Boodschappenlijst voor een scoutinggroep open dag

Een open dag van een scoutinggroep vraagt om meer dan koffie en limonade. Bezoekers lopen tussen activiteitenstations, wachten bij de ontvangstbalie en blijven soms langer dan gepland. Zorg daarom voor praktische voorzieningen op het terrein: schaduw, zitplaatsen, gekoelde drank, afvalbakken en duidelijke verlichting. Gebruik deze boodschappenlijst als controle voordat je inkopen doet en materialen uit de opslag haalt. Zo voorkom je dat je op de ochtend zelf nog bekers, verlengkabels of spullen voor de speurtocht moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Infopostersaantal 10

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Touwtrektouw
Pionnenaantal 30
Kompassetsaantal 10
Knutseltafelkledenaantal 6
Schaarsetsaantal 10
Kleurstiftenaantal 10
Touwrollenaantal 4
Houten stokkenaantal 30
Papieren speurtochtkaartenaantal 80

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee - 2 dozen
- Suiker - 1 kilogram
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Spa Blauw - 10 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Limonadesiroop - 2 flessen
- IJsblokjes - 8 zakken
- Brood - 12 broden
- Mini pistolets - 100 stuks
- Volkorenbrood - 4 broden
- Roomboter - 4 pakken
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Belegen kaas - 2 kilogram
- Achterham - 2 kilogram
- Kipfilet beleg - 1 kilogram
- Hummus - 6 bakjes
- Jam - 4 potten
- Pindakaas - 3 potten
- Komkommer - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Druiven - 4 kilogram
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Salsasaus - 4 potten
- Koekjes - 8 pakken
- Mueslirepen - 60 stuks
- Cupcakes - 80 stuks
- Vegetarische wraps - 40 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 bus
- Kruidenmix - 3 zakjes
- Olijfolie - 2 flessen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Papieren servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 10 stuks
- Nitrilhandschoenen - 2 dozen

Tips

Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en zet extra water klaar bij de activiteitenstations. Gebruik koelboxen voor koude drank en waterkannen voor bijvullen.
Plan per 10 bezoekers ongeveer 1 zitplaats, maar zet bij de ontvangstbalie en eetplek extra klapstoelen klaar voor ouders en begeleiders. Voorzie ook minstens 1 buffettafel voor hapjes en drank.
Neem per stroompunt 1 verlengkabel en 1 stekkerdoos mee en test ze vóór het opbouwen. Leg kabels buiten looproutes of dek ze af, zodat bezoekers er niet over struikelen.
Hang vlaggenlijnen en ballonnen bij de ingang en gebruik ledlampen of lichtslingers zodra de open dag tegen de avond doorloopt. Controleer de verlichting uiterlijk 2 uur voor bezoekers arriveren.
Zet bij elk activiteitenstation een afvalbak en plaats minstens 1 extra bak bij de eetplek en 1 bij de ontvangstbalie. Neem herbruikbare bekers, borden en bestek ruim mee; reken op 2 bekers per persoon als afwas tussendoor niet lukt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bekers heb ik nodig voor een scoutinggroep open dag?: Reken op 2 herbruikbare bekers per bezoeker wanneer je tussendoor niet afwast. Bij 50 bezoekers zijn dat dus minimaal 100 bekers, plus ongeveer 10 procent reserve.
Hoeveel partytenten zijn nodig voor een scouting open dag?: Zorg voor overdekte ruimte bij de ontvangst, hapjes en minstens één rustplek. Meet vooraf de beschikbare tenten; plan per tent ongeveer 10 tot 15 zittende bezoekers, afhankelijk van tafels en activiteiten.
Wanneer moet ik drank en hapjes inkopen voor de open dag?: Doe de houdbare boodschappen 3 tot 5 dagen vooraf en haal gekoelde drank en verse hapjes uiterlijk 1 dag tevoren. Zet de dranken op de dag zelf minstens 2 uur voor aanvang koud.
Wat moet ik meenemen voor de activiteitenstations?: Neem per station de gereserveerde materialen, een tafel, afvalbak en indien nodig stroom mee. Controleer alle activiteitenmaterialen uiterlijk 1 dag vooraf en zet de stations minimaal 1 uur voor opening op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.