Schulfest organisieren: So gelingt die Planung

Ein Schulfest braucht mehr als ein Programm und ein Buffet. Lege zuerst Termin, Räume, Budget und Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material einkaufst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helferplanung und die Abstimmung mit Eltern, Lieferanten und Betreuungspersonen. Plane besonders Wegweiser, Erste-Hilfe-Kontakt, Technik und Abfallbehälter ein – diese Punkte werden bei Schulfesten häufig erst kurz vor Beginn bedacht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Veranstaltungsort überprüfen
2 Personen
3
Benötigte Räume reservieren
2 Personen
4
Aktivitätsprogramm ausarbeiten
3 Personen
5
Budget prüfen
2 Personen
6
Lieferanten auswählen
2 Personen
7
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
8
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
9
Einladungen gestalten
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
14
Betreuer einteilen
2 Personen
15
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
16
Eltern informieren
2 Personen
17
Genehmigungen prüfen
2 Personen
18
Lageplan erstellen
2 Personen
19
Aktivitätsmaterialien einkaufen
2 Personen
20
Dekoration einkaufen
2 Personen
21
Preistisch zusammenstellen
2 Personen
22
Musik-Playlist erstellen
2 Personen
23
Ablaufplan ausdrucken
24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
25
Wegweiser erstellen
2 Personen
26
Lieferzeiten bestätigen
27
Bestand prüfen
2 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Verderbliche Produkte abholen
2 Personen
30
Getränke kalt stellen
2 Personen
31
Snacks vorbereiten
4 Personen
32
Räume reinigen
3 Personen
33
Tische aufstellen
4 Personen
34
Stühle aufstellen
4 Personen
35
Buffet aufbauen
3 Personen
36
Getränkepunkt einrichten
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
4 Personen
38
Beleuchtung installieren
2 Personen
39
Tontechnik anschließen
2 Personen
40
Aktivitäten vorbereiten
4 Personen
41
Informationsstand einrichten
2 Personen
42
Preistisch aufstellen
2 Personen
43
Toiletten kontrollieren
2 Personen
44
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
45
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

46
Anmeldeschalter besetzen
2 Personen
47
Besucher begrüßen
3 Personen
48
Namensschilder verteilen
2 Personen
49
Eröffnungsprogramm begleiten
3 Personen
50
Spielaktivitäten betreuen
6 Personen
51
Snacks servieren
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
3 Personen
53
Musik organisieren
2 Personen
54
Fotomoment begleiten
2 Personen
55
Buffet auffüllen
3 Personen
56
Allergeninformationen anzeigen
57
Essbereich sauber halten
3 Personen
58
Wettkämpfe begleiten
4 Personen
59
Preise überreichen
2 Personen
60
Tanzfläche betreuen
3 Personen
61
Letzte Runde ankündigen
62
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
63
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

64
Tonanlage ausschalten
2 Personen
65
Essensreste sicher aufbewahren
2 Personen
66
Abfall sammeln
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
4 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Ausrüstung sicher verstauen
3 Personen
71
Böden reinigen
3 Personen
72
Toiletten reinigen
2 Personen
73
Räume zum Abschluss kontrollieren
2 Personen
74
Materialien sortieren
2 Personen
75
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
76
Restbestand einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 180
BuffetischeAnz. 4
BiertischeAnz. 8
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 10
Informationsstand

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
TellerAnz. 220
DesserttellerAnz. 180
GabelnAnz. 220
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 3
GirlandenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 12
TischdeckenAnz. 20
ServiettenhalterAnz. 20
NamensschilderAnz. 200
WegweiserAnz. 12
KlebebandAnz. 10
SeilAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
Bluetooth-Lautsprecher
Laptop
LadegeräteAnz. 4
Tischmikrofon
KabeltrommelnAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
Etikettendrucker

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 12
KühlmattenAnz. 8

Reinigung

ReinigungswagenAnz. 2
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
MüllsackhalterAnz. 10
MikrofasertücherAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
BasketbälleAnz. 3
KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 10
ReifenAnz. 10
SpielkartenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Programm zuerst fest und prüfe danach sofort, welche Räume benötigt und reserviert werden müssen. Plane für Aufbau, Veranstaltung und Abbau jeweils eigene Zeitfenster ein.
Verschicke die Einladungen erst, wenn Anmeldefrist und Rückmeldeweg feststehen. Setze die Frist mindestens 14 Tage vor dem Schulfest, damit Ernährungswünsche und Helfereinsätze noch eingeteilt werden können.
Teile Betreuungspersonen und freiwillige Helfer nach festen Zeitblöcken ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Halte außerdem einen Erste-Hilfe-Kontakt schriftlich fest und informiere die Eltern über Ablauf, Anreise und Abholung.
Teste Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone spätestens am Vortag vor Ort. Drucke Ablaufplan, Namensschilder und Wegweiser vorher aus und bringe Klebeband sowie ein Seil für die Befestigung mit.
Bestelle Catering und Geschirr nach der Zahl der Anmeldungen und rechne bei Getränken für die erste Stunde mit zwei bis drei Portionen pro Person. Plane Buffetische, Abfallbehälter und wiederverwendbare Becher an den tatsächlichen Standorten ein, nicht nur auf dem Lageplan.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulfest organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Budget und Programm. Spätestens 4 Wochen vor dem Fest sollten Einladungen, Genehmigungen, Lieferanten und Helferplanung geklärt sein.
Wann müssen die Einladungen für das Schulfest verschickt werden?: Verschicke sie ungefähr 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist etwa 14 Tage vor dem Schulfest, damit Catering, Ernährungswünsche und Namensschilder vorbereitet werden können.
Wie viele Helfer braucht ein Schulfest?: Das hängt von der Zahl der Kinder und Aktivitäten ab; teile die Betreuung mindestens in feste Bereiche und Zeitblöcke ein. Plane zusätzlich 2 bis 3 Personen für Aufbau, Buffet und Abbau ein, die nicht dauerhaft eine Aktivität betreuen.
Was wird bei einem Schulfest häufig vergessen?: Oft fehlen rechtzeitig geprüfte Genehmigungen, ein klarer Erste-Hilfe-Kontakt, Wegweiser und ein Techniktest. Erledige diese Punkte spätestens am Vortag und lege Ablaufplan, Mikrofone, Klebeband und Abfallbehälter griffbereit bereit.

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