Checklist pour organiser un pique-nique dans la cour de l'école

Un pique-nique dans la cour de l'école demande plus qu'un menu et quelques couvertures. Il faut réserver la cour, fixer les horaires, gérer les inscriptions et prévoir une solution si la météo change. Les besoins alimentaires, le mobilier et la vaisselle réutilisable doivent être vérifiés avant les achats. Cette checklist vous guide dans l'ordre, des premières réservations au rangement du matériel et à la préparation des salades, pains et garnitures.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la cour de l'école
Fixer la date et les horaires
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Recenser les allergies
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier une salle intérieure alternative
2 personnes
Compter le mobilier et le matériel
2 personnes
Réserver les fournitures manquantes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les produits frais
2 personnes
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les étiquettes d'allergènes
2 personnes
Créer la playlist musicale
Trier le matériel d’activités
2 personnes
Laver les couvertures de pique-nique
2 personnes
Laver les fruits et les légumes
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer les dips et les sauces
2 personnes
Préparer des amuse-bouches végétariens
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Déplier les couvertures de pique-nique
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Étiqueter les aliments
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Tester la musique et les haut-parleurs
2 personnes
Balisage de l’entrée et des points de déchets
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Expliquer le pique-nique
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le déjeuner et les snacks
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer les activités de jeux
4 personnes
Aider les enfants pendant les jeux
3 personnes
Fournir la musique
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Allumer la lumière
2 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Informer les invités de la fin
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger les aliments en toute sécurité
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les couvertures de pique-nique
3 personnes
Nettoyer la cour de l’école
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Traiter les restes
2 personnes
Laver le linge
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 4
Chaisesqté 80
Couvertures de pique-niqueqté 12
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 12
Pinces à nappeqté 24

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Bacs alimentaires avec couvercleqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Corbeilles à painqté 6

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 80
Poids pour ballonsqté 8
Badges nominatifsqté 100
Décoration de tableqté 12
Cartes de menuqté 8
Étiquettes allergènesqté 40

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Frisbeesqté 4
Cordes à sauterqté 6
Jeu de kubb
Sets de badmintonqté 3
Craie de trottoirqté 6
Machine à bullesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Gants en caoutchoucqté 6
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réservez la cour et fixez les horaires plusieurs semaines à l'avance, puis envoyez les invitations assez tôt pour laisser le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Demandez les allergies dès l'inscription et préparez des étiquettes d'allergènes séparées. Ne vous contentez pas de noter les réponses dans un fichier : identifiez clairement les plats le jour du pique-nique.
Comptez le mobilier avant de faire les courses : tables, chaises, couvertures et tables de buffet ne couvrent pas les mêmes usages. Réservez les éléments manquants avant de confirmer l'installation.
Vérifiez les prévisions météo quelques jours avant et confirmez une salle intérieure alternative. Une tente ne remplace pas toujours un espace couvert pour manger ou stocker les aliments.
Achetez les produits frais peu avant l'événement et gardez-les au froid jusqu'au service. Préparez les fruits, légumes, salades, dips et garnitures selon un ordre qui limite le temps passé hors réfrigération.

Questions fréquentes

Combien de temps à l'avance organiser un pique-nique dans la cour de l'école ?: Commencez les réservations et la date au moins 4 à 6 semaines avant. Envoyez les invitations dès que les horaires sont fixés, puis confirmez les inscriptions quelques jours avant l'événement.
Quand demander les allergies pour un pique-nique scolaire ?: Demandez-les au moment de l'inscription, idéalement 3 à 4 semaines avant. Faites une dernière vérification 5 à 7 jours avant les achats et utilisez des étiquettes d'allergènes pour les plats concernés.
Que prévoir s'il pleut le jour du pique-nique dans la cour ?: Vérifiez les prévisions 5 à 7 jours avant, puis à nouveau la veille. La salle intérieure alternative doit être confirmée avant les achats et l'installation, afin de pouvoir déplacer rapidement les participants et le buffet.
Quand acheter et préparer les aliments frais ?: Achetez les produits frais 1 à 2 jours avant, puis stockez-les immédiatement au froid. Lavez les fruits et légumes et préparez les salades, dips et garnitures le jour même ou la veille selon leur conservation.

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