Zo organiseer je een schoolfeest zonder chaos

Begin een schoolfeest niet met versiering of muziek, maar met datum, programma, locatie en begroting. Daarna leg je vast hoeveel leerlingen en begeleiders komen, welke lokalen je gebruikt en wie welke vrijwilligerstaak uitvoert. Verzamel dieetwensen vóór je de definitieve aantallen doorgeeft en reserveer leveranciers op tijd. Op de dag zelf draait alles om een kort draaiboek, getest geluid en duidelijke looproutes tussen entree, activiteiten, buffet en garderobe.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en lokalen reserveren
2 personen
3
Begroting en entree bepalen
2 personen
4
Vergunningen en meldingen controleren
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Herinnering aan ouders sturen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Aanmeldingen definitief tellen
2 personen
13
Leveranciers reserveren
14
Activiteitenprogramma uitwerken
3 personen
15
Spelregels uitschrijven
2 personen
16
Muziekplaylist samenstellen
17
Draaiboek afdrukken
18
Contactlijst vrijwilligers maken
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Houdbare boodschappen kopen
3 personen
21
Verse boodschappen kopen
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Dieetmaaltijden apart labelen
2 personen
24
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
25
Geluidsapparatuur testen
2 personen
26
EHBO-middelen controleren
27
Sleutels en toegang regelen
28
Ruimtes inspecteren
2 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Buffettafels inrichten
3 personen
32
Spelstations opbouwen
5 personen
33
Muziekhoek installeren
2 personen
34
Versiering ophangen
4 personen
35
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
36
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
37
Eet- en drinkpunten markeren
2 personen
38
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
39
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

41
Gasten ontvangen
4 personen
42
Aanwezigheid registreren
2 personen
43
Polsbandjes uitdelen
2 personen
44
Spelactiviteiten begeleiden
8 personen
45
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
46
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
47
Muziek bedienen
48
Hapjes klaarzetten
4 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken uitgeven
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Avondmaaltijd serveren
5 personen
54
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Rondes en prijzen begeleiden
3 personen
58
Dansprogramma begeleiden
3 personen
59
Vertrek van gasten begeleiden
4 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Versiering verwijderen
4 personen
63
Spelmateriaal verzamelen
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Keuken schoonmaken
3 personen
67
Zalen schoonmaken
5 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Afval afvoeren
3 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen melden
74
Foto's delen met ouders

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 16
Stoelenaantal 160
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8
Krukkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare bekersaantal 220
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 3
Slingersaantal 20
Tafelkledenaantal 20
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Plakbandaantal 8
Touwaantal 4
Schaaraantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Projectiescherm

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Zachte ballenaantal 12
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Doeltjesaantal 2
Touwtrektouw
Scorebordenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveermessenaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Broodmandenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Ovenwantenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst per lokaal en tijdsblok. Reserveer daarna pas activiteitenmateriaal, tafels en geluidsapparatuur; zo voorkom je dat twee onderdelen dezelfde ruimte of microfoon nodig hebben.
Stuur de uitnodiging minimaal 3 weken vooraf en vraag om een uiterste aanmelddatum. Stuur ouders vervolgens 3 tot 5 dagen voor het feest een herinnering met tijd, locatie, dieetwensen en eventuele afspraken.
Maak vrijwilligersdiensten van 60 tot 90 minuten en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan. Zet telefoonnummers, lokaalindeling en wisselmomenten op één contactlijst, zodat vragen niet bij één organisator blijven hangen.
Tel de aanmeldingen definitief 3 tot 5 dagen van tevoren en bestel eten en drinken op dat aantal. Label dieetmaaltijden apart en zet ze niet pas tijdens het buffet uit elkaar; dat leidt snel tot vergissingen.
Test luidsprekers, microfoons, mengpaneel, muziekspeler en verlengkabels uiterlijk de dag ervoor. Leg pijlborden, afzetpalen en garderoberekken vooraf klaar, zodat de entree en looproutes bij opening meteen werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en begroting. Reserveer leveranciers en werf vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor het feest.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schoolfeest?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per actief onderdeel of lokaal, plus 2 mensen voor entree en coördinatie. Plan daarnaast per dienst één reserve, zodat uitval niet direct een gat veroorzaakt.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een schoolfeest versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en geef een aanmelddeadline van 7 tot 10 dagen voor het feest. Stuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering aan ouders.
Wanneer moet je het aantal gasten voor eten en drinken definitief tellen?: Maak de definitieve telling 3 tot 5 dagen voor het schoolfeest. Houd dieetwensen apart bij en koop houdbare boodschappen eerder, maar haal verse producten pas kort voor het feest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.