Schooljubileum organiseren: checklist en planning

Een schooljubileum vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en uitnodiging. Leg eerst datum, locatie, terreinindeling en vergunningen vast; werk daarna toe naar aanmeldingen, catering, vrijwilligers en materialen. Denk ook aan onderdelen die vaak te laat worden geregeld, zoals dieetwensen, noodcontacten, geluidsapparatuur en een geprint draaiboek. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reserveringen tot de laatste boodschappen en het vullen van de koelboxen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Benodigde vergunningen controleren
Reserveringen voor materialen maken
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Aanmeldingen openen
Programma online publiceren
Leveranciers bevestigen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Activiteitenbegeleiders indelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Noodcontacten controleren
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Activiteitenmaterialen inkopen
2 personen
Versiering inkopen
2 personen
Drukwerk laten maken
Muziekselectie samenstellen
2 personen
Draaiboek printen
Naamlabels voorbereiden
2 personen
Prijzen en certificaten voorbereiden
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Podiumzone afzetten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Activiteitenstations inrichten
5 personen
Spelmateriaal klaarleggen
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
EHBO-materialen klaarleggen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Technische eindtest uitvoeren
2 personen

Event

Deuren en ontvangst openen
4 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programma aankondigen
Kinderactiviteiten begeleiden
8 personen
Historische tentoonstelling bemannen
2 personen
Fotohoek bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Allergeneninformatie bewaken
Wedstrijden begeleiden
4 personen
Podiumprogramma presenteren
2 personen
Jubileumtoespraak begeleiden
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Buffet serveren
5 personen
Servies verzamelen
3 personen
Dansmuziek verzorgen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers begeleiden naar uitgang
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Versiering verwijderen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen verzamelen
5 personen
Afval sorteren
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's en documenten archiveren
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 160
Buffettafelsaantal 6
Registratietafel
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 120
Mokkenaantal 80
Vorkenaantal 200
Messenaantal 200
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 20
Serveerbakkenaantal 18
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Laptopsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Fotocamera

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenbogenaantal 3
Slingersaantal 20
Vlaggetjeslijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Naamlabelsaantal 180
Wegwijzerbordenaantal 12
Fotowand
Fotohoekaccessoiresaantal 30
Schoolfoto'saantal 60
Jubileumpostersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Zakloopzakkenaantal 10
Waterballonnenaantal 200
Stoepkrijtaantal 12
Bordspellenaantal 10
Knutselsetsaantal 12
Prijzenbekersaantal 20
Medaillelintenaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Tangenaantal 12
Mengkommenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Materiaal zoals partytenten, klaptafels, stoelen, speakers en microfoons reserveer je meteen daarna, zodat je niet afhankelijk bent van wat nog beschikbaar is.
Open de aanmeldingen uiterlijk 6 weken voor het jubileum en sluit ze 10 tot 14 dagen vooraf. Gebruik de laatste aanmeldingen om dieetwensen, noodcontacten en de benodigde cateringhoeveelheden definitief te maken.
Plan per activiteit minimaal 1 begeleider en wijs daarnaast een coördinator voor registratie en een aanspreekpunt voor techniek aan. Bevestig vrijwilligers en activiteitenbegeleiders uiterlijk 2 weken van tevoren met hun tijdslot en taak.
Maak 3 tot 5 dagen vooraf een terreinplattegrond met registratie, buffettafels, activiteiten, afvalbakken, kapstokken en vluchtroutes. Controleer ook waar verlengkabels, stekkerdozen, luidsprekerstatieven en het mengpaneel veilig kunnen staan.
Print het draaiboek, de plattegrond en deelnemersinformatie uiterlijk 1 dag vooraf. Zet naamlabels, prijzen en certificaten klaar en vul koelboxen pas zo laat mogelijk, zodat drank en andere gekoelde producten tijdens het programma koud blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schooljubileum organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Start ongeveer 6 weken van tevoren met uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je 10 tot 14 dagen vooraf aantallen en dieetwensen kunt vastleggen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een schooljubileum?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het jubileum en open op hetzelfde moment de aanmeldingen. Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf om catering, naamlabels en activiteitenindeling definitief te maken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schooljubileum?: Plan per activiteit minimaal 1 begeleider en voeg aparte mensen toe voor registratie, techniek en algemene coördinatie. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf, zodat iedereen zijn taak en tijdslot kent.
Wanneer regel je catering voor een schooljubileum?: Bepaal de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Bevestig leveranciers uiterlijk 1 week voor het jubileum en verwerk dieetwensen in dezelfde bestelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.