Skidag organiseren: checklist van uitnodiging tot vertrek

Een skidag vraagt meer voorbereiding dan alleen ski’s reserveren. Je verzamelt eerst aanmeldingen, maten, dieetwensen en noodcontacten; daarna leg je vervoer, lessen, diner en groepsindeling vast. In de laatste week controleer je betalingen, weersverwachting en alle reserveringen. Op de dag zelf draait het om een duidelijk vertrekpunt, gelabelde uitrusting, opgeladen communicatie en snacks per groep. Met deze checklist werk je de voorbereiding in een vaste volgorde af.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Maten van deelnemers verzamelen
Skireservering maken
Skilessen reserveren
Vervoer reserveren
Diner reserveren
Deelnemerslijst opstellen
Noodcontacten verzamelen
Groepsindeling maken
2 personen
Betalingen controleren
Weersverwachting controleren
Route en vertrektijd delen
Reserveringen bevestigen
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Ski-uitrusting controleren
2 personen
EHBO-set aanvullen
Polsbandjes en labels maken
2 personen
Snacks per groep verdelen
2 personen
Telefoons en portofoons opladen
Materiaal inpakken
3 personen

Event

Vertrekpunt inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage en materiaal laden
4 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Ski-uitrusting uitdelen
4 personen
Helmen en brillen controleren
2 personen
Groepen naar piste begeleiden
5 personen
Skigroepen begeleiden
5 personen
Dranken en snacks uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groepen terugbrengen
5 personen
Ski-uitrusting innemen
4 personen
Deelnemers opfrissen
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Diner serveren
4 personen
Dranken bijvullen tijdens diner
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Bagage en materiaal verzamelen
4 personen
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
Terugreis begeleiden
3 personen

Nazorg

Restmateriaal uitladen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
Gehuurde ski's retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Ski'saantal 50
Skischoenenaantal 50
Skistokkenaantal 50
Skihelmenaantal 50
Skibrillenaantal 50
Reflecterende hesjesaantal 55
Polsbandjesaantal 55
Handwarmersaantal 100
Rugzakkenaantal 10

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Kapstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 100
Besteksetsaantal 60

Keuken

Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 10
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel maten van deelnemers uiterlijk twee weken voor vertrek. Daarmee kun je ski’s, skischoenen en helmen reserveren zonder op de dag zelf veel paswerk te hebben.
Leg vervoer, skilessen en diner zo vroeg mogelijk vast en bevestig elke reservering opnieuw in de laatste week. Deel route en vertrektijd daarna in één bericht met alle deelnemers.
Maak per groep een deelnemerslijst met noodcontacten, dieetwensen en een herkenbaar polsbandje of label. Bewaar dezelfde groepsindeling bij de begeleiding en op het vertrekpunt.
Plan de laatste materiaalcontrole op de avond vóór vertrek. Laad telefoons en portofoons op, vul de EHBO-koffer aan en leg nooddekens, zaklampen en handwarmers bij het inpakmateriaal.
Neem voor onderweg snacks en drinken per groep mee in rugzakken of koelboxen. Zet thermoskannen en warmhoudbakken pas klaar nadat je hebt gecontroleerd waar deelnemers zich bij terugkomst kunnen opwarmen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een skidag organiseren?: Begin minimaal vier tot zes weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en reserveringen. Verzamel maten, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk twee weken voor vertrek, zodat je materiaal en groepsindeling tijdig rond zijn.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een skidag?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur en inspanning. Neem naast warme drank uit thermoskannen ook water mee voor onderweg en reserveer extra voor de terugreis.
Wanneer controleer ik het weer voor een skidag?: Controleer de weersverwachting zeven dagen vooraf voor een eerste planning en opnieuw 24 uur voor vertrek. Pas daarna route, kledingadvies en vertrektijd aan en stuur de definitieve informatie naar de deelnemers.
Wat moet ik de avond voor een skidag klaarzetten?: Leg materiaal, labels, snacks, EHBO-koffer, nooddekens, zaklampen en handwarmers klaar. Laad telefoons, portofoons en andere apparatuur volledig op en controleer of alle reserveringen, betalingen en noodcontacten zijn verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.