Que prévoir pour une journée portes ouvertes du groupe scout ?

Une journée portes ouvertes scoute demande plus que des boissons et quelques activités. Il faut prévoir un accueil identifiable, du matériel pour servir les collations, des rallonges et de l’éclairage, ainsi que des équipements pour installer les stands et protéger les visiteurs de la météo. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à sortir du stockage avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi une marge pour les inscriptions de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 50
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 2

Équipement

Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Affiches d’informationqté 10

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Corde de tir à la corde
Cônesqté 30
Sets de boussolesqté 10
Nappes pour table de bricolageqté 6
Jeux de ciseauxqté 10
Feutres de couleurqté 10
Rouleaux de cordeqté 4
Bâtons en boisqté 30
Cartes papier de chasse au trésorqté 80

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilogramme
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Sirop de limonade - 2 bouteilles
- Glaçons - 8 sacs
- Pain - 12 pains
- Mini pistolets - 100 pièces
- Pain complet - 4 pains
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 1 kilogramme
- Houmous - 6 barquettes
- Confiture - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Sauce salsa - 4 pots
- Biscuits - 8 paquets
- Barres de céréales - 60 pièces
- Cupcakes - 80 pièces
- Wraps végétariens - 40 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Mélange d’épices - 3 sachets
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Éponges - 10 pièces
- Gants en nitrile - 2 boîtes

Conseils

Pour les boissons, prévoyez environ 2 à 3 verres par visiteur pendant la première heure, puis ajustez selon la durée de la journée. Gardez une partie des bouteilles et des carafes au frais dans plusieurs glacières.
Comptez une assiette, une fourchette, un couteau et un gobelet réutilisable par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Les tasses à café et les cuillères sont souvent oubliées lorsque les boissons chaudes sont préparées séparément.
Regroupez les rallonges, multiprises, bouilloires, haut-parleurs et microphone dans une caisse dédiée au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez la longueur des câbles et testez chaque appareil sur place avant l’arrivée des visiteurs.
Prévoyez une table d’inscription avec des chaises, des stylos et un emplacement visible dès l’entrée. Installez les tentes de réception et les tables au moins 60 minutes avant le début pour garder du temps pour sécuriser le site.
Pour la décoration et l’éclairage, préparez les guirlandes de fanions, ballons, guirlandes lumineuses et lampes LED la veille. N’attendez pas le matin même pour vérifier les fixations, les piles et les prises disponibles.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il pour une journée portes ouvertes scoute ?: Prévoyez un gobelet réutilisable par visiteur attendu, plus une réserve de 10 à 15 %. Pour 80 visiteurs, préparez donc 88 à 92 gobelets afin de couvrir les pertes et les inscriptions imprévues.
Que faut-il prévoir pour le stand d’accueil ?: Installez une table d’inscription, des chaises, des stylos et un affichage du programme. Le stand doit être prêt au moins 30 minutes avant l’ouverture et rester visible depuis l’entrée.
Combien de temps faut-il pour installer les tentes et les tables ?: À quatre bénévoles, comptez environ 60 à 90 minutes pour monter les tentes, placer les tables et les chaises, puis installer les stands d’activités. Ajoutez 30 minutes pour le contrôle et la sécurisation du site.
Que ne faut-il pas oublier pour les boissons chaudes ?: Prévoyez des tasses, cuillères, thermos, bouilloires, carafes d’eau et multiprises adaptées. Faites un essai électrique au moins la veille et mettez les boissons chaudes en préparation 20 à 30 minutes avant l’accueil.

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