Gezamenlijk diner serveren
5 personen
Quizavond begeleiden
4 personen
Ontbijt klaarzetten
3 personen
Laatste skidag begeleiden
5 personen
Skimateriaal retourneren
4 personen
Bagage verzamelen
4 personen
Vertrekdiner serveren
5 personen
Slotavond begeleiden
4 personen
Ontbijt en lunch klaarzetten
4 personen
Kamers controleren
4 personen
Sleutels inleveren
2 personen
Bagage inladen
5 personen
Terugreis begeleiden
5 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen
Restmateriaal uitladen
4 personen

Nazorg

Materiaal inventariseren
3 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Restanten opbergen
2 personen
Wasgoed verzamelen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Transportmateriaal schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Bedankbericht versturen
Eindafrekening controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 45
Kapstokkenaantal 6
Bagagerekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Mokkenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Grote pannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Voedselbakkenaantal 20

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Powerbanksaantal 8

Sportmateriaal

Ski'saantal 40
Snowboardsaantal 10
Skistokkenaantal 45
Skihelmenaantal 50
Skibrillenaantal 45
Rugzakkenaantal 12
Sleeënaantal 6
Reflectiehesjesaantal 12
Pistekaartenaantal 45
EHBO-tassenaantal 3
Warmtedekensaantal 10
Sneeuwscheppenaantal 2

Decoratie

Bannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Naamkaartjesaantal 50
Pionnenaantal 20
Prijzenbekersaantal 6

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Zaklampenaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8
Wasmandenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg verblijf, vervoer, skischool en materiaalverhuur zo vroeg mogelijk vast. Controleer daarna meteen of de gekozen tijden op elkaar aansluiten, zodat deelnemers niet na aankomst zonder materiaal of les staan.
Open het aanmeldformulier voordat je uitnodigingen verstuurt en vraag daarin direct naar dieetwensen, noodcontacten en skivaardigheid. Zo hoef je ontbrekende gegevens niet vlak voor vertrek achterna te bellen.
Maak de kamerindeling, groepsindeling en deelnemerslijst pas definitief nadat betalingen en aanmeldingen zijn gecontroleerd. Stuur de bevestigde indeling vervolgens samen met route, vertrektijd, paklijst en skipasgegevens.
Plan eten per dag en sorteer boodschappen voordat je vertrekt. Controleer daarbij of er genoeg servies, kookmateriaal, thermoskannen, koelboxen en voedselbakken beschikbaar zijn voor de hele groep.
Controleer de weersverwachting en alle materialen opnieuw op de laatste dag. Leg ski’s, snowboards, stokken, helmen, brillen, rugzakken en reflectiehesjes per groep klaar en geef begeleiders vooraf duidelijke instructies.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sneeuwsportweek organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden van tevoren met datum, verblijf en vervoer. Reserveer skischool en materiaalverhuur zodra het aantal deelnemers en hun skivaardigheid redelijk duidelijk zijn.
Wanneer moet ik deelnemersinformatie voor een sneeuwsportweek versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 2 weken voor vertrek. Deel route, vertrektijd, paklijst, skipasgegevens, kamerindeling en afspraken over betalingen zodra die definitief zijn.
Hoe deel ik deelnemers in voor een sneeuwsportweek?: Verzamel bij de aanmelding minimaal skivaardigheid, dieetwensen en noodcontacten. Maak daarna groeps- en kamerindelingen en bevestig de deelnemerslijst uiterlijk 1 week voor vertrek.
Wat moet ik de dag voor vertrek controleren?: Controleer 24 uur van tevoren de weersverwachting, route, vertrektijd, reserveringen en deelnemerslijst. Leg ook materialen, boodschappen en per dag gesorteerd eten klaar, zodat je op vertrekdag niet hoeft te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.