Seminarreis organiseren: checklist en planning

Een seminarreis vraagt meer afstemming dan een gewone bijeenkomst: vervoer, overnachting, programma en techniek moeten op elkaar aansluiten. Begin met de deelnemerslijst en leg daarna de seminarruimte, reis en accommodatie vast. Verzamel dieetwensen en presentaties ruim vooraf, zodat je niet op de vertrekdag hoeft na te bellen. Controleer alle reserveringen opnieuw en werk met een duidelijk reisprogramma voor deelnemers en begeleiders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer reserveren
Seminarruimte reserveren
Overnachting reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Reisprogramma versturen
Deelnemersgegevens controleren
Reserveringen bevestigen
Presentaties verzamelen
Naambadges maken
Seminarmappen samenstellen
2 personen
Deelnemers informeren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Reisdocumenten printen

Event

Vertrekpunt klaarzetten
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Bagage verzamelen
2 personen
Deelnemers naar locatie begeleiden
2 personen
Seminarruimte inrichten
3 personen
Ontvangstkoffie klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Seminar openen
Presentaties begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Vragenronde begeleiden
Dinerbuffet opstellen
3 personen
Diner serveren
3 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Seminar afsluiten
Deelnemers naar verblijf begeleiden
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Seminarruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Reis naar vertrekpunt begeleiden
2 personen
Geleende materialen retourneren
Onkostenbonnen verzamelen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Registratietafel

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Draagbare speakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 50
Herbruikbare drinkglazenaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Seminarmappenaantal 50
Notitieblokkenaantal 50
Balpennenaantal 60
Flip-over
Flip-overvellenaantal 2
Markeerstiftenaantal 6
Pijlbordjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 8
Bezem
Blik en veger
Toilettas voor reisbenodigdhedenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de basisreserveringen minimaal 8 tot 12 weken vooraf: vervoer, seminarruimte en overnachting bepalen samen de rest van het programma.
Sluit de deelnemersadministratie uiterlijk 2 weken voor vertrek af. Controleer namen, contactgegevens, dieetwensen en eventuele vervoersbehoeften voordat je reserveringen bevestigt.
Vraag presentaties en andere bestanden uiterlijk 5 werkdagen voor het seminar op. Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoon en speaker daarna samen op locatie.
Maak registratie klaar voor de eerste 30 minuten na aankomst. Leg naambadges, badgehouders, seminarmappen, notitieblokken en balpennen per deelnemer klaar bij de registratietafel.
Stuur het reisprogramma uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld vertrekpunt, vertrektijd, vervoersinformatie, overnachtingsadres, contactpersonen en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een seminarreis organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met deelnemersaantallen, vervoer, seminarruimte en overnachting. Reserveer eerder als de groep groot is of meerdere kamers nodig heeft.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een seminarreis definitief maken?: Maak de lijst uiterlijk 2 weken voor vertrek definitief. Gebruik die versie om namen, dieetwensen, vervoer, overnachtingen, badges en seminarmappen te controleren.
Wanneer moet ik de techniek voor een seminar testen?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 werkdag vooraf en nogmaals bij het inrichten van de seminarruimte. Controleer vooral stroomvoorziening, HDMI-aansluiting, geluid, presentatieklikker en een reserveoplossing zoals powerbanks.
Wanneer stuur ik het reisprogramma naar deelnemers?: Stuur het definitieve reisprogramma uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Stuur een update binnen 24 uur zodra een vertrektijd, reservering of locatie verandert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.