Zo organiseer je een ski- of snowboarddag

Begin vier tot zes weken vooraf met de deelnemerslijst en inventariseer direct ervaring, dieetwensen, schoenmaten en noodcontacten. Reserveer daarna vervoer, skipassen, materiaalhuur en eventuele skilessen op basis van het aantal aanmeldingen. Deel uiterlijk een week vooraf het programma, de vertrektijd en kledinglijst. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, goed verdeelde bagage en skipassen die klaar liggen voordat de groep naar de liften gaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Vervoer reserveren
6
Skipassen reserveren
7
Ski- en snowboardhuur reserveren
8
Skiles reserveren
9
Lunch reserveren
10
Deelnemersgegevens verzamelen
11
Noodcontacten vastleggen
12
Betalingen controleren
13
Weersverwachting controleren
14
Programma en tijden delen
15
Materiaal en kleding controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Lunchpakketten voorbereiden
2 personen
18
Dranken koelen
19
Deelnemers herinneren
20
Voertuig laden
3 personen

Event

21
Aanwezigheid registreren
2 personen
22
Bagage en materiaal verdelen
3 personen
23
Deelnemers verwelkomen
2 personen
24
Vertrek naar skigebied
2 personen
25
Skipassen uitdelen
2 personen
26
Huurmateriaal ophalen
3 personen
27
Helmen en beschermers controleren
2 personen
28
Groepsfoto maken
29
Skiles begeleiden
2 personen
30
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
31
Lunchpauze begeleiden
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Groepsindeling controleren
2 personen
34
Middagprogramma begeleiden
3 personen
35
Pauzedranken uitdelen
36
Verzamelpunt controleren
2 personen
37
Huurmateriaal retourneren
3 personen
38
Bagage verzamelen
3 personen
39
Vertrek naar huis
2 personen
40
Avondmaaltijd serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen

Nazorg

42
Afval verzamelen
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Koelboxen leegmaken
45
Voertuig schoonmaken
2 personen
46
Materialen laten drogen
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
48
Ongebruikte boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Ski'saantal 12
Snowboardsaantal 8
Skistokkenaantal 12
Skihelmenaantal 20
Rugbeschermersaantal 8
Skibrillenaantal 20
Polsbandjesaantal 20
Skipashoudersaantal 20
Sneeuwkettingenaantal 2

Meubilair

Inklapbare tafelsaantal 3
Inklapbare stoelenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelplaatjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 25
Besteksetsaantal 25
Servettenhoudersaantal 3

Verlichting

Zaklampenaantal 4

Veiligheid

EHBO-set
Nooddekensaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 4

Organisatie

Naamstickersaantal 30
Watervaste stiftenaantal 4
Routekaartenaantal 25
Documentenmappenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 6
Handzeepaantal 2
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan vervoer pas definitief nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt. Tel ski’s, snowboards, stokken en bagage mee en controleer enkele dagen vooraf of sneeuwkettingen nodig zijn.
Verzamel bij de deelnemersgegevens ook schoenmaat, lengte, gewicht en ervaringsniveau. Verhuurders kunnen het materiaal dan sneller klaarzetten en je voorkomt lange wachtrijen bij aankomst.
Reserveer skilessen en lunch tegelijk met de skipassen. Een groep die pas op locatie nog lessen of een tafel moet regelen, verliest al snel 30 tot 60 minuten van de skidag.
Maak één map met deelnemerslijst, noodcontacten, routekaarten, reserveringsbevestigingen en betalingsstatus. Neem daarnaast een EHBO-set, nooddekens en powerbanks mee; die spullen worden vaak pas gemist als iemand ze nodig heeft.
Doe de laatste weers- en verkeerscheck 24 uur vooraf en stuur daarna één praktische herinnering. Vermeld vertrektijd, verzamelpunt, kleding, lunchafspraken en wat deelnemers zelf moeten meenemen; zo voorkom je telefoontjes tijdens het laden van het voertuig.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ski- of snowboarddag organiseren?: Start vier tot zes weken vooraf met de deelnemerslijst en reserveringen. In drukke periodes is zes weken veiliger, vooral voor vervoer, materiaalhuur en skilessen.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor vertrek en materiaaluitgifte?: Plan minimaal 30 minuten voor aanwezigheid registreren, bagage verdelen en skipassen uitdelen. Reken bij gehuurd materiaal nog 45 tot 60 minuten extra voor passen en afstellen.
Wat moet je verzamelen van deelnemers voor een ski- of snowboarddag?: Vraag uiterlijk twee weken vooraf naam, telefoonnummer, noodcontact, ervaringsniveau, dieetwensen en bij huur ook schoenmaat, lengte en gewicht. Controleer een week vooraf of alle gegevens compleet zijn.
Wanneer controleer je het weer voor een ski- of snowboarddag?: Doe een eerste controle vijf tot zeven dagen vooraf voor de planning en een definitieve controle 24 uur voor vertrek. Kijk dan ook naar verkeersomstandigheden en mogelijke sneeuwkettingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.