Skatekamp organiseren: checklist voor een veilige en soepele dag

Een skatekamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een skatepark en skateboards regelen. Je moet deelnemers begrenzen, toestemmingsformulieren verzamelen, begeleiders indelen en voor iedere deelnemer passend beschermingsmateriaal controleren. Plan daarnaast tijd voor onderhoud, reserveonderdelen, eten, vervoer en de inrichting van de skatezones. Met deze checklist werk je van reservering en inschrijving naar voorbereiding, opbouw en uitvoering, zonder dat veiligheids- of contactgegevens pas op de dag zelf worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Skatepark reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Skateboards inventariseren
2 personen
Beschermers controleren
2 personen
Skateboards onderhouden
2 personen
Reserveonderdelen klaarleggen
Programma en huisregels drukken
Naamstickers voorbereiden
2 personen
Prijzen en certificaten voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Eten gekoeld opslaan
2 personen
Skatemateriaal vervoeren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Tenten opzetten
4 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Skatezones afzetten
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunch en snacks klaarzetten
3 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Helmen en beschermers uitgeven
3 personen
Huisregels en veiligheid uitleggen
2 personen
Skateclinic beginners begeleiden
4 personen
Skateclinic gevorderden begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
2 personen
Materiaal tussentijds controleren
2 personen
Vrij skaten begeleiden
4 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
4 personen
Skatewedstrijd begeleiden
5 personen
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
Beschermers en skateboards innemen
3 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Skatepark schoonmaken
4 personen
Materiaal terugbrengen
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Beschadigd materiaal apart leggen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Locatie en sanitair schoonmaken
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Partytentenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Koelboxenaantal 4

Sportmateriaal

Skateboardsaantal 25
Skatehelmenaantal 40
Kniebeschermersaantal 40
Elleboogbeschermersaantal 40
Polsbeschermersaantal 40
Pionnenaantal 20
Skaterampsaantal 2
Grindrailsaantal 2
Skatewaxaantal 4
Skatetoolsetsaantal 4
Reservewielenaantal 20
Reserve lagersaantal 40
Antislipmattenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Skatekampbannersaantal 3
Naamkaartjesaantal 50
Watervaste stiftenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemerslimiet vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weet je hoeveel skateboards, helmen, beschermers en begeleiders je maximaal moet organiseren en voorkom je overinschrijving.
Verzamel toestemmingsformulieren, dieetwensen en contactgegevens uiterlijk enkele dagen voor het skatekamp. Controleer de lijst opnieuw bij de aanmeldtafel, zodat ontbrekende informatie niet tussen de activiteiten door moet worden opgelost.
Controleer skateboards en beschermers vóór het kamp en leg reservewielen, reserve lagers en skatetoolsets apart. Een klein onderhoudsprobleem kost tijdens een oefenronde meer tijd dan een controle vooraf.
Test geluid, microfoon en verlengkabels vóór de deelnemers arriveren. Spreek het programma en de huisregels bij de start kort door en gebruik naamstickers om deelnemers en begeleiders snel uit elkaar te houden.
Plan de opbouw met aparte zones voor aanmelden, skaten, eten en rusten. Zet tenten, tafels, stoelen, afvalbakken en antislipmatten eerst klaar; controleer daarna pas ramps, rails en pionnen op een veilige plaatsing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een skatekamp organiseren?: Reserveer het skatepark en leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen uiterlijk 1 week voor het skatekamp, zodat je materiaal en begeleiding kunt verdelen.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een skatekamp?: Gebruik als praktische startregel 1 begeleider per 8 tot 10 deelnemers, afhankelijk van leeftijd, niveau en de indeling van het skatepark. Deel de begeleiders vóór de start over de skatezones en houd minimaal één persoon vrij voor aanmelden, materiaal of EHBO.
Wanneer moet ik skateboards en beschermers controleren?: Doe een eerste inventarisatie 1 tot 2 weken vooraf en een tweede controle op de dag vóór het skatekamp. Controleer per skateboard de wielen, lagers en bevestigingen en pas helmen, knie-, elleboog- en polsbeschermers per deelnemer.
Hoeveel eten en drinken moet ik voorzien voor een skatekamp?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan daarna ongeveer 1 drankje per uur, afhankelijk van inspanning en temperatuur. Koop eten op basis van het definitieve aantal deelnemers plus een kleine marge en houd gekoelde producten tot gebruik in koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.