Zo organiseer je een schrijfworkshop zonder last-minute stress

Begin met het doel en de duur van de schrijfworkshop, en reserveer daarna een locatie met genoeg tafels, stoelen en ruimte om te schrijven. Stel het programma samen voordat je werkbladen en oefeningen afdrukt, zodat elke opdracht bij de beschikbare tijd past. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en bevestigingen in één deelnemerslijst. Regel techniek en schrijfmateriaal uiterlijk enkele dagen vooraf; op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw, een duidelijke ontvangst en voldoende tijd voor de oefeningen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Bevestiging versturen
8
Werkbladen voorbereiden
2 personen
9
Schrijfoefeningen afdrukken
10
Presentatie controleren
11
Catering bestellen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materialen sorteren
2 personen
14
Locatie openen
15
Ruimte ventileren
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
2 personen
18
Schrijfmateriaal klaarleggen
2 personen
19
Techniek aansluiten
20
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
21
Naamkaartjes klaarleggen

Event

22
Deelnemers ontvangen
2 personen
23
Workshop introduceren
24
Schrijfoefening begeleiden
2 personen
25
Koffiepauze serveren
2 personen
26
Dranken bijvullen
27
Feedbackronde begeleiden
2 personen
28
Pauzehapjes serveren
2 personen
29
Avondopdracht uitleggen
30
Zelfstandig schrijven begeleiden
2 personen
31
Avondmaaltijd serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
33
Teksten bespreken
2 personen
34
Afsluitende schrijfopdracht geven
35
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Materialen verzamelen
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Afval verzamelen
39
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
40
Ruimte schoonmaken
2 personen
41
Techniek afkoppelen
42
Locatie afsluiten
43
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
45
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Tafellopersaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Schrijfmateriaal

Notitieboekenaantal 35
Balpennenaantal 50
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 35
Puntenslijpersaantal 10
Markeerstiftenaantal 20
Finelinersaantal 35
Kleurpotlodenaantal 10
Sticky notesaantal 12
Tekenpapieraantal 200
Enveloppenaantal 40
Naamkaartjesaantal 40
Mapjesaantal 35
Werkbladenaantal 120

Apparatuur

Laptop
Beamer
Beamerdoek
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelaantal 2
Presentatieklikker

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Servies

Mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opschealschalenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Waterkaraffenaantal 6
Serveerbladenaantal 4

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 8
Inspiratiekaartenaantal 40

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afwasborstelsaantal 3
Vuilniszakhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer of er per deelnemer een bruikbare schrijfplek is. Plan minstens 60 minuten voor openen, ventileren, tafels en stoelen opstellen en techniek aansluiten.
Maak het programma per blok en geef elke schrijfoefening een begin- en eindtijd. Houd voor een workshop van drie uur bijvoorbeeld ruimte voor twee oefenblokken en één koffiepauze van 15 minuten.
Tel schrijfmateriaal per deelnemer plus minstens 10 procent reserve: bij 20 deelnemers zijn dat 22 notitieboeken en voldoende balpennen, potloden en werkbladen. Leg materiaal per tafel klaar, zodat de ontvangst niet wordt opgehouden.
Test laptop, beamer, HDMI-kabel, presentatieklikker en speaker uiterlijk één dag vooraf op de locatie. Neem verlengkabels en stekkerdozen mee; die ontbreken vaak juist wanneer de opstelling verandert.
Verwerk dieetwensen zodra iemand zich aanmeldt en bestel catering niet pas op de workshopdag. Zet koffie, thee en water vóór ontvangst klaar en maak naamkaartjes op basis van de laatst bijgewerkte deelnemerslijst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een schrijfworkshop te organiseren?: Reken op minimaal 2 weken voor een kleine workshop en 3 tot 4 weken als je een locatie, catering en meerdere deelnemers regelt. Reserveer de laatste 2 dagen voor het controleren van de presentatie, het afdrukken van werkbladen en het sorteren van materialen.
Hoeveel schrijfmateriaal heb je nodig per deelnemer?: Voorzie per deelnemer minimaal één notitieboek, twee schrijfpennen en de benodigde werkbladen. Neem daarnaast ongeveer 10 procent reserve mee; voor 20 deelnemers leg je dus materiaal voor 22 personen klaar.
Hoe lang duurt een schrijfworkshop?: Een praktische schrijfworkshop duurt meestal 2,5 tot 3 uur, inclusief een koffiepauze van 15 minuten. Plan per schrijfoefening 20 tot 40 minuten en houd aan het begin en einde samen ongeveer 20 minuten vrij.
Wanneer moet je de techniek voor een schrijfworkshop testen?: Test de laptop, beamer, HDMI-kabel, speaker en presentatie uiterlijk één dag vooraf. Controleer op de locatie opnieuw of alles werkt voordat deelnemers arriveren; trek hiervoor minstens 30 minuten uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.