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Organiser une course de sloops sans rien oublier

Une course de sloops demande plus qu’un itinéraire et quelques bateaux. Il faut coordonner les autorisations de voie navigable, le départ et l’arrivée, la sécurité sur l’eau, les équipages et les bénévoles. Cette checklist suit l’ordre utile, de la réservation du parcours jusqu’au café, aux encas et aux médailles le jour J. Elle vous aide aussi à repérer les détails souvent réglés trop tard, comme les gilets, les remorques ou les informations alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’itinéraire

    2 personnes

  • Déposer une déclaration de voie navigable

  • Réserver le lieu de départ et d’arrivée

  • Réserver des chaloupes et des remorques

  • Élaborer le plan de sécurité

    2 personnes

  • Réserver les premiers secours et la surveillance

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Contacter les sponsors

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Élaborer le plan de parcours

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les équipes et les numéros de départ

    2 personnes

  • Envoyer les informations aux participants

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier la liste des courses

  • Récupérer les prix et les médailles

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer les chaloupes et le matériel

    3 personnes

  • Préparer les dossards

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Mettre les canots à l'eau

    4 personnes

  • Installer les bouées de départ et d’arrivée

    4 personnes

  • Marquer le parcours de la compétition

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

  • Vérifier le matériel de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir l’inscription

    3 personnes

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Distribuer les dossards

    2 personnes

  • Donner le briefing de sécurité

    2 personnes

  • Accompagner les canots au départ

    4 personnes

  • Lancer la course

    3 personnes

  • Enregistrer les temps intermédiaires

    3 personnes

  • Veiller à la sécurité sur l’eau

    4 personnes

  • Fixer l'ordre d'arrivée

    3 personnes

  • Servir les boissons et les en-cas

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Assurer la remise des prix

    3 personnes

  • Servir les boissons d’au revoir

    3 personnes

  • Sortir les canots de l’eau

    4 personnes

Suivi

  • Éteindre l'installation sonore

    2 personnes

  • Démonter le catering

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Retirer les bouées et les panneaux de route

    4 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Laver la vaisselle et les verres

    3 personnes

  • Apporter les déchets au point de collecte

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    3 personnes

  • Rendre les sloepen

    3 personnes

  • Ranger les panneaux de parcours et le matériel

    2 personnes

  • Publier le classement final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tente de réceptionqté 3
  • Table plianteqté 8
  • Chaise plianteqté 80
  • Tabouret de barqté 10
  • Poubelleqté 8
  • Table d'inscription

Matériel de sport

  • Chaloupeqté 12
  • Pagaie de réserveqté 12
  • Gilet de sauvetageqté 90
  • Bouée de sauvetageqté 6
  • Ligne de vieqté 6
  • Bouée de départqté 2
  • Bouée de parcoursqté 10
  • Bouée d’arrivéeqté 2
  • Carte d’itinéraire étancheqté 15
  • Dossardqté 12
  • Chronomètreqté 4
  • Bloc-notes étancheqté 6

Équipement

  • Talkie-walkieqté 8
  • Mégaphoneqté 2
  • Enceinte portableqté 2
  • Rallonge électriqueqté 4
  • Multipriseqté 4
  • Batterie externeqté 8
  • Téléphone mobileqté 4
  • Housse de téléphone étancheqté 8

Éclairage

  • Lampe LEDqté 8
  • Guirlande lumineuseqté 4

Décoration

  • Drapeau de départqté 2
  • Drapeau d'arrivéeqté 2
  • Panneau d’orientationqté 12
  • Panneau de fléchageqté 20
  • Verre du prixqté 3
  • Médaillesqté 36

Vaisselle

  • Verre à boisson réutilisableqté 120
  • Tasse à caféqté 80
  • Assietteqté 120
  • Set de couvertsqté 120

Cuisine

  • Glacièreqté 8
  • Thermosqté 6
  • Machine à caféqté 2
  • Bouilloireqté 2
  • Plat de serviceqté 12
  • Pince de serviceqté 8
  • Planche à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Accumulateur de froidqté 24
  • Ouvre-bouteilleqté 4
  • Bac à vaisselleqté 3
  • Essuie-tout de cuisineqté 12

Nettoyage

  • Trousse de premiers secoursqté 2
  • Extincteurqté 2
  • Serpillièreqté 2
  • Seauqté 4
  • Balayette et pelleqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée : les chaloupes, les remorques et les autorisations dépendent de ces choix. Déposez la déclaration de voie navigable dès que le parcours est suffisamment précis.
  • Établissez un plan de sécurité écrit avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez les postes de surveillance, les premiers secours, les moyens de communication et l’emplacement des bouées de départ, de parcours et d’arrivée.
  • Ne vous limitez pas au nombre de chaloupes réservé : prévoyez des gilets de sauvetage adaptés, au moins une pagaie de réserve par zone de course et des cartes d’itinéraire étanches pour les équipes et les responsables.
  • Envoyez les informations pratiques aux participants après la répartition des équipes et des numéros de départ. Précisez l’heure de convocation, le lieu exact, le matériel fourni, les besoins alimentaires signalés et la procédure en cas de météo défavorable.
  • Préparez le matériel administratif et l’accueil la veille : dossards, chronomètre, talkies-walkies, mégaphone, table d’inscription, glacières, encas, café et thé. Vérifiez aussi les batteries, les rallonges et les multiprises avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de sloops ?
Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une course avec plusieurs équipes, un parcours balisé et une surveillance sur l’eau. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver les chaloupes et de traiter les inscriptions.
Quand déposer la déclaration de voie navigable ?
Déposez-la dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement 8 semaines avant la course. Une modification du parcours peut nécessiter une nouvelle vérification auprès des autorités compétentes.
Combien de gilets de sauvetage faut-il prévoir ?
Prévoyez un gilet adapté pour chaque personne embarquée, plus quelques unités de rechange pour les changements de taille ou les imprévus. Vérifiez leur état et leur disponibilité avant de récupérer les chaloupes et le matériel.
Quand envoyer les informations aux participants ?
Envoyez un premier message dès l’ouverture des inscriptions, puis les consignes définitives 5 à 7 jours avant la course. Le dernier message doit contenir l’heure de convocation, le numéro de départ, le parcours, les consignes de sécurité et les indications alimentaires utiles.

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