Checklist voor een goed georganiseerd sciencefeest

Een sciencefeest valt of staat met een strak programma en veilige proefstations. Regel eerst datum, locatie en aanmeldingen, zodat je weet hoeveel tafels, stoelen en materialen nodig zijn. Verzamel dieetwensen op tijd en werk experimenten uit voordat je boodschappen doet of proefmaterialen afmeet. Op de dag zelf richt je de stations in, test je geluid en leg je veiligheidsmateriaal klaar. Met deze checklist houd je overzicht van voorbereiding tot ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Experimenten selecteren
2 personen
Experimentinstructies printen
Veiligheidsregels voorbereiden
2 personen
Proefstations indelen
2 personen
Reserveringen maken
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Proefmaterialen afmeten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Proefstations inrichten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Muziek en verlichting instellen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Proefstations begeleiden
6 personen
Materialen aanvullen
3 personen
Resultaten en vragen verzamelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval tussendoor verwijderen
2 personen
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Taart aansnijden en serveren
3 personen
Laatste experimentronde begeleiden
4 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Proefmaterialen sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 65
Barkrukkenaantal 4
Tafelkleedhoezenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 12
Maatlepelsaantal 8
Mengkommenaantal 12
Pollepelsaantal 6
Keukenweegschaalaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Kookplatenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Prijslintjesaantal 12
Stopwatchesaantal 12
Keukenwekkersaantal 6
Zaklampenaantal 8

Wetenschap

Plastic maatcilindersaantal 12
Plastic reageerbuizenaantal 40
Reageerbuisrekjesaantal 8
Pipettenaantal 40
Vergrootglazenaantal 20
Plastic trechtersaantal 12
Digitale thermometersaantal 6
Beschermbrillenaantal 70
Herbruikbare schortenaantal 20
Plastic proefbakkenaantal 20
Magnetenaantal 30
Plastic maatlepelsaantal 30

Decoratie

Thematische ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelnummersaantal 12
Naamstickersaantal 80
Pijlenstickersaantal 30
Wegwerpplacematsaantal 80

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledtafellampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-kit
Hittebestendige handschoenenaantal 6
Antislipmattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 15 tot 30 minuten en neem per experiment extra tijd op voor uitleg, opruimen en vragen. Zo loopt een proefstation niet meteen achter op het volgende onderdeel.
Maak uiterlijk één week vooraf een deelnemersaantal en controleer per experiment de benodigde plastic maatcilinders, reageerbuizen, rekjes en andere materialen. Tel op de dag ervoor alles nogmaals na.
Leg veiligheidsregels op papier klaar en wijs bij elk proefstation aan wie de uitleg geeft. Zet veiligheidsmateriaal vóór aankomst van de gasten zichtbaar en bereikbaar klaar.
Zet hapjes en drank apart van de proefstations neer en gebruik herbruikbare bekers, borden en kommetjes. Dranken kun je enkele uren vooraf koud zetten; bereid hapjes zo veel mogelijk op dezelfde dag.
Richt de aanmeldtafel minimaal 30 minuten voor aanvang in en test Bluetoothspeakers, stekkerdozen, verlengkabels, stopwatches en keukenwekkers voordat gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sciencefeest organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Gebruik de laatste week voor aanmeldingen, dieetwensen, reserveringen en het definitief maken van het programma.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een sciencefeest klaar te zetten?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, proefstations, versiering, hapjes en techniek. Plan daarnaast 30 minuten extra voor een laatste materiaal- en veiligheidscontrole.
Hoeveel experimenten plan je voor een sciencefeest?: Plan gemiddeld 3 tot 5 experimenten voor een programma van 2 tot 3 uur. Trek per experiment 15 tot 30 minuten uit en houd minstens 10 minuten over voor wisselen en opruimen.
Wanneer verzamel ik dieetwensen voor een sciencefeest?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie ongeveer 7 dagen vooraf. Controleer daarna je boodschappen en serveerschalen, zodat je aparte hapjes herkenbaar kunt neerzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.