Checklist voor een shorttrackwedstrijd organiseren

Een shorttrackwedstrijd vraagt om meer dan een ijsbaan en een wedstrijdschema. Je moet inschrijvingen, deelnemers, officials, tijdmeting en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Plan daarnaast de informatie voor rijders, de entree, catering en de prijsuitreiking. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, van reservering en aanmeldingen tot het openen van de locatie en het verwerken van de uitslagen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Wedstrijdinformatie publiceren
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reservering ijsbaan bevestigen
Scheidsrechters bevestigen
Tijdwaarnemers indelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Startlijsten opstellen
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Uitslagenformulieren afdrukken
Medaillewinnaars voorbereiden
Boodschappen bestellen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Koelers vullen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Wedstrijdlocatie openen
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Uitslagenbord plaatsen
2 personen
Timingapparatuur installeren
3 personen
Start- en finishzone markeren
3 personen
Bochten afzetten
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Transponders uitdelen
2 personen
Rijders naar kleedkamers wijzen
2 personen
Jurybriefing uitvoeren
4 personen
Rijdersbriefing uitvoeren
3 personen
Opening aankondigen
2 personen
Kwalificatieritten begeleiden
8 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Publiek informeren
2 personen
IJs opnieuw laten dweilen
3 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finaleritten begeleiden
8 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
Einduitslagen publiceren
2 personen
Transponders innemen
2 personen
Startnummers innemen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Timingapparatuur demonteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Spullen retourneren
2 personen
Uitslagen archiveren
Deelnemersresultaten mailen
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebalie
Jurytafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 80
Kleedkamerbankenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Sponsorbordenaantal 12
Kunststof blokkenaantal 60
Startnummersaantal 100
Transpondersaantal 80
Reserve schaatsenaantal 4
Scheidsrechtersfluitjesaantal 6
Rode vlaggenaantal 6
Gele vlaggenaantal 6
Uitslagenbord
Whiteboardsaantal 3
Stiftenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
IJszakkenaantal 20
Reddingsdekensaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 15
Plakband voor sportvloeraantal 12

Apparatuur

Elektronische tijdmeting
Reserve stopwatchaantal 4
Laptopaantal 3
Printersaantal 2
Portofoonsaantal 10
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 4
Powerbanksaantal 6
USB-sticksaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 10
Koffielepelsaantal 80
Tangen en opscheplepelsaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Uitgiftebakkenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermosbekers voor juryaantal 20
Koelplatenaantal 8

Decoratie

Baniersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 20
Medailleplateausaantal 3
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekhoudersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 12
Vloertrekkersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de ijsbaan, scheidsrechters en tijdwaarnemers voordat je aanmeldingen opent. Zo weet je hoeveel heats en deelnemers je verantwoord kunt plannen.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Verwerk de aanmeldingen vooraf, controleer dieetwensen en stuur deelnemers een bevestiging met programma en praktische informatie.
Test elektronische tijdmeting, laptop, printers, microfoon en luidsprekers uiterlijk één dag vooraf. Leg ook een reserve stopwatch, verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Maak naast het wedstrijdschema ook startlijsten, uitslagenformulieren en een zichtbaar uitslagenbord klaar. Print reserve-exemplaren, zodat een printerstoring de wedstrijd niet stillegt.
Plan de opbouw met aparte plekken voor entree, jury, catering en deelnemers. Vul koelers en oplaadstations vóór de eerste rit en wijs per zone een vrijwilliger aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een shorttrackwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de ijsbaan, officials en inschrijvingen. Plan de definitieve startlijsten en het wedstrijdschema in de laatste week.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een shorttrackwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd. Dan heb je tijd om deelnemers te bevestigen, dieetwensen te verzamelen en startlijsten en programma's af te drukken.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een shorttrackwedstrijd?: Reserveer minimaal 2 uur voor de locatie, entreebalie, jurytafels, catering en apparatuur. Test tijdmeting en geluid vóór de eerste deelnemers binnenkomen.
Wat moet ik klaarleggen voor de tijdmeting bij shorttrack?: Leg elektronische tijdmeting, een laptop, printers en een reserve stopwatch klaar. Controleer alle aansluitingen uiterlijk één dag eerder en neem reserve stroomvoorziening mee naar de baan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.