Ein Schulfest Schritt für Schritt organisieren

Ein Schulfest gelingt, wenn die Planung früh mit Datum, Räumen, Budget und Programm beginnt. Danach folgen Genehmigungen, Helfer, Einladungen und die genaue Anmeldung der Kinder und Eltern. Erst wenn die Teilnehmerzahl feststeht, lassen sich Essen, Getränke, Lieferanten und Sitzplätze sinnvoll planen. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zuständigkeiten, getestete Tontechnik und einen Ablauf, der auch bei Verzögerungen funktioniert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Räume reservieren
2 Personen
3
Budget und Eintritt festlegen
2 Personen
4
Genehmigungen und Meldungen prüfen
5
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
6
Freiwilligenaufgaben verteilen
2 Personen
7
Einladungen gestalten
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Erinnerung an die Eltern senden
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Anmeldungen endgültig zählen
2 Personen
13
Lieferanten reservieren
14
Aktivitätsprogramm ausarbeiten
3 Personen
15
Spielregeln aufschreiben
2 Personen
16
Musikplaylist zusammenstellen
17
Drehbuch ausdrucken
18
Kontaktliste der Freiwilligen erstellen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Langlebige Lebensmittel einkaufen
3 Personen
21
Frische Einkäufe besorgen
3 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Diätmahlzeiten separat kennzeichnen
2 Personen
24
Aktivitätsmaterial kontrollieren
2 Personen
25
Tonanlage testen
2 Personen
26
Erste-Hilfe-Material prüfen
27
Schlüssel und Zugang organisieren
28
Räume inspizieren
2 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Buffettische einrichten
3 Personen
32
Spielstationen aufbauen
5 Personen
33
Musikecke einrichten
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
4 Personen
35
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
36
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
37
Essens- und Getränkepunkte kennzeichnen
2 Personen
38
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
39
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

41
Gäste empfangen
4 Personen
42
Anwesenheit erfassen
2 Personen
43
Armbänder verteilen
2 Personen
44
Spielaktivitäten betreuen
8 Personen
45
Kreative Aktivität begleiten
3 Personen
46
Sportaktivitäten betreuen
4 Personen
47
Musik bedienen
48
Snacks bereitstellen
4 Personen
49
Snacks servieren
4 Personen
50
Getränke ausgeben
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Buffet auffüllen
3 Personen
53
Abendessen servieren
5 Personen
54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
2 Personen
57
Runden und Preise begleiten
3 Personen
58
Tanzprogramm begleiten
3 Personen
59
Abreise der Gäste begleiten
4 Personen
60
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

61
Geräte ausschalten
2 Personen
62
Dekoration entfernen
4 Personen
63
Spielmaterial sammeln
4 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Küche reinigen
3 Personen
67
Räume reinigen
5 Personen
68
Toiletten reinigen
2 Personen
69
Abfall entsorgen
3 Personen
70
Materialien inventarisieren
2 Personen
71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
73
Fundsachen melden
74
Fotos mit Eltern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 16
StühleAnz. 160
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8
HockerAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare BecherAnz. 220
KaffeetassenAnz. 40
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 3
GirlandenAnz. 20
TischdeckenAnz. 20
Willkommensschild
WegweiserAnz. 12
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4
SchereAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mischpult
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
Projektionsleinwand

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
BatterienAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 4
SoftbälleAnz. 12
KegelAnz. 30
ReifenAnz. 12
SpringseileAnz. 12
ToreAnz. 2
Tauziehseil
AnzeigetafelnAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServiermesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
BrotkörbeAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Räume und Programm zuerst fest und prüfe Genehmigungen möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Fest. Änderungen bei Ort oder Ablauf wirken sich auf Einladungen, Helfer und Lieferanten aus.
Plane die Helfer nicht nur nach Namen, sondern nach Zeitfenstern und Aufgaben. Für Aufbau, Einlass, Buffet, Aktivitäten und Abbau sollte jeweils mindestens eine verantwortliche Person eingetragen sein.
Verschicke die Einladung 4 bis 6 Wochen vorher und schicke den Eltern 7 Tage vor dem Fest eine Erinnerung. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und zähle die Anmeldungen spätestens 3 bis 5 Tage vorher endgültig.
Kaufe haltbare Lebensmittel früh, frische Waren erst kurz vor dem Fest. Stelle Getränke rechtzeitig kalt und kennzeichne Diätmahlzeiten separat, damit sie beim Buffet nicht verwechselt werden.
Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Musikplayer mindestens einen Tag vorher. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Aktivitätsmaterial sowie Wegweiser und Absperrungen vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulfest organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Räumen, Budget und Programm. Genehmigungen, Helfer und Lieferanten sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Fest geklärt sein.
Wie viele Helfer braucht man für ein Schulfest?: Das hängt von der Teilnehmerzahl und dem Programm ab. Plane mindestens je eine verantwortliche Person für Aufbau, Einlass, Buffet, Aktivitäten, Technik und Abbau ein und ergänze pro Bereich weitere Helfer nach Bedarf.
Wann sollte man die Einladungen für ein Schulfest verschicken?: Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Eine Erinnerung an die Eltern sollte 7 Tage vorher folgen, damit fehlende Anmeldungen und Ernährungswünsche noch erfasst werden können.
Wann muss man das Essen für ein Schulfest einkaufen?: Haltbare Lebensmittel kannst du 1 bis 2 Wochen vorher besorgen. Frische Einkäufe gehören in die letzten 1 bis 2 Tage; die endgültige Teilnehmerzahl sollte 3 bis 5 Tage vorher feststehen.

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