Checklist voor een goed georganiseerde schoolfietstocht

Een schoolfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een verzameling fietsen. Je regelt toestemming, inschrijvingen, medische informatie, begeleiding en een plan voor pech of slecht weer. Begin met datum en route, werk daarna de deelnemers en verkeersbegeleiding uit en sluit af met materiaal, communicatie en een laatste controle. In deze checklist staan 65 taken en 55 spullen bij elkaar, zodat je niets pas op de ochtend zelf hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Route vooraf verkennen
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Toestemming schoolbestuur regelen
Ouderbrief opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische bijzonderheden verzamelen
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
Deelnemerslijst definitief maken
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Achterrijders aanwijzen
2 personen
Verkeersposten vastleggen
2 personen
Routekaart uitwerken
2 personen
Weersverwachting controleren
Weerplan communiceren
Fietscontrole voorbereiden
2 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Routeborden voorbereiden
3 personen
EHBO-materiaal controleren
Telefoonnummers uitdelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Fietsenstalling markeren
2 personen
Tafels en tenten opbouwen
5 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verkeersposten bemannen
6 personen
Fietspompen klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen controleren
3 personen
Veiligheidsinstructies geven
3 personen
Groepen laten vertrekken
4 personen
Voorste groep begeleiden
3 personen
Midden van de groep begeleiden
5 personen
Achterste groep begeleiden
3 personen
Verkeersposten bemannen
6 personen
Pauzepunt inrichten
3 personen
Water uitdelen
3 personen
Pechgevallen helpen
2 personen
Deelnemers tellen bij pauze
2 personen
Aankomst registreren
3 personen
Fietsen terugplaatsen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Prijsjes uitdelen
2 personen
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Routeborden ophalen
4 personen
Verkeersposten afbouwen
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en tenten afbreken
5 personen
Fietsenstalling afbouwen
2 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Ouders informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Fietsenrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 10
Megafoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Veiligheidshesjesaantal 25
Helmenaantal 15
Startnummersaantal 140
Polsbandjesaantal 140
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Handpompenaantal 4
Routepijlenaantal 35
Afzetlintaantal 8
Verkeerskegelsaantal 20
Stuurkaarthoudersaantal 15
Regenponcho'saantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 160
Herbruikbaar bestekaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Startfinishbord
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 10
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Sponsjesaantal 6
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 3

Catering

EHBO-koffersaantal 3
Koude kompressenaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 2
Boodschappen

Tips

Leg de route minstens één keer vooraf per fiets af en bepaal meteen een alternatieve route. Controleer daarbij lastige kruisingen, smalle paden, rustpunten en plekken waar routepijlen of verkeerskegels nodig zijn.
Maak de deelnemerslijst pas definitief nadat toestemmingsformulieren, medische bijzonderheden en dieetwensen zijn gecontroleerd. Deel begeleiders daarna in per groep en wijs expliciet achterrijders aan.
Plan de fietscontrole vóór de start en leg fietspompen, handpompen, fietsreparatiesets, bandenlichters en reservebinnenbanden op één herkenbare plek klaar. Zo blijft een lekke band niet onnodig lang de hele groep ophouden.
Geef iedere begeleider een telefoonnummerlijst en spreek vooraf af wie bij pech, een vermist kind of een ongeval belt. Portofoons zijn vooral nuttig op langere routes; controleer batterijen en laad mobiele telefoons en powerbanks volledig op.
Communiceer het weerplan uiterlijk de dag vóór vertrek en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf. Leg regenponcho's, veiligheidshesjes en een alternatief programma klaar voordat deelnemers onderweg zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schoolfietstocht organiseren?: Begin minstens 6 tot 8 weken vooraf met datum, route en toestemming van het schoolbestuur. Verstuur daarna de ouderbrief en uitnodigingen, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, formulieren en begeleiders te verwerken.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een schoolfietstocht?: Dat hangt af van groepsgrootte, leeftijd en route, maar plan minimaal één begeleider per kleine fietsgroep en daarnaast een achterrijder. Leg de definitieve indeling uiterlijk één week vóór vertrek vast, inclusief verkeersposten en vervangers.
Wanneer moet ik de route van een schoolfietstocht controleren?: Verken de route ten minste 2 tot 3 weken vooraf en controleer haar nogmaals in de week van de tocht. Kijk op de dag zelf naar wegwerkzaamheden, afsluitingen en weersomstandigheden en activeer zo nodig de alternatieve route.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een schoolfietstocht?: Maak uiterlijk de dag vóór vertrek een duidelijk weerplan en communiceer dat aan ouders, leerlingen en begeleiders. Neem op de ochtend zelf een besluit op basis van de verwachting en zorg dat regenponcho's en een alternatief programma beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.