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Schulfahrradtour organisieren: die Checkliste für die Planung

Eine Schulfahrradtour braucht mehr Vorbereitung als eine passende Strecke. Vor dem Start müssen Genehmigung, Einverständniserklärungen, medizinische Angaben und die Betreuung geklärt sein. Plane außerdem eine Alternativroute, eine Fahrradkontrolle und klare Zuständigkeiten für Schlussfahrer und Verkehrsposten ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Routenplanung bis zur gekühlten Verpflegung und den Sicherheitsmaterialien am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Route vorab erkunden

    2 Personen

  • Alternative Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigung des Schulträgers einholen

  • Elternbrief erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Medizinische Besonderheiten erfassen

  • Einverständniserklärungen prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste finalisieren

    2 Personen

  • Betreuer einteilen

    2 Personen

  • Schlussfahrer bestimmen

    2 Personen

  • Verkehrsposten festlegen

    2 Personen

  • Streckenkarte ausarbeiten

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Wetterplan kommunizieren

  • Fahrradkontrolle vorbereiten

    2 Personen

  • Armbänder sortieren

    2 Personen

  • Startnummern bereitlegen

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Telefonnummern verteilen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Fahrradabstellplatz markieren

    2 Personen

  • Tische und Zelte aufbauen

    5 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Verkehrsposten besetzen

    6 Personen

  • Fahrradpumpen bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Fahrräder kontrollieren

    3 Personen

  • Sicherheitsanweisungen geben

    3 Personen

  • Gruppen verabschieden

    4 Personen

  • Vordergruppe begleiten

    3 Personen

  • Die Mitte der Gruppe begleiten

    5 Personen

  • Hintere Gruppe betreuen

    3 Personen

  • Verkehrsposten besetzen

    6 Personen

  • Pausenbereich einrichten

    3 Personen

  • Wasser verteilen

    3 Personen

  • Pannenfälle helfen

    2 Personen

  • Teilnehmer in der Pause zählen

    2 Personen

  • Ankunft registrieren

    3 Personen

  • Fahrräder zurückstellen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Preise verteilen

    2 Personen

  • Letzte Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser abholen

    4 Personen

  • Verkehrsposten abbauen

    6 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Zelte abbauen

    5 Personen

  • Fahrradabstellplatz abbauen

    2 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Eltern über Fundstücke informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 30
  • FahrradständerAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • FahrradreparatursetsAnz. 3
  • MobiltelefoneAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 10
  • Megafon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Sportmaterial

  • SicherheitswestenAnz. 25
  • HelmeAnz. 15
  • StartnummernAnz. 140
  • ArmbänderAnz. 140
  • ErsatzschläucheAnz. 12
  • ReifenheberAnz. 6
  • HandpumpenAnz. 4
  • WegweiserAnz. 35
  • AbsperrbandAnz. 8
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • KartenhalterAnz. 15
  • RegenponchosAnz. 20

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • Mehrweg-TellerAnz. 160
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 30

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • Start-Ziel-Schild
  • WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 10
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 6
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
  • AbfallgreiferAnz. 3

Catering

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • Kalte KompressenAnz. 10
  • EinweghandschuheAnz. 2
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Route nicht erst am Veranstaltungstag fest: Erkunde sie vorher mit dem Fahrrad und dokumentiere eine Alternative für Baustellen, gesperrte Wege oder schlechtes Wetter.
  • Fordere Einverständniserklärungen frühzeitig an und prüfe sie spätestens bei der finalen Teilnehmerliste. Fehlende Angaben zu Allergien oder medizinischen Besonderheiten solltest du vor der Einteilung der Betreuer klären.
  • Plane pro Gruppe feste Rollen ein: mindestens einen Schlussfahrer, benannte Verkehrsposten und eine erreichbare Telefonnummer. Funkgeräte oder Mobiltelefone funktionieren nur, wenn Akkus geladen und Powerbanks verteilt sind.
  • Bereite die Fahrradkontrolle vor dem Start vor und halte Pumpen, Reparatursets, Ersatzschläuche und Reifenheber bereit. So lässt sich ein platter Reifen beheben, ohne die gesamte Tour unnötig aufzuhalten.
  • Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und kommuniziere den Wetterplan rechtzeitig. Regenponchos, gekühlte Getränke und Becher sollten nicht erst während der Ausgabe zusammengesucht werden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man eine Schulfahrradtour planen?
Beginne idealerweise mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Route, Genehmigung, Elternbrief, Anmeldungen und Betreuung klären; die Wetterprüfung folgt am Vortag.
Was muss auf die Teilnehmerliste einer Schulfahrradtour?
Neben Namen und Gruppe gehören bestätigte Einverständniserklärungen, medizinische Besonderheiten und Ernährungswünsche darauf. Finalisiere die Liste spätestens 3 bis 5 Tage vor der Tour und verteile die relevanten Telefonnummern an die Verantwortlichen.
Wie viele Betreuer braucht eine Schulfahrradtour?
Die Zahl hängt von Gruppengröße, Route und Verkehrslage ab; plane jedoch für jede Gruppe feste Betreuung sowie einen Schlussfahrer ein. Lege die Einteilung mindestens eine Woche vorher fest, damit Ausfälle noch ersetzt werden können.
Was sollte man bei einer Schulfahrradtour als Ersatz dabeihaben?
Packe pro Gruppe mindestens eine Fahrradpumpe, ein Reparaturset und mehrere passende Ersatzschläuche ein; bei längeren Strecken zusätzlich Reifenheber. Sicherheitswesten, Wegweiser und eine geprüfte Erste-Hilfe-Ausrüstung sollten vor dem Start vollständig bereitliegen.

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