Seminar organiseren: checklist van planning tot afsluiting

Een seminar staat of valt met een strak programma, bevestigde sprekers en techniek die vóór de ontvangst is getest. Begin met de datum en inhoud, regel daarna uitnodigingen en aanmeldingen en werk in de laatste week alle deelnemersinformatie af. Vergeet niet om dieetwensen, presentaties en routebeschrijving apart op te volgen. Op de dag zelf heb je naast beamer en microfoons ook een registratietafel, naamkaartjes, hand-outs en voldoende servies nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Seminardatum vastleggen
Programma opstellen
2 personen
Sprekers benaderen
Sprekers bevestigen
Presentatietitels verzamelen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Deelnemerslijst printen
Naamkaartjes maken
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Programma afdrukken
Hand-outs afdrukken
2 personen
Catering bestellen
Dranken inkopen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Sprekersinformatie versturen
Routebeschrijving versturen
Technische benodigdheden testen
2 personen
Microfoons opladen
Presentaties back-uppen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumtafel plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Microfoons testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Seminar openen
Sprekers begeleiden
Presentaties bedienen
Tijd per sessie bewaken
Vragen uit de zaal begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
Hand-outs uitdelen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden aanwijzen
Servies verzamelen
2 personen
Netwerkpauze begeleiden
2 personen
Avondsessie starten
Afsluitende vragen begeleiden
Seminar afsluiten
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Presentaties veilig opslaan
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair afbreken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Buffet opruimen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Apparatuur retourneren
Restanten opslaan
Deelnemers bedanken
Sprekers bedanken
Presentatiemateriaal delen
Aanwezigheidslijst archiveren
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 10
Podiumtafel
Registratietafel
Sprekersstoelenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Presentatieklikker
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
HDMI-kabelsaantal 2
USB-sticksaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkleedjesaantal 10
Naambordjesaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Pennenaantal 70
Notitieblokkenaantal 60
Plakbandaantal 3
Schaaraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de seminardatum en het programma eerst vast. Benader sprekers daarna direct en vraag om bevestiging, presentatietitel en definitieve presentatie; zo kun je uitnodigingen maken zonder later opnieuw te moeten drukken.
Open het aanmeldformulier zodra programma en sprekers grotendeels rond zijn. Vraag daar meteen dieetwensen uit en sluit de inschrijving op een vast moment, bijvoorbeeld 3 dagen voor het seminar, zodat cateringhoeveelheden nog controleerbaar zijn.
Plan de deelnemerscommunicatie in twee momenten: stuur de uitnodiging bij de start van de inschrijving en een herinnering enkele dagen vooraf. Voeg routebeschrijving, aanvangstijd en praktische informatie voor sprekers toe.
Test technische benodigdheden uiterlijk de dag ervoor met de gebruikte laptop, beamer, HDMI-kabels en presentatieklikker. Laad draadloze microfoons op en leg een USB-stick met alle presentaties klaar als reserve.
Richt de ontvangst in vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Zet registratietafel, deelnemerslijst, naamkaartjes en programma's klaar en controleer daarna koffie, water, glazen, kopjes en hand-outs per zaalopstelling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een seminar organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en sprekers. Open de inschrijving zodra de hoofdonderdelen vaststaan en reserveer de laatste week voor bevestigingen, presentaties en techniek.
Wanneer moet ik de catering voor een seminar bestellen?: Vraag dieetwensen uit tijdens de inschrijving en bevestig de aantallen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor het seminar. Controleer daarna nog één keer de definitieve deelnemerslijst en de benodigde hoeveelheden dranken en servies.
Wanneer moet ik presentaties en hand-outs aanleveren?: Vraag presentaties uiterlijk 5 werkdagen vooraf op en controleer ze uiterlijk 2 werkdagen voor de bijeenkomst. Print hand-outs pas na die controle, zodat je geen verouderde versies uitdeelt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek voor een seminar te testen?: Plan minimaal 60 minuten vóór de ontvangst voor een volledige test. Controleer beeld, geluid, microfoons, kabels en de presentatie op de gebruikte laptop; laad microfoons bovendien de avond ervoor op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.