Fête de la science : la checklist pour tout préparer

Une Fête de la science réussie repose sur un enchaînement précis : confirmer le lieu, inscrire les participants, préparer les expériences et sécuriser chaque station. Commence par le programme, puis vérifie le matériel scientifique et les équipements de salle avant le jour J. Les consignes imprimées, les besoins alimentaires et la table d’inscription sont souvent préparés trop tard. Cette checklist regroupe 45 tâches et 54 fournitures pour suivre l’organisation sans oublier les détails pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme et le planning
2 personnes
Sélectionner les expériences
2 personnes
Imprimer les consignes de l’expérience
Préparer les consignes de sécurité
2 personnes
Répartir les stations de dégustation
2 personnes
Faire les réservations
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mesurer le matériel d'essai
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les stands de dégustation
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Régler la musique et l’éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Présenter le programme
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
Encadrer les stations de dégustation
6 personnes
Réapprovisionner le matériel
3 personnes
Recueillir les résultats et les questions
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Évacuer les déchets entre-temps
2 personnes
Animer le programme de la pause
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Couper et servir le gâteau
3 personnes
Superviser la dernière série d’essais
4 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Trier les échantillons
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes au frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 65
Tabourets de barqté 4
Housses de nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 80
Petits bolsqté 40
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 12
Cuillères doseusesqté 8
Saladiersqté 12
Louchesqté 6
Balance de cuisineqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Plaques de cuissonqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Étiquettes de prixqté 12
Chronomètresqté 12
Minuteurs de cuisineqté 6
Lampes de pocheqté 8

Science

Éprouvettes en plastiqueqté 12
Tubes à essai en plastiqueqté 40
Portoirs à tubes à essaiqté 8
Pipettesqté 40
Loupesqté 20
Entonnoirs en plastiqueqté 12
Thermomètres numériquesqté 6
Lunettes de protectionqté 70
Tabliers réutilisablesqté 20
Bacs d’essai en plastiqueqté 20
Aimantsqté 30
Cuillères doseuses en plastiqueqté 30

Décoration

Ballons thématiquesqté 100
Guirlandesqté 8
Numéros de tableqté 12
Étiquettes nominativesqté 80
Autocollants flèchesqté 30
Sets de table jetablesqté 80

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gants résistants à la chaleurqté 6
Tapis antidérapantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant de sélectionner les expériences : prévois une durée par station et garde quelques minutes entre deux démonstrations pour les déplacements.
Imprime les consignes de chaque expérience et les règles de sécurité au moins 2 jours avant l’événement. Prépare un exemplaire par station, plus quelques copies de secours.
Teste les bouilloires, plaques de cuisson, haut-parleurs, multiprises et rallonges la veille. Une expérience peut être prête sur le papier tout en étant impossible à installer faute de prise ou de câble.
Mesure à l’avance les quantités nécessaires avec la balance, les verres et les cuillères doseuses. Cette vérification évite de manquer de composants ou de devoir improviser pendant les démonstrations.
Installe la table d’inscription avant l’arrivée du public et place le matériel de sécurité à portée de main. Accorde au moins 30 minutes à l’accueil, au contrôle des inscriptions et à la présentation des règles.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une Fête de la science ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Demande une réponse au plus tard 7 jours avant afin de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une Fête de la science ?: Prévois au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, les stations d’expériences, la signalétique et le matériel sonore. Ajoute 30 minutes le jour même pour tester les équipements et préparer l’accueil.
Quand préparer les consignes de sécurité des expériences ?: Rédige-les après avoir sélectionné les expériences, puis imprime-les au minimum 2 jours avant l’événement. Relis-les avec les personnes qui encadrent les stations avant l’ouverture au public.
Combien de boissons et d’en-cas prévoir par participant ?: Pour le premier hour, compte 2 à 3 boissons par personne, puis adapte selon la durée de la manifestation. Prépare les en-cas après avoir consolidé les inscriptions et les informations alimentaires, idéalement 1 à 2 jours avant.

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