Checklist voor een schoolschaaktoernooi organiseren

Een schoolschaaktoernooi vraagt vooral om een strakke indeling en duidelijke communicatie. Leg eerst datum, locatie en toernooiformat vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en de wedstrijdplanning. Reserveer schaaktafels en controleer ruim op tijd of er genoeg borden, stukken, klokken en reserve-exemplaren zijn. In de laatste week werk je de deelnemerslijst bij, maak je leeftijdsindelingen en bereid je naambadges en wedstrijdkaarten voor. Deze checklist helpt je de 77 taken in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum bevestigen
Speellocatie vastleggen
Toernooiformat bepalen
2 personen
Prijscategorieën vaststellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Deelnemerslijst bijwerken
Schoolbegeleiders bevestigen
Schaaktafels reserveren
Catering reserveren
Prijzen bestellen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Indeling per leeftijd maken
2 personen
Arbiters instrueren
2 personen
Plattegrond maken
Informatiebericht versturen
Aanmeldingen sluiten
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Wedstrijdkaarten printen
Uitslagenformulieren printen
Bewegwijzering printen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en bekers controleren
Schaakmateriaal sorteren
2 personen
Draaiboek printen
Catering voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Schaakborden klaarleggen
3 personen
Schaakstukken klaarleggen
3 personen
Klokken instellen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Informatieborden ophangen
2 personen
Prijzentafel inrichten
Deelnemers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Startuitleg geven
2 personen
Eerste ronde begeleiden
4 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Tweede ronde begeleiden
4 personen
Derde ronde begeleiden
4 personen
Pauze aankondigen
Vierde ronde begeleiden
4 personen
Vijfde ronde begeleiden
4 personen
Kruisfinales begeleiden
4 personen
Finale begeleiden
4 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking presenteren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Schaakstukken verzamelen
3 personen
Schaakborden verzamelen
3 personen
Schaakklokken verzamelen
2 personen
Tafels afbreken
4 personen
Stoelen terugzetten
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen archiveren
Deelnemers bedanken
Prijslijst publiceren
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 20
Stoelenaantal 80
Ontvangsttafel
Prijzentafel

Sportmateriaal

Schaakbordenaantal 40
Schaakstukkenaantal 40
Schaakklokkenaantal 40
Reservebordenaantal 4
Reservestukkenaantal 4
Scoreblokkenaantal 80
Pennenaantal 100
Klembordenaantal 10
Bekersaantal 12
Medaillesaantal 20
Certificatenaantal 80
Wisselbeker
Prijzenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Luidspreker
Microfoon
Megafoon
Powerbanksaantal 3

Servies

Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Theelepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Serveertraysaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Startbord
Rondebordjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Naambadgehoudersaantal 80
Pijlbordenaantal 12
Plakbandaantal 6
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen op een vast moment, bij voorkeur minimaal 7 dagen voor het toernooi. Dan kun je de definitieve deelnemerslijst, leeftijdsindeling en het wedstrijdschema nog controleren en afdrukken.
Plan per leeftijdscategorie afzonderlijk en reserveer minstens 30 minuten voor ontvangst en uitleg. Zet de ontvangsttafel, prijzentafel en plattegrond klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Controleer het materiaal twee dagen vooraf: per speelbord heb je een bord, een complete set stukken, een schaakklok en scoremateriaal nodig. Leg daarnaast reserveborden, reservestukken, pennen en verlengsnoeren apart klaar.
Stuur het informatbericht uiterlijk 3 dagen voor het toernooi. Vermeld daarin de starttijd, eindtijd, speellocatie, indeling, regels, contactpersoon en eventuele dieetwensen voor de catering.
Instrueer arbiters en schoolbegeleiders uiterlijk 1 dag vooraf over het wedstrijdschema en de spelregels. Test laptop, printer, luidspreker en microfoon op locatie en laad powerbanks volledig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schoolschaaktoernooi organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie, format en uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het toernooi, zodat je de definitieve indeling en wedstrijdkaarten kunt maken.
Hoeveel schaakborden heb ik nodig voor een schoolschaaktoernooi?: Reken op één schaakbord per gelijktijdige partij en reserveer daarnaast minstens 2 reserveborden. Het benodigde aantal hangt af van het wedstrijdschema en het aantal deelnemers per ronde.
Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor een schoolschaaktoernooi?: Maak een voorlopig schema zodra het format en de leeftijdsgroepen vaststaan. Werk het definitieve schema uiterlijk 2 dagen voor de speeldag bij, nadat de aanmeldingen zijn gesloten.
Wat moet ik de deelnemers van een schoolschaaktoernooi sturen?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de start- en eindtijd, locatie, spelregels, leeftijdsindeling en praktische contactinformatie. Vermeld ook wanneer de aanmeldingen sluiten en hoe dieetwensen worden doorgegeven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.