Een skatetocht organiseren zonder verrassingen

Bij een skatetocht begint de organisatie niet met de uitnodiging, maar met een route die veilig en uitvoerbaar is. Leg eerst afstand, start en finish vast en regel daarna toestemmingen, routecontrole en verkeersbegeleiding. Pas als die basis staat, verwerk je aanmeldingen en deel je vrijwilligers in. Op de dag zelf bepalen duidelijke routeborden, een goed ingericht reparatiepunt en een afgescheiden start- en finishgebied of deelnemers soepel kunnen rijden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Benodigde toestemmingen aanvragen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Route meerdere keren controleren
3 personen
8
Verkeersknelpunten in kaart brengen
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
10
Routeposten toewijzen
2 personen
11
Deelnemerslijst bijwerken
12
Weersverwachting controleren
13
Routekaarten en deelnemersnummers printen
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen verzamelen
3 personen
16
Routeborden voorbereiden
2 personen
17
Eten en drinken koelen
2 personen
18
Startgebied afzetten
3 personen
19
Finishgebied afzetten
3 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Inschrijftafel inrichten
2 personen
23
Routeborden plaatsen
4 personen
24
Routeposten bemannen
8 personen
25
Reparatiepunt inrichten
2 personen
26
Drank- en eetpunt inrichten
3 personen
27
Geluidsinstallatie testen
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Aanmeldingen controleren
3 personen
31
Deelnemersnummers uitdelen
2 personen
32
Skates en bescherming controleren
3 personen
33
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
34
Skategroepen laten vertrekken
4 personen
35
Routeposten bemannen
8 personen
36
Tussenstop verzorgen
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes en fruit serveren
3 personen
39
Reparaties uitvoeren
2 personen
40
Achterblijvers begeleiden
2 personen
41
Finishers registreren
2 personen
42
Muziek en omroep verzorgen
43
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
44
Afsluiting aankondigen

Nazorg

45
Routeborden ophalen
4 personen
46
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
47
Afval verzamelen
4 personen
48
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
49
Locatie schoon opleveren
3 personen
50
Materialen terugbrengen
2 personen
51
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
52
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 20
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 30
Afzethekkenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 15
Reservehelmenaantal 4
Pols- en kniebeschermersaantal 6
Skategereedschapsetsaantal 3
Luchtpompenaantal 3
Reservewielenaantal 12
Reserve kogellagersaantal 12
Remblokkenaantal 6
Verbindingskabelsaantal 6
Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 20
Start- en finishlintaantal 2
Drinkrugzakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Megafoon
Verlengkabelsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Waarschuwingslintaantal 4

Administratie

Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 20
Deelnemersnummersaantal 80
Polsbandjesaantal 80
Routekaartenaantal 80
Waterbestendige stiftenaantal 6

Schoonmaak

Handvegersaantal 3
Emmersaantal 3
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route meerdere keren, ook op het tijdstip waarop de tocht plaatsvindt. Noteer verkeersknelpunten, smalle passages en plekken waar een vrijwilliger met een reflecterend hesje nodig is.
Reserveer start- en finishlocatie en vraag benodigde toestemmingen vroeg aan. Plan hiervoor minimaal enkele weken vóór de tocht, zodat een aangepaste route nog mogelijk is.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk een paar dagen vooraf definitief. Gebruik die voor deelnemersnummers, routekaarten, dieetwensen en de indeling van routeposten en vrijwilligers.
Richt het reparatiepunt in vóór de eerste deelnemer arriveert. Leg skategereedschapsets, luchtpompen, reservewielen, kogellagers en remblokken samen op één goed bereikbare tafel.
Koel eten en drinken op tijd en zet bij start en finish herbruikbare bekers en afvalbakken klaar. Reken per deelnemer op een eigen drinkmoment onderweg en houd extra voorraad achter de hand bij warm weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een skatetocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, locaties en toestemmingen. Verstuur daarna de uitnodigingen en reserveer de laatste week voor routecontrole, materialen en vrijwilligersindeling.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een skatetocht?: Plan minimaal één vrijwilliger per routepost en voeg mensen toe voor inschrijving, start, finish en het reparatiepunt. Bij kruisingen of drukke verkeerspunten kan één extra begeleider per locatie nodig zijn.
Hoeveel drank moet ik voorzien tijdens een skatetocht?: Voorzie minstens één drinkmoment per deelnemer onderweg en water bij start en finish. Bij warm weer is extra voorraad nodig; controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en koel de drank op tijd.
Wanneer controleer je de route van een skatetocht?: Controleer de route minstens twee keer vóór de tocht en nog één keer kort voor de start. Kijk daarbij specifiek naar wegwerkzaamheden, gladde ondergrond, verkeersknelpunten en de zichtbaarheid van routepijlen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.