Checklist pour organiser une compétition de short-track
Une compétition de short-track demande une coordination précise entre la patinoire, les participants, les arbitres et les bénévoles. Cette checklist de 67 tâches et 71 équipements suit l’organisation dans l’ordre, des inscriptions à l’ouverture du site. Elle couvre notamment le planning des matchs, les listes de départ, le chronométrage, les résultats, l’accueil et le buffet. Utilise-la pour repérer les oublis fréquents avant que les premiers patineurs arrivent.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations du match
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la réservation de la patinoire
Confirmer les arbitres
Répartir les chronométreurs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Établir les listes de départ
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Imprimer les feuilles de résultats
Préparer les médaillés
Commander les courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Tester le matériel sonore
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Ouvrir le site de la compétition
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le tableau des résultats
2 personnes
Installer le matériel de chronométrage
3 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
Balisage des virages
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Distribuer les transpondeurs
2 personnes
Orienter les coureurs vers les vestiaires
2 personnes
Faire le briefing du jury
4 personnes
Faire le briefing des chauffeurs
3 personnes
Annoncer l'ouverture
2 personnes
Encadrer les manches de qualification
8 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Remettre la glace à la serpillière
3 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Encadrer les manches finales
8 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Publier les résultats finaux
2 personnes
Récupérer les transpondeurs
2 personnes
Collecter les numéros de départ
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
Démonter le catering
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter l'équipement de chronométrage
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les articles
2 personnes
Archiver les résultats
Envoyer les résultats des participants par mail
Vérifier les factures
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Bureau d’information
- Tables du juryqté 3
- Tables de buffetqté 4
- Chaises pliantesqté 80
- Bancs de vestiaireqté 12
- Poubellesqté 8
Matériel de sport
- Cônesqté 30
- Panneaux de sponsorqté 12
- Blocs en plastiqueqté 60
- Numéros de départqté 100
- Transpondeursqté 80
- Patins de réserveqté 4
- Sifflets d’arbitreqté 6
- Drapeaux rougesqté 6
- Drapeaux jaunesqté 6
- Tableau des résultats
- Tableaux blancsqté 3
- Marqueursqté 12
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Sacs de glaceqté 20
- Couvertures de survieqté 12
- Gilets de sécuritéqté 15
- Ruban adhésif pour sol sportifqté 12
Équipement
- Chronométrage électronique
- Chronomètre de réserveqté 4
- Ordinateur portableqté 3
- Imprimantesqté 2
- Talkies-walkiesqté 10
- Microphoneqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Stations de rechargeqté 4
- Batteries externesqté 6
- Clés USBqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 20
- Pichets de serviceqté 10
- Cuillères à caféqté 80
- Pinces et cuillères de serviceqté 16
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Bacs de distributionqté 8
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Gobelets thermos pour le juryqté 20
- Plaques de refroidissementqté 8
Décoration
- Bannièresqté 6
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Nappesqté 8
- Porte-nomsqté 20
- Plateaux pour médaillesqté 3
- Décoration de tableqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
Nettoyage
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Balais à mainqté 4
- Balayette et pelleqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Porte-essuie-tout en papierqté 6
- Chiffons microfibresqté 20
- Gants en caoutchoucqté 12
- Raclettes de solqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires, confirmer les participants et établir les listes de départ. Prévois un délai de plusieurs jours avant l’impression du programme.
- Confirme la patinoire, les arbitres et les bénévoles séparément. Le jour de la compétition, répartis clairement les chronométreurs et donne aux équipes des talkies-walkies ou un autre moyen de communication.
- Teste le chronométrage électronique, l’ordinateur, les imprimantes, le microphone et les haut-parleurs avant l’ouverture. Garde un chronomètre de réserve pour éviter qu’une panne bloque les courses.
- Prépare les documents en deux temps : les listes de départ et le programme avant l’accueil, puis les feuilles de résultats et le tableau des résultats pendant la compétition. Vérifie aussi les marqueurs et les tableaux blancs sur place.
- Ne laisse pas l’installation du buffet et le remplissage des glacières au dernier moment. Monte d’abord les tables, les chaises et le comptoir d’accueil, puis organise les boissons et la restauration avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de short-track ?
- Ouvre les inscriptions plusieurs semaines avant la compétition afin de laisser le temps aux participants de répondre. Fixe une date de clôture quelques jours avant l’événement pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et établir les listes de départ.
- Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de short-track ?
- Le nombre dépend du nombre de courses et de participants, mais prévois au minimum une répartition distincte pour l’accueil, le chronométrage, les arbitres, les résultats et la logistique. Finalise cette répartition au moins 3 à 5 jours avant la compétition.
- Que faut-il tester le jour avant une compétition de short-track ?
- Teste le chronométrage électronique, le chronomètre de réserve, l’ordinateur, les imprimantes, le microphone, les haut-parleurs et les talkies-walkies. Fais ce contrôle au plus tard la veille, avec les rallonges, multiprises et stations de recharge.
- Quand installer l’accueil et le buffet de la compétition ?
- Installe le comptoir d’accueil, les tables, les chaises et le buffet avant l’ouverture du site, idéalement 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Remplis ensuite les glacières et place les documents d’accueil à portée de main.
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