Schoolfeest organiseren: complete checklist

Een schoolfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum, muziek en versiering. Je regelt ook ruimtes, toestemmingen, begeleiding, catering, dieetwensen en een programma dat past bij de leeftijd van de leerlingen. Begin met budget, locatie en programma en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de indeling van vrijwilligers. Controleer in de laatste week vooral techniek, routeborden, naamkaartjes, EHBO en de materialen voor activiteiten. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Feestlocatie controleren
2 personen
Benodigde ruimtes reserveren
2 personen
Activiteitenprogramma uitwerken
3 personen
Budget controleren
2 personen
Leveranciers selecteren
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Ouders informeren
2 personen
Toestemmingen controleren
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Activiteitenmaterialen inkopen
2 personen
Decoratie inkopen
2 personen
Prijzentafel samenstellen
2 personen
Muziek afspeellijst maken
2 personen
Draaiboek printen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routeborden maken
2 personen
Leveringstijden bevestigen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Bederfelijke producten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting installeren
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Activiteiten klaarzetten
4 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Prijzentafel klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Aanmeldbalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Openingsprogramma begeleiden
3 personen
Spelactiviteiten begeleiden
6 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Allergeneninformatie tonen
Eetruimte schoonhouden
3 personen
Wedstrijden begeleiden
4 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Dansvloer begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Etensresten veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur veilig opbergen
3 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Ruimtes eindcontroleren
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 180
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 10
Informatiebalie

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Bordenaantal 220
Dessertbordjesaantal 180
Vorkenaantal 220
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 3
Slingersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Servettenhoudersaantal 20
Naamkaartjesaantal 200
Routebordenaantal 12
Plakbandaantal 10
Touwaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Bluetoothspeaker
Laptop
Opladersaantal 4
Tafelmicrofoon
Kabelhaspelsaantal 3
Powerbanksaantal 4
Labelprinter

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Koelmattenaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vuilniszakhoudersaantal 10
Microvezeldoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 8
Toiletborstelsaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledspotsaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 3
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 10
Hoepelsaantal 10
Spelkaartenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en beschikbare ruimtes eerst vast. Reserveer niet alleen de feestzaal, maar ook een ruimte voor EHBO, opslag en eventueel een rustige plek.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het feest en geef het definitieve aantal deelnemers daarna door aan de catering. Houd een aparte lijst bij voor allergieën en andere bijzonderheden.
Maak de begeleidersindeling minimaal 3 dagen vooraf. Noteer per ruimte wie verantwoordelijk is en wie inspringt bij pauzes, zodat toezicht niet stilvalt.
Test actieve speakers, mengpaneel en microfoons uiterlijk 1 dag vooraf op locatie. Leg ook een afspeellijst klaar en controleer of kabels en microfoonstatieven veilig staan.
Maak een plattegrond met activiteiten, buffet, garderobe, afvalbakken en nooduitgangen. Zet routeborden en naamkaartjes klaar voordat de eerste leerlingen binnenkomen; dat voorkomt zoeken bij de entree.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schoolfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, budget en programma. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het feest en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een schoolfeest?: Plan minimaal 1 begeleider per activiteit of ruimte en wijs daarnaast een coördinator en een EHBO-contact aan. Bij meerdere groepen en ruimtes is een reserve van 2 begeleiders praktisch voor pauzes en onverwachte uitval.
Wanneer bestel ik catering voor een schoolfeest?: Plaats een voorlopige bestelling zodra de uitnodigingen zijn verstuurd, ongeveer 4 weken vooraf. Bevestig aantallen, dieetwensen en serveertijden uiterlijk 7 dagen voor het feest.
Wat moet ik de dag voor een schoolfeest controleren?: Controleer de techniek, plattegrond, routeborden, naamkaartjes, activiteitenmaterialen, decoratie en prijzentafel 1 dag vooraf. Leg het draaiboek, contactgegevens en de definitieve deelnemers- en dieetlijst geprint klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.