Organiser une fête d’école : la méthode, étape par étape

Une fête d’école se prépare d’abord comme un petit projet collectif : une date, un lieu, un budget et un programme validés avant de commander quoi que ce soit. Ensuite, les inscriptions permettent d’estimer les repas, les besoins alimentaires, les accompagnateurs et le matériel. Les oublis arrivent surtout dans les dernières semaines : autorisations, premiers secours, signalétique, badges et répartition précise des bénévoles. Gardez un déroulé imprimé et prévoyez un point d’information identifiable le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Vérifier le lieu de la fête
2 personnes
3
Réserver les espaces nécessaires
2 personnes
4
Élaborer le programme d’activités
3 personnes
5
Vérifier le budget
2 personnes
6
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
7
Passer la commande traiteur
2 personnes
8
Établir le programme musical
2 personnes
9
Concevoir les invitations
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
15
Consigner le contact de premiers secours
16
Informer les parents
2 personnes
17
Vérifier les autorisations
2 personnes
18
Créer le plan
2 personnes
19
Acheter le matériel d’activités
2 personnes
20
Acheter la décoration
2 personnes
21
Composer la table des prix
2 personnes
22
Créer la playlist musicale
2 personnes
23
Imprimer le déroulé
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Créer les panneaux de direction
2 personnes
26
Confirmer les délais de livraison
27
Vérifier les stocks
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Récupérer les produits périssables
2 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Préparer les en-cas
4 personnes
32
Nettoyer les espaces
3 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Monter le buffet
3 personnes
36
Installer le point boissons
2 personnes
37
Suspendre la décoration
4 personnes
38
Installer l'éclairage
2 personnes
39
Raccorder le matériel audio
2 personnes
40
Préparer les activités
4 personnes
41
Installer le comptoir d'information
2 personnes
42
Préparer la table des prix
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

46
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Distribuer les badges
2 personnes
49
Accompagner le programme d'ouverture
3 personnes
50
Encadrer les activités de jeux
6 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Fournir la musique
2 personnes
54
Animer le moment photo
2 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
56
Afficher les informations sur les allergènes
57
Maintenir la salle à manger propre
3 personnes
58
Encadrer les matchs
4 personnes
59
Remettre les prix
2 personnes
60
Encadrer la piste de danse
3 personnes
61
Annoncer le dernier tour
62
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
63
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

64
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
65
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Faire la vaisselle
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Ranger le matériel en lieu sûr
3 personnes
71
Nettoyer les sols
3 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Faire le contrôle final des espaces
2 personnes
74
Trier les matériaux
2 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 180
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 8
Tables hautesqté 6
Portantsqté 3
Poubellesqté 10
Bureau d’information

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettesqté 220
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandesqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 20
Porte-serviettesqté 20
Badges nominatifsqté 200
Panneaux de directionqté 12
Ruban adhésifqté 10
Cordeqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Enceinte Bluetooth
Ordinateur portable
Chargeursqté 4
Microphone de table
Rallonges à enrouleurqté 3
Batteries externesqté 4
Imprimante d'étiquettes

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 8

Nettoyage

Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Porte-sacs-poubelleqté 10
Chiffons microfibresqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 3
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 10
Cerceauxqté 10
Cartes de jeuqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, les horaires et le programme, puis vérifiez la capacité du lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Cela évite de confirmer davantage de participants que l’espace ne peut en accueillir.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 à 14 jours avant la fête. Vous aurez encore le temps d’ajuster la commande traiteur, les assiettes, les gobelets et les couverts.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 60 à 90 minutes, avec un responsable pour l’accueil, les activités, le buffet et le rangement. Une liste de noms sans horaires précis laisse presque toujours des postes vacants.
Préparez le plan, les panneaux de direction et les badges nominatifs avant la dernière semaine. Le jour même, placez le bureau d’information à l’entrée et indiquez clairement les activités, les toilettes et la sortie.
Testez la musique et les microphones avant l’arrivée du public, puis imprimez le déroulé en plusieurs exemplaires. Vérifiez aussi qui possède le contact des premiers secours et quelles autorisations doivent être disponibles sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête d’école ?: Commencez environ 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, validez le budget et le programme, puis lancez les inscriptions avant de finaliser le traiteur et les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une fête d’école ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la fête, avec une date limite de réponse fixée 10 à 14 jours avant l’événement. Ce délai permet de compter les participants et de recueillir les allergies ou régimes alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une fête d’école ?: Prévoyez au minimum une personne responsable par zone : accueil, activités, buffet, musique et rangement, puis ajoutez des relais par créneau de 60 à 90 minutes. Le nombre exact dépend du programme et du nombre d’enfants, mais chaque poste doit avoir un titulaire et un remplaçant.
Que faut-il vérifier la semaine avant la fête d’école ?: Contrôlez les autorisations, la réservation des espaces, la commande traiteur, le matériel d’activités et le plan d’installation 5 à 7 jours avant. Imprimez ensuite le déroulé, les panneaux et les badges, et confirmez les horaires à tous les bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.