Sloepenrace organiseren: checklist en planning

Een sloepenrace vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en een route. Je moet de waterwegmelding, locaties, veiligheid en deelnemersinformatie tijdig regelen. Daarna volgen de indeling van teams, startnummers, routeboeien en instructies voor vrijwilligers. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke registratie, betrouwbare communicatie en materiaal dat tegen water kan. Gebruik deze checklist om van de eerste reserveringen tot de finish stap voor stap niets te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Waterwegmelding indienen
Start- en finishlocatie reserveren
Sloepen en trailers reserveren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
EHBO en toezicht vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Vergunningen controleren
Routekaart uitwerken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams en startnummers indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
Prijzen en medailles ophalen
Boodschappen doen
3 personen
Sloepen en materiaal ophalen
3 personen
Startnummers klaarmaken
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Sloepen te water laten
4 personen
Start- en finishboeien plaatsen
4 personen
Wedstrijdroute markeren
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Veiligheidsmiddelen controleren
2 personen

Event

Registratie openen
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Sloepen naar de start begeleiden
4 personen
Race starten
3 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Veiligheid op het water bewaken
4 personen
Finishvolgorde vastleggen
3 personen
Dranken en hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afscheidsdrankjes serveren
3 personen
Sloepen uit het water halen
4 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Catering afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Boeien en routeborden verwijderen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
3 personen
Sloepen retourneren
3 personen
Routeborden en materialen opbergen
2 personen
Einduitslag publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 80
Barkrukaantal 10
Afvalbakaantal 8
Registratietafel

Sportmateriaal

Sloepaantal 12
Reservepeddelaantal 12
Reddingsvestaantal 90
Reddingsboeiaantal 6
Reddingslijnaantal 6
Startboeiaantal 2
Routeboeiaantal 10
Finishboeiaantal 2
Waterdichte routekaartaantal 15
Startnummeraantal 12
Stopwatchaantal 4
Waterdichte notitieplaataantal 6

Apparatuur

Portofoonaantal 8
Megaphoneaantal 2
Draagbare speakeraantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Powerbankaantal 8
Mobiele telefoonaantal 4
Waterdichte telefoonhoesaantal 8

Verlichting

Ledlampaantal 8
Lichtslingeraantal 4

Decoratie

Startvlagaantal 2
Finishvlagaantal 2
Routebordaantal 12
Pijlbordaantal 20
Prijzenglasaantal 3
Medaillesaantal 36

Servies

Herbruikbaar drinkglasaantal 120
Koffiekopaantal 80
Bordaantal 120
Besteksetaantal 120

Keuken

Koelboxaantal 8
Thermoskanaantal 6
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Serveerschaalaantal 12
Serveertangaantal 8
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementaantal 24
Flessenopeneraantal 4
Afwasteilaantal 3
Keukenhanddoekaantal 12

Schoonmaak

Eerstehulpkofferaantal 2
Brandblusseraantal 2
Dweilmopaantal 2
Emmeraantal 4
Handveger en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route, start- en finishlocatie eerst vast voordat je sloepen en trailers reserveert. Controleer daarna direct welke vergunningen en waterwegmelding nodig zijn; zulke aanvragen kunnen meerdere weken duren.
Maak de route zichtbaar met start-, route- en finishboeien en leg een waterdichte routekaart klaar. Noteer ook een alternatief voor slecht weer, zodat je niet op de wedstrijddag nog een route hoeft te wijzigen.
Plan de veiligheidsbezetting vóór de inschrijving opent. Regel naast EHBO en toezicht ook reddingsvesten, reservepeddels, reddingsboeien, reddingslijnen en portofoons; één telefoon alleen is geen goede communicatiepost.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor de race en verwerk daarna dieetwensen, teams en startnummers. Stuur deelnemersinformatie met route, starttijd, kledingadvies en contactnummer voordat vrijwilligers op locatie moeten worden geïnstrueerd.
Maak de laatste materiaalcontrole de dag vóór de race. Vul koelboxen, bereid hapjes en koffie en thee voor, haal prijzen en medailles op en laad powerbanks, telefoons en verlichting volledig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sloepenrace organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en reserveringen. Controleer meteen de vergunningen en dien de waterwegmelding in, omdat de benodigde termijn per vaargebied kan verschillen.
Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een sloepenrace?: Reken per sloep op passende reddingsvesten en zorg daarnaast voor reservepeddels, reddingsboeien en reddingslijnen. Leg op de wal een EHBO-post klaar en plan toezicht op start, route en finish; de exacte bezetting hangt af van het aantal sloepen en de route.
Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie voor een sloepenrace?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de race, zodra teams, startnummers en route definitief zijn. Vermeld start- en finishlocatie, meldtijd, route, veiligheidsinstructies en een telefoonnummer voor wijzigingen.
Wat moet ik de dag voor een sloepenrace controleren?: Controleer de weersverwachting, startnummers, boeien, routekaart, portofoons en veiligheidsmateriaal 1 dag vooraf. Haal ook sloepen en materiaal op, vul de koelboxen en laad telefoons, powerbanks en andere apparatuur volledig op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.