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Checklist pour organiser l’anniversaire de l’école

Un anniversaire d’école demande plus qu’un goûter et quelques décorations. Il faut coordonner le programme, les inscriptions, les autorisations, les activités, le repas et l’installation du site. Cette checklist de 77 tâches et 76 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, sans attendre la dernière semaine pour réserver le matériel ou recruter les bénévoles. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, contacts d’urgence, badges, certificats et déroulé imprimé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    3 personnes

  • Vérifier le lieu et le terrain

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations nécessaires

  • Faire les réservations de matériel

    2 personnes

  • Déterminer les quantités de catering

    2 personnes

  • Concevoir les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    3 personnes

  • Ouvrir les inscriptions

  • Publier le programme en ligne

  • Confirmer les fournisseurs

    2 personnes

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Répartir les animateurs d'activités

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

    2 personnes

  • Vérifier les contacts d'urgence

  • Créer le plan du site

    2 personnes

  • Acheter le matériel d’activités

    2 personnes

  • Acheter des décorations

    2 personnes

  • Faire réaliser les imprimés

  • Composer la sélection musicale

    2 personnes

  • Imprimer le déroulé

  • Préparer les badges nominaux

    2 personnes

  • Préparer les prix et certificats

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Préparer la restauration longue conservation

    2 personnes

  • Inspecter le site

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    5 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Balisage de la zone de scène

    3 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Brancher l’éclairage

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    4 personnes

  • Installer les postes d’activités

    5 personnes

  • Préparer le matériel de jeu

    3 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    4 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Préparer le matériel de premiers secours

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

  • Effectuer le test technique final

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir les portes et l’accueil

    4 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    4 personnes

  • Annoncer le programme

  • Encadrer les activités pour enfants

    8 personnes

  • Assurer la permanence de l'exposition historique

    2 personnes

  • Assurer le stand photo

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Veiller aux informations sur les allergènes

  • Encadrer les matchs

    4 personnes

  • Présenter le programme de la scène

    2 personnes

  • Animer le discours d’anniversaire

    2 personnes

  • Mettre le buffet en place

    4 personnes

  • Servir le buffet

    5 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Fournir la musique de danse

  • Annoncer la clôture

  • Guider les visiteurs vers la sortie

    3 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

    2 personnes

Suivi

  • Retirer la décoration

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Rassembler les tables et les chaises

    5 personnes

  • Trier les déchets

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    4 personnes

  • Nettoyer le buffet et la cuisine

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    5 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Stocker la restauration restante

    2 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Archiver les photos et les documents

  • Envoyer un message de remerciement

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 18
  • Chaises pliantesqté 160
  • Tables de buffetqté 6
  • Table d'inscription
  • Tabourets de barqté 8
  • Poubellesqté 12
  • Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 180
  • Assiettes à dessertqté 180
  • Tasses à caféqté 120
  • Verres à eauqté 220
  • Verres à vinqté 120
  • Tassesqté 80
  • Fourchettesqté 200
  • Couteauxqté 200
  • Cuillèresqté 180
  • Louchesqté 20
  • Plateaux de serviceqté 18
  • Pichets à caféqté 6
  • Thermosqté 8

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Microphonesqté 2
  • Table de mixage
  • Pieds de haut-parleurqté 2
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Glacièresqté 6
  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Projecteur
  • Écran de projection
  • Appareil photo

Décoration

  • Ballonsqté 300
  • Arches de ballonsqté 3
  • Guirlandesqté 20
  • Guirlandes de fanionsqté 12
  • Nappesqté 24
  • Étiquettes nominativesqté 180
  • Panneaux directionnelsqté 12
  • Mur photo
  • Accessoires de coin photoqté 30
  • Photos scolairesqté 60
  • Affiches d’anniversaireqté 12
  • Compositions floralesqté 8

Matériel de sport

  • Ballons de footballqté 6
  • Ballons de basketqté 4
  • Cônesqté 30
  • Cerceauxqté 12
  • Cordes à sauterqté 12
  • Sacs de course en sacqté 10
  • Balles d'eauqté 200
  • Craie de trottoirqté 12
  • Jeux de sociétéqté 10
  • Kits de bricolageqté 12
  • Coupes de prixqté 20
  • Rubans de médailleqté 30

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
  • Pincesqté 12
  • Saladiersqté 6
  • Papier aluminiumqté 4
  • Film alimentaireqté 4
  • Plateaux de serviceqté 20
  • Pains de glaceqté 24

Nettoyage

  • Gants de nettoyageqté 12
  • Seauxqté 6
  • Serpillièresqté 6
  • Sets de balaiqté 4
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
  • Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lampes LEDqté 12
  • Lampes à pilesqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Vérifiez aussi les autorisations nécessaires et les caractéristiques du terrain, car une tente, une sonorisation ou une activité peuvent demander une validation préalable.
  • Traitez les inscriptions dès leur ouverture : notez le nombre d’enfants et d’adultes, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence. Gardez une liste actualisée pour ajuster le catering et répartir les animateurs.
  • Réservez tôt les équipements difficiles à remplacer au dernier moment, notamment les tentes, tables, chaises, haut-parleurs, microphones et machines à café. Prévoyez également les rallonges, multiprises et pieds de haut-parleur adaptés au plan du site.
  • Préparez les éléments imprimés plusieurs jours avant la fête : invitations, programme en ligne, déroulé pour l’équipe, badges nominatifs, prix et certificats. Le jour J, ces documents évitent les hésitations à l’accueil et pendant les activités.
  • Remplissez les glacières et faites les courses après avoir confirmé les quantités de catering. Installez séparément la table d’inscription, le buffet, les poubelles et les espaces d’activités afin que la circulation reste simple dès l’arrivée des familles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un anniversaire d’école ?
Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le programme, vérifier les autorisations, envoyer les invitations, ouvrir les inscriptions et réserver le matériel.
Quand envoyer les invitations pour l’anniversaire de l’école ?
Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ainsi confirmer le catering, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une fête d’école ?
Le nombre dépend du nombre d’activités et de participants, mais établissez une répartition au moins 2 semaines à l’avance. Prévoyez un responsable par activité, une personne à l’accueil et une réserve pour les pauses et les imprévus.
Quand préparer le matériel et les documents ?
Terminez les impressions, badges, certificats et déroulés au moins 3 jours avant. Vérifiez le matériel la veille, puis préparez les glacières et les achats le jour même ou au maximum 24 heures avant pour les produits frais.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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