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Schulhofpicknick organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Schulhofpicknick-Checkliste hilft dir, Anmeldung, Verpflegung, Ausstattung und Wetterplanung in der richtigen Reihenfolge zu erledigen. Lege zuerst Schulhof, Datum und Uhrzeiten fest und verschicke danach die Einladungen. Sobald die Rückmeldungen vorliegen, kannst du Allergien, Ernährungswünsche, Sitzplätze und Mengen verlässlich planen. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter und Innenraum-Alternative, wäschst Decken, kühlst empfindliche Lebensmittel und bereitest die Ausgabe vor.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Schulhof reservieren

  • Datum und Uhrzeiten festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Allergien erfassen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternativen Innenraum prüfen

    2 Personen

  • Möbel und Materialien zählen

    2 Personen

  • Fehlende Materialien reservieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frischprodukte kontrollieren

    2 Personen

  • Kühlprodukte gekühlt lagern

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Allergenkennzeichnungen erstellen

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Aktivitätsmaterial sortieren

    2 Personen

  • Picknickdecken waschen

    2 Personen

  • Obst und Gemüse waschen

    3 Personen

  • Brot und Belag bereitstellen

    3 Personen

  • Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Dips und Saucen bereitstellen

    2 Personen

  • Vegetarische Snacks zubereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Picknickdecken auslegen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Lebensmittel mit Etiketten versehen

    2 Personen

  • Spielmaterialien bereitlegen

    2 Personen

  • Musik und Lautsprecher testen

    2 Personen

  • Eingang und Abfallstellen markieren

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Picknick erklären

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Mittagessen und Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Spielaktivitäten betreuen

    4 Personen

  • Kindern bei Spielen helfen

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    3 Personen

  • Abendhäppchen servieren

    3 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Licht einschalten

    2 Personen

  • Letzte Getränkerunde organisieren

    2 Personen

  • Gäste über das Ende informieren

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Lebensmittel sicher verstauen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Picknickdecken einsammeln

    3 Personen

  • Schulhof reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Materialien verstauen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste verwerten

    2 Personen

  • Wäsche waschen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 4
  • StühleAnz. 80
  • PicknickdeckenAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 3
  • HockerAnz. 12
  • TischdeckenklammernAnz. 24

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24
  • Lebensmittelbehälter mit DeckelAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltefolieAnz. 3
  • BrotkörbeAnz. 6

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 80
  • BallongewichteAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 100
  • TischdekorationAnz. 12
  • SpeisekartenAnz. 8
  • AllergenetikettenAnz. 40

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 3
  • FrisbeesAnz. 4
  • SpringseileAnz. 6
  • Kubb-Spiel
  • BadmintonsätzeAnz. 3
  • KreideAnz. 6
  • SeifenblasenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfallgreiferAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • Kehrschaufel und BesenAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • GummihandschuheAnz. 6
  • HanddesinfektionsständerAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • TaschenlampenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Rückmeldefrist mindestens 7 Tage vor dem Picknick ein. So bleiben dir noch mehrere Tage, um Anmeldungen, Allergien und Ernährungswünsche zu prüfen und die Teilnahme zu bestätigen.
  • Kontrolliere Möbel und Materialien spätestens 3 Tage vorher. Zähle Tische, Stühle, Decken, Geschirr und Kühlboxen und reserviere Fehlendes rechtzeitig, statt am Veranstaltungstag improvisieren zu müssen.
  • Bereite Namensschilder und Allergenkennzeichnungen am Vortag vor. Beschrifte Speisen eindeutig und halte die Angaben zu Allergien getrennt von der allgemeinen Gästeliste griffbereit.
  • Wasche Obst, Gemüse und Picknickdecken nicht erst am Morgen. Erledige die hygienischen Vorbereitungen am Vortag und lagere Kühlprodukte sofort gekühlt, damit am Veranstaltungstag nur noch angerichtet werden muss.
  • Plane Getränke und Kühlung für die gesamte Dauer ein. Stelle Wasserkannen, Becher, Thermoskannen, Kühlboxen und Kühlelemente gemeinsam bereit und halte Brot, Belag, Salate, Dips und Saucen in verschließbaren Behältern frisch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Schulhofpicknick organisieren?
Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit der Reservierung des Schulhofs, Datum und Uhrzeit. Verschicke die Einladungen anschließend und setze die Anmeldefrist auf mindestens 7 Tage vor dem Termin.
Was muss ich bei einer Schulhofpicknick wegen des Wetters planen?
Prüfe die Wettervorhersage 3 bis 5 Tage vorher und noch einmal am Vorabend. Kläre außerdem frühzeitig, ob ein nutzbarer Innenraum als Alternative zur Verfügung steht.
Wann sollte man das Essen für eine Schulhofpicknick vorbereiten?
Wasche Obst und Gemüse am Vortag und bereite Salate, Dips und Saucen möglichst ebenfalls dann vor. Kühlprodukte gehören bis zur Ausgabe in den Kühlschrank oder in Kühlboxen mit Kühlelementen.
Wie viele Tische und Stühle braucht eine Schulhofpicknick?
Zähle die benötigten Sitz- und Buffetplätze nach der Anmeldefrist anhand der tatsächlichen Personenzahl. Prüfe die Möbel spätestens 3 Tage vorher und reserviere fehlende Tische, Stühle oder Picknickdecken rechtzeitig.

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