Zo organiseer je een sciencefeest zonder chaos

Begin een sciencefeest niet met versiering, maar met de route die gasten door de experimenten volgen. Bevestig eerst datum en locatie, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en maak daarna een programma met vaste tijden. Kies proefjes die passen bij de beschikbare ruimte en richt per station alle materialen vooraf in. Zo voorkom je dat gasten wachten op maatbekers, waterkokers of uitleg terwijl het volgende onderdeel al had moeten starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma en tijdschema maken
2 personen
6
Experimenten selecteren
2 personen
7
Experimentinstructies printen
8
Veiligheidsregels voorbereiden
2 personen
9
Proefstations indelen
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Materialen controleren
2 personen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
4 personen
15
Proefmaterialen afmeten
3 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Proefstations inrichten
4 personen
18
Versiering ophangen
3 personen
19
Geluidsapparatuur testen
2 personen
20
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
21
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
22
Muziek en verlichting instellen
2 personen

Event

23
Gasten ontvangen
3 personen
24
Programma toelichten
25
Veiligheidsregels uitleggen
2 personen
26
Proefstations begeleiden
6 personen
27
Materialen aanvullen
3 personen
28
Resultaten en vragen verzamelen
2 personen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Afval tussendoor verwijderen
2 personen
32
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
33
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
34
Taart aansnijden en serveren
3 personen
35
Laatste experimentronde begeleiden
4 personen
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Proefmaterialen sorteren
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Ruimte schoonmaken
4 personen
41
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
42
Decoratie verwijderen
2 personen
43
Apparatuur opbergen
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Restanten gekoeld opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 65
Barkrukkenaantal 4
Tafelkleedhoezenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 12
Maatlepelsaantal 8
Mengkommenaantal 12
Pollepelsaantal 6
Keukenweegschaalaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Kookplatenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Prijslintjesaantal 12
Stopwatchesaantal 12
Keukenwekkersaantal 6
Zaklampenaantal 8

Wetenschap

Plastic maatcilindersaantal 12
Plastic reageerbuizenaantal 40
Reageerbuisrekjesaantal 8
Pipettenaantal 40
Vergrootglazenaantal 20
Plastic trechtersaantal 12
Digitale thermometersaantal 6
Beschermbrillenaantal 70
Herbruikbare schortenaantal 20
Plastic proefbakkenaantal 20
Magnetenaantal 30
Plastic maatlepelsaantal 30

Decoratie

Thematische ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelnummersaantal 12
Naamstickersaantal 80
Pijlenstickersaantal 30
Wegwerpplacematsaantal 80

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledtafellampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-kit
Hittebestendige handschoenenaantal 6
Antislipmattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per experiment 10 tot 15 minuten en houd 5 minuten wisseltijd over. Met vier proefstations duurt een ronde daardoor ongeveer 60 tot 80 minuten, exclusief ontvangst en pauze.
Richt elk proefstation compleet in voordat de gasten komen: plastic maatcilinders, reageerbuizen, rekjes en afgemeten proefmaterialen horen op dezelfde tafel. Controleer elk station één keer aan de hand van de geprinte instructie.
Leg veiligheidsregels uit vóór het eerste experiment en niet pas wanneer iemand begint. Zet veiligheidsmateriaal zichtbaar klaar en wijs vooraf aan waar zaklampen, stopwatches en keukenwekkers liggen.
Test waterkokers, kookplaten, Bluetoothspeakers en verlengkabels minstens 60 minuten vooraf. Verdeel apparaten over stekkerdozen en houd één vrije tafel beschikbaar voor morsen, afkoelen of onverwachte extra materialen.
Zet drankjes ten minste 2 uur voor aanvang koud en bereid hapjes vóór de proefstations worden ingericht. Gebruik herbruikbare bekers en serveerschalen, zodat je tijdens een experiment niet tegelijk glazen en materialen hoeft aan te vullen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel experimenten heb je nodig voor een sciencefeest?: Reken op 3 tot 5 experimenten voor een programma van ongeveer 2 uur. Geef elk proefstation 10 tot 15 minuten en plan 5 minuten wisseltijd, zodat uitleg en opruimen niet van de proeftijd afgaan.
Hoe lang van tevoren moet je uitnodigingen voor een sciencefeest versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vooraf. Vraag uiterlijk 7 dagen voor het feest om aanmeldingen en dieetwensen, zodat je boodschappen, proefmaterialen en tafelindeling kunt aanpassen.
Wanneer richt je de proefstations in?: Richt de stations 60 tot 90 minuten voor aanvang in. Zet kwetsbare of natte materialen pas in het laatste halfuur klaar, maar leg instructies, rekjes en maatcilinders eerder per tafel gegroepeerd neer.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor de voorbereiding van een sciencefeest?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voorbereiding op de dag zelf, naast het selecteren van experimenten en reserveringen vooraf. Houd de laatste 30 minuten vrij voor ontvangsttafel, veiligheidsmateriaal, muziek, verlichting en een volledige controle van alle stations.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.