Schuljubiläum organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schuljubiläum verbindet Programm, Verpflegung und viele Helfer an einem Tag. Damit Anmeldung, Gelände, Technik und Ehrungen nicht in letzter Minute zusammenkommen, brauchst du einen festen Ablauf von der ersten Planung bis zum Einkauf. Lege früh fest, wie viele Gäste erwartet werden, und plane Zelte, Tische, Geschirr sowie Lautsprecher passend dazu. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte und macht sichtbar, was häufig zu spät bestellt oder vergessen wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
3 Personen
Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren
2 Personen
Erforderliche Genehmigungen prüfen
Materialreservierungen erstellen
2 Personen
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Anmeldungen öffnen
Programm online veröffentlichen
Lieferanten bestätigen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Aktivitätsbetreuer einteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Notfallkontakte überprüfen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Aktivitätsmaterialien einkaufen
2 Personen
Dekoration einkaufen
2 Personen
Drucksachen anfertigen lassen
Musikauswahl zusammenstellen
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Preise und Urkunden vorbereiten
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Gelände inspizieren
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Bereich um die Bühne absperren
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Aktivitätsstationen einrichten
5 Personen
Spielmaterial bereitlegen
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen

Event

Türen und Empfang öffnen
4 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Programm ankündigen
Kinderaktivitäten betreuen
8 Personen
Historische Ausstellung besetzen
2 Personen
Fotoecke besetzen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Allergeninformationen überwachen
Wettkämpfe begleiten
4 Personen
Bühnenprogramm präsentieren
2 Personen
Jubiläumsrede begleiten
2 Personen
Buffet vorbereiten
4 Personen
Buffet servieren
5 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Tanzmusik bereitstellen
Abschluss ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Dekoration entfernen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Tische und Stühle einsammeln
5 Personen
Abfall trennen
4 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Fotos und Dokumente archivieren
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 160
BuffetischeAnz. 6
Registrierungstisch
BarhockerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 220
WeingläserAnz. 120
TassenAnz. 80
GabelnAnz. 200
MesserAnz. 200
LöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 20
ServierplattenAnz. 18
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mischpult
LautsprecherstativeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
LaptopsAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
Fotokamera

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonbögenAnz. 3
GirlandenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 12
TischdeckenAnz. 24
NamensschilderAnz. 180
Wegweiser-SchilderAnz. 12
Fotowand
Accessoires für die FotoeckeAnz. 30
SchulfotosAnz. 60
JubiläumsposterAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 4
KegelAnz. 30
ReifenAnz. 12
SpringseileAnz. 12
SackhüpfsäckeAnz. 10
WasserballonsAnz. 200
KreideAnz. 12
BrettspieleAnz. 10
BastelsetsAnz. 12
PokalpreiseAnz. 20
MedaillenbänderAnz. 30

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ZangenAnz. 12
RührschüsselnAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

ReinigungshandschuheAnz. 12
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Veranstaltungsort zuerst fest. Prüfe anschließend Genehmigungen, Gelände und Stromanschlüsse, bevor du Zelte, Mobiliar oder Technik reservierst.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm und Veranstaltungsort feststehen. Bitte bei der Anmeldung direkt um Ernährungswünsche und eine Notfallkontaktangabe, damit du nicht kurz vor dem Fest nachfragen musst.
Plane Getränke und Geschirr nach der erwarteten Gästezahl. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du etwa zwei bis drei Getränke pro Person rechnen; Wasser, Gläser und Kühlboxen werden besonders häufig zu knapp eingeplant.
Teile Helfer nicht nur allgemein ein, sondern ordne ihnen konkrete Zeiten und Bereiche zu. Für Registrierung, Aktivitätsbetreuung, Buffet, Technik und Abbau sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein.
Bereite Ablaufplan, Namensschilder, Urkunden und Preise spätestens am Vortag vor. Teste Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher vor Beginn und drucke zusätzlich einen Geländeplan für Helfer und Anmeldung aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schuljubiläum planen?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Datum, Programm und Veranstaltungsort. Genehmigungen, Materialreservierungen und Einladungen sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin angestoßen werden.
Wie viele Getränke braucht man für ein Schuljubiläum?: Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Stelle zusätzlich jederzeit Wasser bereit und berücksichtige Kinder, Helfer sowie längere Wartezeiten beim Buffet.
Wann sollte man die Einladungen für das Schuljubiläum verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 8 Wochen vor der Veranstaltung. Setze den Anmeldeschluss auf ungefähr 2 bis 3 Wochen vorher, damit du Catering, Geschirr, Sitzplätze und Aktivitätsgruppen rechtzeitig anpassen kannst.
Was muss am Tag vor dem Schuljubiläum vorbereitet werden?: Bereite Namensschilder, Drucksachen, Urkunden, Preise und den ausgedruckten Ablaufplan am Vortag vor. Fülle Kühlboxen, kontrolliere Lieferungen und teste die Technik spätestens 2 Stunden vor dem Beginn erneut.

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