Checklist pour organiser une randonnée cycliste scolaire

Une randonnée cycliste scolaire se prépare plusieurs semaines à l’avance, car l’itinéraire, les autorisations et l’encadrement doivent être validés avant les inscriptions. Cette checklist vous aide à suivre le bon ordre : accord de l’école, informations des familles, sécurité du parcours, matériel et organisation du jour J. Prévoyez aussi une solution concrète en cas de pluie, des vélos contrôlés et un moyen de communiquer avec chaque groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
Obtenir l’accord du conseil d’administration de l’école
Rédiger la lettre aux parents
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations médicales particulières
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
Finaliser la liste des participants
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Désigner les serre-files
2 personnes
Mettre en place les postes de circulation
2 personnes
Élaborer le plan de parcours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Communiquer le plan en cas de mauvais temps
Préparer le contrôle des vélos
2 personnes
Trier les bracelets
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Distribuer les numéros de téléphone
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
Monter les tables et les tentes
5 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Tenir les postes de circulation
6 personnes
Préparer les pompes à vélo
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les vélos
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
Faire partir les groupes
4 personnes
Encadrer le groupe de tête
3 personnes
Accompagner au milieu du groupe
5 personnes
Accompagner le groupe de l'arrière
3 personnes
Tenir les postes de circulation
6 personnes
Aménager le point de pause
3 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Aider en cas de panne
2 personnes
Compter les participants pendant la pause
2 personnes
Enregistrer l’arrivée
3 personnes
Remettre les vélos en place
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Distribuer les prix
2 personnes
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Démonter les postes de circulation
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les tentes
5 personnes
Démonter le parking à vélos
2 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Informer les parents des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Râteliers à vélosqté 12
Poubellesqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Pompes à véloqté 4
Kits de réparation véloqté 3
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Matériel de sport

Gilets de sécuritéqté 25
Casquesqté 15
Numéros de départqté 140
Braceletsqté 140
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 6
Pompes à mainqté 4
Flèches de directionqté 35
Ruban de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 20
Porte-cartes de directionqté 15
Ponchos de pluieqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 160
Couverts réutilisablesqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Pains de glaceqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneau départ-arrivée
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 10
Pilesqté 24

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Trousses de premiers secoursqté 3
Compresses froidesqté 10
Gants jetablesqté 2
Courses

Conseils

Validez la date, l’itinéraire et un parcours de remplacement avant d’envoyer les invitations. Repérez le trajet à vélo et notez les endroits où installer des postes de circulation.
Fixez une date limite pour les inscriptions et les autorisations, idéalement 10 à 14 jours avant le départ. Utilisez la même échéance pour recueillir les informations médicales et les besoins alimentaires.
Répartissez les accompagnateurs par groupe et désignez un serre-file pour chacun. Remettez à tous les adultes la liste des participants, les numéros de téléphone et les consignes d’arrêt.
Contrôlez les vélos quelques jours avant la randonnée, puis prévoyez au départ des pompes, des chambres à air et des kits de réparation. Un contrôle rapide des freins, pneus et casques évite de retarder tout le groupe.
Préparez les dossards, bracelets, flèches et cônes la veille. Consultez les prévisions météo 24 à 48 heures avant et communiquez clairement le plan prévu en cas de mauvais temps.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une randonnée cycliste scolaire ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps d’obtenir l’accord du conseil d’administration, de repérer le parcours, d’inscrire les élèves et de réunir les accompagnateurs.
Quand envoyer l’autorisation parentale pour une randonnée à vélo scolaire ?: Envoyez-la avec l’invitation dès que la date et l’itinéraire sont validés, puis fixez une échéance 10 à 14 jours avant la sortie. Relancez les familles dont le formulaire manque avant de finaliser la liste.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour une randonnée cycliste scolaire ?: Le nombre dépend de l’âge des élèves, du parcours et des règles de votre école, mais chaque groupe doit avoir un adulte en tête et un serre-file identifié. Répartissez les accompagnateurs avant le jour J et communiquez les rôles par écrit.
Que prévoir en cas de pluie pendant une randonnée scolaire à vélo ?: Décidez au plus tard 24 heures avant si la sortie est maintenue, reportée ou remplacée. Préparez un itinéraire alternatif, des ponchos et un message prêt à envoyer aux familles afin d’éviter les décisions contradictoires le matin même.

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