Zo organiseer je een schoolfeest zonder last-minute chaos

Begin een schoolfeest niet met versiering of muziek, maar met datum, locatie, programma en budget. Controleer daarna welke ruimtes en toestemmingen nodig zijn en leg leveranciers, catering en techniek op tijd vast. Zodra het programma staat, verdeel je de begeleiding, verzamel je aanmeldingen en dieetwensen en informeer je ouders gericht. Een plattegrond, routeborden en een geprint draaiboek zorgen op de dag zelf voor overzicht, ook als er iets uitloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Feestlocatie controleren
2 personen
3
Benodigde ruimtes reserveren
2 personen
4
Activiteitenprogramma uitwerken
3 personen
5
Budget controleren
2 personen
6
Leveranciers selecteren
2 personen
7
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
8
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
9
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
2 personen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Begeleiders indelen
2 personen
15
EHBO-contact vastleggen
16
Ouders informeren
2 personen
17
Toestemmingen controleren
2 personen
18
Plattegrond maken
2 personen
19
Activiteitenmaterialen inkopen
2 personen
20
Decoratie inkopen
2 personen
21
Prijzentafel samenstellen
2 personen
22
Muziek afspeellijst maken
2 personen
23
Draaiboek printen
24
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
25
Routeborden maken
2 personen
26
Leveringstijden bevestigen
27
Voorraad controleren
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Bederfelijke producten ophalen
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
4 personen
32
Ruimtes schoonmaken
3 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen opstellen
4 personen
35
Buffet opbouwen
3 personen
36
Drankpunt inrichten
2 personen
37
Versiering ophangen
4 personen
38
Verlichting installeren
2 personen
39
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
40
Activiteiten klaarzetten
4 personen
41
Informatiebalie inrichten
2 personen
42
Prijzentafel klaarzetten
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen
44
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
45
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

46
Aanmeldbalie bemannen
2 personen
47
Bezoekers welkom heten
3 personen
48
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
49
Openingsprogramma begeleiden
3 personen
50
Spelactiviteiten begeleiden
6 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Muziek verzorgen
2 personen
54
Fotomoment begeleiden
2 personen
55
Buffet aanvullen
3 personen
56
Allergeneninformatie tonen
57
Eetruimte schoonhouden
3 personen
58
Wedstrijden begeleiden
4 personen
59
Prijzen uitreiken
2 personen
60
Dansvloer begeleiden
3 personen
61
Laatste ronde aankondigen
62
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

64
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
65
Etensresten veilig opbergen
2 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Servies afwassen
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Apparatuur veilig opbergen
3 personen
71
Vloeren schoonmaken
3 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Ruimtes eindcontroleren
2 personen
74
Materialen sorteren
2 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 180
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 10
Informatiebalie

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Bordenaantal 220
Dessertbordjesaantal 180
Vorkenaantal 220
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 3
Slingersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Servettenhoudersaantal 20
Naamkaartjesaantal 200
Routebordenaantal 12
Plakbandaantal 10
Touwaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Bluetoothspeaker
Laptop
Opladersaantal 4
Tafelmicrofoon
Kabelhaspelsaantal 3
Powerbanksaantal 4
Labelprinter

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Koelmattenaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vuilniszakhoudersaantal 10
Microvezeldoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 8
Toiletborstelsaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledspotsaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 3
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 10
Hoepelsaantal 10
Spelkaartenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Werk eerst het programma per ruimte en tijdsblok uit. Plan naast activiteiten ook wisseltijd in; reken per onderdeel minimaal 10 minuten voor verplaatsen, uitleg en opruimen.
Leg de bezetting niet alleen per activiteit vast, maar ook voor ontvangst, informatiebalie, garderobe en EHBO. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf definitief en deel die met alle begeleiders.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Sluit de inventarisatie bijvoorbeeld 7 dagen voor het feest, zodat de cateringbestelling niet op schattingen hoeft te worden gebaseerd.
Test muziek en microfoons vóór de deuren opengaan. Controleer actieve speakers, mengpaneel, kabels en microfoonstatieven op de plek waar ze worden gebruikt; een losse geluidscheck voorkomt uitval tijdens mededelingen.
Maak de route door het gebouw zichtbaar met routeborden en naamkaartjes. Hang bewegwijzering vóór de ontvangst op en zet tafels, stoelen, afvalbakken en garderoberekken volgens de plattegrond klaar, niet pas wanneer de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een schoolfeest organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en budget. Reserveer ruimtes en leveranciers zo snel mogelijk; plan de laatste week alleen voor bevestigingen, opbouw en controles.
Hoe maak je een draaiboek voor een schoolfeest?: Zet per tijdstip de activiteit, ruimte, verantwoordelijke en benodigde materialen in een overzicht. Print minstens 1 exemplaar per coördinator en voeg contactgegevens, de plattegrond en het EHBO-contact toe.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een schoolfeest?: Plan per activiteit minimaal 2 begeleiders als toezicht, uitleg of doorstroming nodig is. Reserveer daarnaast aparte bezetting voor ontvangst, garderobe en EHBO, zodat die posten niet onbeheerd raken.
Wanneer bestel je catering voor een schoolfeest?: Plaats de bestelling zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd, bij voorkeur 7 dagen vooraf. Houd daarna een kleine marge aan voor late wijzigingen, maar bestel niet zonder een actuele deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.