Zo organiseer je een schoolpleinbarbecue zonder verrassingen

Begin bij het schoolplein en werk daarna naar het aantal eters toe. Leg datum, tijden en toegang vast voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat je weet hoeveel tafels, stoelen, barbecues en tenten nodig zijn. Verzamel tegelijk dieetwensen en allergieën; vegetarische porties en allergenenkaartjes regel je liever vooraf dan tijdens het grillen. Controleer in de laatste week het weer en maak een alternatief voor regen. Op de dag zelf draait alles om koeling, een logische buffetopstelling en een duidelijke taakverdeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Schoolplein reserveren
2
Datum en tijd bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Leveranciers reserveren
7
Aanmeldingen controleren
8
Allergieën doorgeven
9
Weersverwachting controleren
10
Noodscenario voorbereiden
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Gekoelde voorraad ophalen
2 personen
13
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
14
Groenten wassen
2 personen
15
Salades voorbereiden
3 personen
16
Sausjes klaarzetten
2 personen
17
Vegetarische porties verpakken
2 personen
18
Servies sorteren
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Barbecueplaats inrichten
3 personen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Buffettafels inrichten
3 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Verlichting ophangen
2 personen
27
Servies en bestek neerleggen
2 personen
28
Salades en brood klaarzetten
3 personen

Event

29
Barbecues aansteken
2 personen
30
Gasten ontvangen
3 personen
31
Aanwezigheid registreren
2 personen
32
Dieetmaaltijden aanwijzen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Vlees en groenten grillen
4 personen
35
Buffet aanvullen
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Afvalbakken legen
2 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Barbecues veilig uitdoven
2 personen

Nazorg

40
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
41
Servies verzamelen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Schoolplein schoonvegen
3 personen
45
Afval naar containers brengen
2 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Materialen schoonmaken
3 personen
48
Voorraad controleren
49
Huurmaterialen retourneren
2 personen
50
Sleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 4
Tafelkleedklemmenaantal 24

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 120
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 10
Schaaltjesaantal 12
Koffiekopjesaantal 40

Apparatuur

Barbecuesaantal 3
Gasflessenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en serveermessenaantal 8
Grilltangenaantal 6
Aluminium grillbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelbordjesaantal 12
Allergenenkaartjesaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Sponzenaantal 12

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
Hittebestendige handschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen uiterlijk één week vooraf in een definitief aantal volwassenen en kinderen. Gebruik dat aantal voor de boodschappen, serviessets, bekers en stoelen; houd alleen een kleine reserve aan voor onverwachte extra gasten.
Vraag dieetwensen en allergieën al bij de uitnodiging uit en geef ze uiterlijk drie dagen voor de barbecue door aan degene die boodschappen doet. Verpak vegetarische porties apart en zet allergenenkaartjes bij het buffet, niet pas naast de barbecue.
Plan de koude keten als een aparte stap: haal gekoelde voorraad zo laat mogelijk op, gebruik gevulde koelboxen met koelelementen en bewaar vlees gekoeld tot het grillen. Zet salades en sausjes pas kort voor de start op tafel.
Bouw het plein in deze volgorde op: eerst partytenten en tafels, daarna barbecueplaats en koelboxen, vervolgens buffet en servies. Laat minstens twee meter rond iedere barbecue vrij voor lopen en houd verlengkabels uit de looproute.
Maak uiterlijk de avond ervoor een regenplan met een concrete beslissingstijd, bijvoorbeeld 10.00 uur op de ochtend zelf. Controleer dan de weersverwachting en spreek af wie ouders, leveranciers en school informeert als de opstelling moet veranderen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel barbecuevlees heb je nodig per persoon op een schoolpleinbarbecue?: Reken voor een volwassene op ongeveer 300 tot 400 gram vlees en voor een kind op 150 tot 250 gram, afhankelijk van brood, salades en andere bijgerechten. Tel vegetarische porties apart mee en koop gekoeld in, bij voorkeur op de dag zelf of maximaal één dag eerder.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een schoolpleinbarbecue versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur vier weken vooraf en sluit de aanmeldingen zeven dagen voor de barbecue. Dan heb je nog tijd om dieetwensen, allergieën, leveranciers, boodschappen en de indeling van tafels en stoelen aan te passen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een schoolpleinbarbecue?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Voor een bijeenkomst van drie uur komt dat neer op circa vier tot vijf drankjes per persoon; zet water, fris en eventuele andere dranken gekoeld klaar.
Wanneer controleer je het weer voor een schoolpleinbarbecue?: Controleer de weersverwachting zeven dagen vooraf voor het plan en opnieuw 48 uur en op de ochtend zelf voor de beslissing. Leg uiterlijk de dag ervoor vast of partytenten volstaan, de opstelling wordt aangepast of het noodscenario wordt gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.