Checklist pour organiser une semaine des sports d’hiver

Une semaine des sports d’hiver demande de coordonner les réservations, les participants et la logistique sur place. Commencez par fixer les dates et le programme, puis bloquez rapidement l’hébergement, le transport, l’école de ski et la location du matériel. Les inscriptions servent ensuite à recueillir les allergies, les contacts d’urgence et le niveau de ski de chacun. Avant le départ, vérifiez les paiements, la météo, la répartition des chambres et des groupes, puis préparez les repas et le matériel par journée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver l’hébergement
2 personnes
Réserver le transport
2 personnes
Réserver l'école de ski
Réserver la location de matériel
Vérifier les assurances
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Recenser les compétences en ski
Établir le plan des chambres
2 personnes
Confirmer la liste des participants
Vérifier les paiements
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Envoyer la liste de colisage
Communiquer les données du forfait de ski
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Informer les accompagnateurs
3 personnes
Confirmer l'itinéraire et l'heure de départ
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Trier la nourriture par jour
3 personnes
Étiqueter les bagages
2 personnes
Préparer le kit d’urgence
2 personnes
Préparer l’enregistrement des départs

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Charger les bagages
5 personnes
Donner le briefing de départ
2 personnes
Encadrer un voyage de groupe
5 personnes
Enregistrer l’arrivée
3 personnes
Distribuer les clés des chambres
2 personnes
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Récupérer le matériel de ski
4 personnes
Accompagner les cours de ski
5 personnes
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le ski libre
5 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Préparer le dîner
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Faire le briefing du matin
2 personnes
Encadrer les groupes de ski et de snowboard
6 personnes
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Animer la soirée jeux
4 personnes
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
Encadrer les cours de ski pour débutants
5 personnes
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
Répartir les groupes de compétition
3 personnes
Encadrer une compétition de sports d’hiver
6 personnes
Enregistrer les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Animer la soirée à thème
4 personnes
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
Accompagner la journée libre de ski
5 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Sécher le matériel
3 personnes
Servir le dîner commun
5 personnes
Encadrer la soirée quiz
4 personnes
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
Accompagner la dernière journée de ski
5 personnes
Retourner le matériel de ski
4 personnes
Rassembler les bagages
4 personnes
Servir le dîner de départ
5 personnes
Accompagner la soirée de clôture
4 personnes
Préparer le petit-déjeuner et le déjeuner
4 personnes
Vérifier les chambres
4 personnes
Remettre les clés
2 personnes
Charger les bagages
5 personnes
Accompagner le retour
5 personnes
Faire le check-out des participants
3 personnes
Décharger le matériel restant
4 personnes

Suivi

Inventorier le matériel
3 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Rassembler le linge
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le matériel de transport
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Vérifier le décompte final
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 45
Porte-manteauxqté 6
Porte-bagagesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 100
Tassesqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Grandes casserolesqté 4
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs alimentairesqté 20

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes portablesqté 2
Batteries externesqté 8

Matériel de sport

Skisqté 40
Snowboardsqté 10
Bâtons de skiqté 45
Casques de skiqté 50
Lunettes de skiqté 45
Sacs à dosqté 12
Faire de la lugeqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12
Cartes de pisteqté 45
Sacs de premiers secoursqté 3
Couvertures chauffantesqté 10
Pelleter la neigeqté 2

Décoration

Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Badges nominatifsqté 50
Cônesqté 20
Coupes de prixqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de pocheqté 10

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Poubellesqté 8
Paniers à lingeqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez l’hébergement, le transport, l’école de ski et la location du matériel dès que les dates sont fixées : ces quatre éléments conditionnent tout le programme.
Prévoyez un formulaire d’inscription avec au moins trois informations souvent oubliées : besoins alimentaires, contact d’urgence et niveau de ski ou de snowboard.
Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant le départ. Ajoutez l’itinéraire, l’heure de rendez-vous, les données du forfait et une liste de colisage.
Ne gardez pas la répartition des groupes pour le dernier soir : faites-la après la confirmation des participants et transmettez-la aux accompagnateurs avant le départ.
Triez la nourriture par jour et contrôlez le matériel avant de charger le transport. Les thermos, rallonges, multiprises, batteries externes et lunettes de ski sont faciles à oublier.

Questions fréquentes

Quand réserver une semaine des sports d’hiver ?: Fixez d’abord la date et le programme, puis réservez l’hébergement, le transport, l’école de ski et le matériel dès que possible. Terminez les confirmations pratiques au moins 7 jours avant le départ.
Que demander dans le formulaire d’inscription ?: Demandez les coordonnées du participant, ses besoins alimentaires, un contact d’urgence et son niveau de ski. Ajoutez aussi les informations nécessaires aux paiements et à la répartition des chambres.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les consignes principales au moins 7 jours avant le départ, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez l’heure de rendez-vous, l’itinéraire, le forfait, les groupes et la liste de colisage.
Comment préparer le matériel pour une semaine de ski ?: Vérifiez le matériel avant le chargement et séparez ce qui est individuel de ce qui est collectif. Préparez les skis ou snowboards, bâtons, casques, lunettes, sacs à dos et gilets réfléchissants au plus tard la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.