Schoolpleinpicknick organiseren: checklist
Een schoolpleinpicknick vraagt vooral om goede afstemming: met school, ouders en de mensen die eten en materiaal regelen. Leg eerst het plein, de datum en de tijden vast en werk daarna naar de aanmeldingen toe. Gebruik die lijst om dieetwensen, allergieën, zitplaatsen en hoeveelheden te bepalen. Controleer de weersverwachting niet pas op de dag zelf en spreek vooraf af wat er met de binnenruimte gebeurt. Zo staan eten, tafels, kleden en activiteiten op tijd klaar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Schoolplein reserveren
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Allergieën inventariseren
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatieve binnenruimte controleren
2 personen
Meubilair en materialen tellen
2 personen
Ontbrekende materialen reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten controleren
2 personen
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Allergenenlabels maken
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Activiteitenmateriaal sorteren
2 personen
Picknickkleden wassen
2 personen
Fruit en groenten wassen
3 personen
Brood en beleg klaarzetten
3 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Dips en sauzen klaarzetten
2 personen
Vegetarische hapjes bereiden
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Picknickkleden uitleggen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Eten met labels voorzien
2 personen
Spelmaterialen klaarleggen
2 personen
Muziek en speaker testen
2 personen
Ingang en afvalpunten markeren
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Picknick uitleggen
Buffet openen
2 personen
Lunch en hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Spelactiviteiten begeleiden
4 personen
Kinderen bij spellen helpen
3 personen
Muziek verzorgen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Avondhapjes serveren
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Licht aanzetten
2 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Gasten informeren over einde
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Eten veilig opruimen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Picknickkleden verzamelen
3 personen
Schoolplein schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Materialen opbergen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten verwerken
2 personen
Wasgoed wassen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Biertafelsaantal 8
- Klaptafelsaantal 4
- Stoelenaantal 80
- Picknickkledenaantal 12
- Buffettafelsaantal 3
- Krukkenaantal 12
- Tafelkleedklemmenaantal 24
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbare kommenaantal 80
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
- Voedselbakken met dekselaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudfolieaantal 3
- Broodmandenaantal 6
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Oplaadbare batterijenaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 80
- Ballongewichtenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 100
- Tafeldecoratieaantal 12
- Menukaartenaantal 8
- Allergenenlabelsaantal 40
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
- Reservebatterijenaantal 24
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 3
- Frisbeesaantal 4
- Springtouwenaantal 6
- Kubbspel
- Badmintonsetsaantal 3
- Stoepkrijtaantal 6
- Bellenblaasaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Veger en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Rubberhandschoenenaantal 6
- Handgelhoudersaantal 4
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de reservering en datum minstens 4 weken vooraf. Houd daarna 2 vaste momenten aan: één voor het versturen van de uitnodigingen en één voor het sluiten en bevestigen van de aanmeldingen.
- Vraag dieetwensen en allergieën op hetzelfde moment als de aanmelding. Maak allergenenlabels en naamkaartjes uiterlijk 1 dag vooraf, zodat je op het plein niet meer hoeft te zoeken.
- Tel tafels, stoelen, kleden, bekers en serveermateriaal voordat je boodschappen doet. Reserveer ontbrekende spullen minimaal 1 week van tevoren; juist tafelkleedklemmen, opscheplepels en waterkannen worden snel vergeten.
- Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg partytenten, een alternatieve binnenruimte en koelboxen met koelelementen niet pas neer nadat het begint te regenen.
- Bereid vers fruit, groenten, salades, dips en brood zo kort mogelijk voor de start. Was en snijd gekoelde producten op de dag zelf, bewaar ze afgesloten en zet ze pas uit wanneer het buffet klaarstaat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schoolpleinpicknick organiseren?
- Begin 4 tot 6 weken vooraf met het reserveren van het schoolplein en het vastleggen van datum en tijden. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de picknick.
- Hoeveel eten moet ik regelen voor een schoolpleinpicknick?
- Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel kinderen en volwassenen apart. Plan per persoon minstens 1 belegde portie, 1 stuk fruit of groente en 2 drankjes voor het eerste uur; houd voor onverwachte gasten ongeveer 10% extra aan.
- Wanneer moet ik allergieën voor een schoolpleinpicknick verzamelen?
- Vraag allergieën en dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verwerk ze uiterlijk 1 week vooraf in een overzicht. Maak aparte allergenenlabels en houd geschikte porties afgesloten tot het eten wordt geserveerd.
- Wat doe ik bij regen tijdens een schoolpleinpicknick?
- Neem 3 dagen vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en controleer de alternatieve binnenruimte. Zet partytenten alleen in als ze vooraf zijn geregeld; zorg daarnaast voor een binnenplan met activiteiten en een duidelijke uiterste tijd waarop je ouders informeert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!