Organiser une fête de l’école sans rien laisser au dernier moment

Une fête de l’école se prépare dans un ordre précis : date et programme, lieu, budget, autorisations, puis inscriptions et bénévoles. Le nombre définitif d’enfants et de parents détermine les repas, les boissons, les tables et le matériel d’activité. Prévoyez aussi un déroulé imprimé, une liste de contacts et des panneaux pour orienter les familles. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les rallonges et le test du son, souvent vérifiés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
3
Définir le budget et l'entrée
2 personnes
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Envoyer un rappel aux parents
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Compter définitivement les inscriptions
2 personnes
13
Réserver les fournisseurs
14
Élaborer le programme d’activités
3 personnes
15
Rédiger le règlement
2 personnes
16
Composer la playlist
17
Imprimer le déroulé
18
Créer la liste de contacts des bénévoles
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Acheter des produits longue conservation
3 personnes
21
Acheter des courses fraîches
3 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Étiqueter séparément les repas spéciaux
2 personnes
24
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
25
Tester le matériel sonore
2 personnes
26
Vérifier le matériel de premiers secours
27
Organiser les clés et l’accès
28
Inspecter les espaces
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer les tables de buffet
3 personnes
32
Monter les stations de jeux
5 personnes
33
Installer l’espace musique
2 personnes
34
Suspendre la décoration
4 personnes
35
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
36
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
37
Balisage des points de restauration et de boissons
2 personnes
38
Préparer la table d’accueil
2 personnes
39
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

41
Accueillir les invités
4 personnes
42
Enregistrer la présence
2 personnes
43
Distribuer les bracelets
2 personnes
44
Encadrer les activités de jeux
8 personnes
45
Encadrer l'activité créative
3 personnes
46
Encadrer les activités sportives
4 personnes
47
Gérer la musique
48
Préparer les en-cas
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Distribuer les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
53
Servir le dîner
5 personnes
54
Servir les repas adaptés
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
2 personnes
57
Encadrer les manches et les prix
3 personnes
58
Animer le programme de danse
3 personnes
59
Accompagner le départ des invités
4 personnes
60
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Retirer la décoration
4 personnes
63
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer la cuisine
3 personnes
67
Nettoyer les salles
5 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Évacuer les déchets
3 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Signaler les objets trouvés
74
Partager les photos avec les parents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 16
Chaisesqté 160
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 12

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandesqté 20
Nappesqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Ciseauxqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Écran de projection

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Pilesqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Balles souplesqté 12
Cônesqté 30
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Petits butsqté 2
Corde de tir à la corde
Panneaux de scoreqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux de serviceqté 4
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Corbeilles à painqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, les horaires et le programme avant de lancer les invitations. Gardez au moins 3 semaines entre l’envoi et la clôture des inscriptions pour relancer les familles et ajuster l’organisation.
Dès que les inscriptions sont ouvertes, demandez les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires. Étiquetez séparément les repas spéciaux le jour de la fête et prévoyez un comptage final 5 à 7 jours avant.
Répartissez les bénévoles par créneaux et fonctions, puis envoyez à chacun un contact et une consigne claire. Prévoyez au moins 2 personnes pour l’accueil et 2 pour le buffet lorsque les familles arrivent en même temps.
Achetez d’abord les produits longue conservation, puis les courses fraîches dans les 24 à 48 heures précédant la fête. Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et utilisez des carafes d’eau pour éviter une file permanente au buffet.
Testez les haut-parleurs, microphones, table de mixage, rallonges et multiprises la veille. Imprimez le déroulé, préparez les panneaux d’accueil et indicateurs, et gardez ruban adhésif, ciseaux et corde dans une caisse d’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de l’école ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles, envoyer les invitations et confirmer les quantités au moins une semaine avant.
Quand faut-il envoyer les invitations pour la fête de l’école ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant la fête afin de compter les repas, prévoir les boissons et répartir les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une fête de l’école ?: Pour une petite fête, prévoyez au minimum 1 bénévole par zone : accueil, buffet, activités et rangement, avec 2 personnes à l’accueil et au buffet aux heures de pointe. Ajoutez des renforts par créneau de 2 heures si le programme comprend plusieurs activités.
Quand acheter la nourriture et préparer le matériel ?: Achetez les produits longue conservation quelques jours à l’avance et les produits frais dans les 24 à 48 heures précédant l’événement. Vérifiez le matériel d’activité et testez la sonorisation la veille, pas le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.