Hoe organiseer je een serenade?

Begin met de datum, locatie en muzikanten; die bepalen de rest van je serenade. Leg daarna het programma, de route en de gastenlijst vast, zodat iedereen weet waar en wanneer hij wordt verwacht. Regel dieetwensen en de reservering schriftelijk voordat je boodschappen doet. Op de dag zelf werk je van praktisch naar sfeervol: locatie openen, zitplaatsen en muziekplek inrichten, techniek testen, eten en drinken klaarzetten en gasten ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Muzikanten en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Reservering schriftelijk bevestigen
7
Weersverwachting controleren
8
Definitieve gastenlijst maken
9
Programma en route printen
10
Voorraad servies controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Instrumenten controleren
3 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Locatie openen en ventileren
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Tafels sfeervol aankleden
3 personen
18
Muziekplek inrichten
3 personen
19
Licht en kabels aansluiten
2 personen
20
Geluidsniveau testen
2 personen
21
Koffie- en drankpunt inrichten
2 personen
22
Hapjes en buffet klaarzetten
3 personen
23
Ontvangsttafel klaarzetten
24
Muzikanten instrueren
2 personen

Event

25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Programma uitdelen
2 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Serenade uitvoeren
6 personen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Buffet en dieetopties aanvullen
2 personen
32
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
33
Afvalbakken legen
34
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
36
Dranken en voedsel opruimen
2 personen
37
Meubilair afbreken
4 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Decoratie en techniek verwijderen
2 personen
41
Afval afvoeren
2 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 6
Garderoberek

Servies

Drinkglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 70
Gebakbordjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Muziekstandaardsaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Batterijladersaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 6
Programmastandaardsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakkenaantal 40
Schoonmaakdoekenaantal 10
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma en de route vóór je uitnodigingen verstuurt. Print beide uiterlijk op de dag zelf, zodat gasten en muzikanten niet afhankelijk zijn van een telefoonverbinding.
Test microfoon, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen voordat de eerste gast arriveert. Houd minstens 30 minuten vrij voor het oplossen van ruis, lege batterijen of een onhandige opstelling.
Controleer de weersverwachting vooraf en bepaal waar partytenten, tafels en stoelen komen te staan. Leg een binnenopstelling klaar als het programma buiten plaatsvindt.
Zet koffie, thee, water en andere dranken op één duidelijk punt en gebruik thermoskannen voor koffie. Zet gekoelde dranken pas kort voor ontvangst klaar, zodat ze koud blijven.
Maak de muziekplek eerst functioneel met standaards, stroom en verlichting en voeg daarna tafelkleden, bloemstukken en andere decoratie toe. Zo voorkom je dat kabels later over aangeklede tafels lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een serenade organiseren?: Leg locatie, datum en muzikanten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de definitieve gastenlijst ongeveer 1 week voor de serenade.
Hoeveel drank heb je nodig voor een serenade?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast koffie, thee en water, vooral als de serenade langer dan 2 uur duurt.
Wanneer zet je de muziek en geluidsinstallatie klaar?: Richt de muziekplek minimaal 60 minuten vóór ontvangst in. Test microfoon, speaker, kabels en geluidsniveau met de muzikanten, niet alleen met de apparatuur zonder publiek.
Wanneer zet je hapjes en buffet klaar bij een serenade?: Bereid snijwerk en houdbare hapjes eerder op de dag voor, maar zet gekoelde hapjes pas 15 tot 30 minuten voor ontvangst klaar. Zo blijft het buffet vers en staat het niet onnodig lang buiten de koeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.