Zo organiseer je een seniorendansavond

Begin met de datum, zaal en dansvloer; die bepalen hoeveel mensen je kunt ontvangen en hoe je de avond indeelt. Leg daarna muziek, geluidsapparatuur en catering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel bij de aanmeldingen niet alleen dieetwensen, maar ook vervoersbehoeften en muziekverzoeken. In de laatste week werk je de plattegrond, tafelschikking en vrijwilligersindeling uit, zodat ontvangst, dansen, koffie en catering soepel op elkaar aansluiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Zaal en dansvloer reserveren
3
Muziek en geluidsapparatuur reserveren
4
Cateringafspraken vastleggen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen registreren
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vervoersbehoeften inventariseren
10
Aanmeldingen bevestigen
11
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
12
Dansnummers en verzoeken verzamelen
13
Plattegrond van de zaal maken
14
Tafelschikking bepalen
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
16
Draaiboek afdrukken
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Menukaarten afdrukken
19
Routebeschrijving versturen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
23
Verse producten koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Catering per tafel verdelen
2 personen
26
Zaal controleren
2 personen
27
Stoelen en tafels klaarzetten
4 personen
28
Dansvloer vrijmaken
3 personen
29
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
30
Microfoon testen
2 personen
31
Muziek afspeellijst testen
2 personen
32
Verlichting afstellen
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
37
Hapjes op schalen leggen
3 personen
38
Toiletten controleren
39
Vluchtroutes vrijhouden
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
41
Muziekstart klaarzetten

Event

42
Deuren en ontvangst openen
3 personen
43
Gasten registreren
3 personen
44
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
45
Gasten naar tafels begeleiden
2 personen
46
Welkomstwoord verzorgen
47
Muziekprogramma starten
48
Dansvloer begeleiden
2 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
53
Tafels tussentijds opruimen
2 personen
54
Pauzemuziek afspelen
55
Dansverzoeken verwerken
56
Toiletten tussentijds controleren
57
Rustige zitplaatsen bewaken
58
Laatste dansronde aankondigen
59
Afscheid van gasten begeleiden
3 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Voedselresten koelen
2 personen
66
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
67
Zaal schoonmaken
3 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Materialen terugbrengen
2 personen
70
Restanten opruimen
2 personen
71
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
72
Leveranciersmateriaal retourneren
2 personen
73
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 90
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Karaffenaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoon
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 100
Menukaartenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 10
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Keukenhanddoekenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal en dansvloer eerst en controleer of er genoeg ruimte blijft voor tafels, stoelen, buffettafels en een ontvangsttafel. Maak de plattegrond uiterlijk één week vooraf en test of looproutes vrij blijven.
Stuur de uitnodigingen zodra datum, locatie, muziek en catering zijn vastgelegd. Vraag direct om aanmelding, dieetwensen en vervoersbehoeften; sluit de inventarisatie bij voorkeur zeven dagen voor de avond.
Plan het muziekprogramma in blokken van ongeveer 30 tot 45 minuten en verzamel verzoeknummers vooraf. Test actieve speakers, mengpaneel, muziekspeler, microfoon en kabels minimaal één dag eerder in de zaal.
Maak per vrijwilliger een duidelijke taak voor ontvangst, garderobe, catering en techniek. Zet naamkaartjes, menukaarten en het afgedrukte draaiboek de dag ervoor klaar; dat voorkomt zoeken tijdens de opbouw.
Koel verse producten op tijd en verdeel hapjes en catering per tafel voordat de gasten binnenkomen. Reken voor koffie- en theeservice op voldoende kopjes, glazen, borden, bestek, karaffen en thermoskannen, zodat één vrijwilliger niet voortdurend hoeft bij te vullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een seniorendansavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, dansvloer, muziek en catering. Verstuur de uitnodigingen zodra die onderdelen vastliggen en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de avond.
Wat moet je vragen bij de aanmelding voor een seniorendansavond?: Vraag om naam, aanwezigheid, dieetwensen en vervoersbehoeften. Vraag ook naar muziekverzoeken en bevestig de aanmelding uiterlijk 1 week voor het evenement.
Hoe deel je een zaal in voor een seniorendansavond?: Houd de dansvloer vrij en plaats tafels, stoelen, buffet, ontvangst en garderobe eromheen. Maak de plattegrond uiterlijk 7 dagen vooraf en laat op de avond zelf brede, goed verlichte looproutes over.
Wanneer test je de muziek en geluidsapparatuur?: Test speakers, mengpaneel, draadloze microfoon, muziekspeler, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 1 dag vooraf in de zaal. Controleer opnieuw tijdens de opbouw, voordat de eerste gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.