Organiser un barbecue dans la cour d’une école

Un barbecue dans une cour d’école demande surtout une bonne séquence de préparation. Commence par réserver la cour, confirmer l’horaire et suivre les inscriptions avant de commander les fournisseurs. Les besoins alimentaires, le stockage au frais et la météo doivent être vérifiés plusieurs jours à l’avance. Le jour même, installe les espaces dans l’ordre : accueil, repas, barbecue, boissons et solution de repli.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la cour de l'école
2
Confirmer la date et l'heure
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver les fournisseurs
7
Vérifier les inscriptions
8
Indiquer les allergies
9
Vérifier les prévisions météo
10
Préparer le scénario d’urgence
2 personnes
11
Faire les courses
3 personnes
12
Récupérer le stock réfrigéré
2 personnes
13
Stocker la viande au frais
2 personnes
14
Laver les légumes
2 personnes
15
Préparer les salades
3 personnes
16
Préparer les sauces
2 personnes
17
Emballer les portions végétariennes
2 personnes
18
Trier la vaisselle
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Monter les tentes de réception
4 personnes
21
Aménager l’espace barbecue
3 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Installer les tables de buffet
3 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Suspendre la décoration
3 personnes
26
Installer l'éclairage
2 personnes
27
Disposer la vaisselle et les couverts
2 personnes
28
Préparer les salades et le pain
3 personnes

Événement

29
Allumer les barbecues
2 personnes
30
Accueillir les invités
3 personnes
31
Enregistrer la présence
2 personnes
32
Attribuer les repas spéciaux
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Griller la viande et les légumes
4 personnes
35
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Vider les poubelles
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Éteindre les barbecues en toute sécurité
2 personnes

Suivi

40
Stocker les restes au frais
2 personnes
41
Rassembler la vaisselle
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Démonter les tentes de fête
4 personnes
44
Balayer la cour d’école
3 personnes
45
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Nettoyer le matériel
3 personnes
48
Vérifier les stocks
49
Retourner les matériels de location
2 personnes
50
Rapporter les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 4
Pinces à nappeqté 24

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 120
Couvertsqté 80
Louchesqté 10
Petits bolsqté 12
Tasses à caféqté 40

Équipement

Barbecuesqté 3
Bouteilles de gazqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Pinces de grillqté 6
Bacs à grillades en aluminiumqté 12
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pancartes de tableqté 12
Cartes des allergènesqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 3
Épongesqté 12

Sécurité

Extincteursqté 2
Gants résistants à la chaleurqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la cour et confirme la date au moins 4 à 6 semaines avant l’événement. Vérifie aussi les règles d’accès, l’électricité disponible et l’heure à laquelle l’installation peut commencer.
Clôture les inscriptions 7 jours avant le barbecue et demande les allergies ainsi que les besoins alimentaires. Prépare ensuite les portions végétariennes et les cartes d’allergènes séparément pour éviter les erreurs au buffet.
Contrôle les prévisions météo 72 heures avant, puis de nouveau le matin même. Définis à l’avance où déplacer les tables, les boissons et les participants si la pluie ou le vent rend la cour inutilisable.
Organise la chaîne du froid avant de faire les courses : viande au réfrigérateur, pains de glace dans les glacières et boissons refroidies séparément. Ne laisse pas les produits réfrigérés attendre plusieurs heures à température ambiante.
Prévois au moins 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, les tentes, les barbecues et l’éclairage. Teste les rallonges, les machines à café et les bouteilles de gaz avant l’arrivée des invités, pas pendant le service.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un barbecue dans une cour d’école ?: Commence idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver la cour, confirmer l’horaire, envoyer les invitations et réserver les fournisseurs.
Quand fermer les inscriptions pour un barbecue scolaire ?: Ferme les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Tu peux ainsi vérifier le nombre de participants, les allergies, les portions végétariennes et la quantité de vaisselle nécessaire.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le barbecue ?: Prévois 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, les tentes, le buffet, les glacières et l’espace barbecue. Ajoute quelques minutes pour tester l’électricité et vérifier le gaz avant l’arrivée des invités.
Que faire s’il pleut le jour du barbecue dans la cour d’école ?: Prépare un scénario d’urgence au moins 72 heures avant, puis vérifie la météo le matin même. Détermine à l’avance si les tentes suffisent, où déplacer le buffet et à quel moment prévenir les participants d’un changement.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.